Hogyan fektessünk a jövőbe 7 digitalizált HR munkafolyamattal?
Fel kellett ismernünk, a digitalizáció hozzásegít minket, hogy a vállalati HR folyamatok fenntartásához szükséges kapcsolatokat majd az „új normális” körülmények között is egyszerűbben, biztonságosabban működtessük.
Igen, tanulnunk kell ebből a mostani kényszerhelyzetünkből, le kell vonnunk a tanulságokat: ne erőltessük a régi módszereinket az új, megváltozott környezeti igények által előidézett folyamatainkra.
A pandémia óriási lökést adott a vállalati digitalizációs törekvéseknek, nem véletlenül: a távolságtartás, az érintkezések csökkentése olyan fogalmak, amelyek mára beépültek a személyes és munkahelyi köztudatba is.
Emellett a home office miatt a kollégák kikerültek az irodák kényelmes fizikai közelségéből, viszont a HR-nek továbbra is el kell érnie őket akkor is, amikor például nyilatkozatokat, munkaszerződéseket, igazolásokat, bérlapokat szeretne eljuttatni nekik.
A hagyományos irodai élet végérvényesen megváltozott. Velünk marad a home office, rájöttünk, hogy mégis megoldhatóak az akár mérföldkőnek számító események is online. Ezen túl a pandémiás helyzet következményeként megismert szociális szabályok is beépülnek - a remélhetőleg hamarosan újra visszakapott - normál hétköznapjainkba.
Következzen 7 olyan digitalizált HR munkafolyamat, melyek mindig megtérülő befektetésként a járványhelyzet alatt és azt követően is egyszerűbbé, sőt, akár biztonságosabbá tehetik a HR-t.
1. a webes munkaidő-rögzítés - a kollégák rögzíthetik egyszerűen pl. a mobiltelefonjukról a jelenléti adataikat (pl. otthonról is), és a munkahelyszíneken dolgozóknak sem kell egymás után jelenléti íveket kézbe venni. Amellett, hogy a jelenléti ív halmok adatrögzítése helyett egy ilyen szoftver egyrészt csökkenti a fertőzésveszélyt, másrészt a webes program automatizálttá, könnyed rutinná teszi a készre jelentés, jóváhagyás, bérszámfejtésbe kerülő munkaidő adatok útját.
2. a webes szabadságtervezés és szabadságigénylés - a szabadságuk igényléséhez, engedélyeztetéséhez kapcsolódó folyamatokat kezdeményezhetik a kollégák távolról, akár a mobiltelefonjukról is. Ismét csak kikerülhető a személyes kontaktus, nem kell szabadságos tömböket kitölteni, és aláíratni. A munkavállalók szabadságtervezését is lehetővé teszi, ami esszenciális igény volt és lesz a felelős stratégiával működő vállalatok életében.
3. a webes önkiszolgáló HR szoftver segítségével eljuttathatjuk havonta a fizetési lapokat a munkavállalókhoz, ők bármikor megnézhetik akár a mobiltelefonjukon is a bérükhöz kapcsolódó információkat. Nem kell nyomtatni, átvetetni, már csökkentettük is a fertőzésveszélyt! A munkavállalók felé havi adatszolgáltatási kötelezettsége a munkáltatónak, hogy eljuttassa nekik a havi bérinformációikat. Ez a kötelezettség nyilván a pandémia előtt is fennállt és utána is megmarad, azonban nem mindegy, mekkora erőforrásigénnyel tudjuk teljesíteni.
4. webes önkiszolgáló HR szoftverrel az adminisztratív és szerződésinformációit juttassuk el egyszerűbben a munkavállalóhoz! A munkáltató ezáltal továbbra is megfelelhet a GDPR elszámoltathatóság elvének is. Ezen túl, csökkenthető a személyes ügyfélszolgálati idő, a személyes kontaktusok száma is a HR-en.
5. ebben a szükséghelyzetben felmerült a cafeteria újranyilatkoztatásának kérdése is, illetve nem ritka, hogy a vállalatok évente egyébként is több alkalommal nyilatkoztatnak. Egy webes önkiszolgáló szoftverrel áthidalható egy szükséghelyzetet, vagy továbbra is fenntarthatjuk a megszokott gyakorlatot. A kollégák otthonról is követhetik a cafeteria juttatásaik kifizetéseit. Az önkiszolgáló HR szoftver magas szintű rugalmasságot biztosít a cafeteria nyilatkoztatás és a felhasználások követése esetében.
6. a munkatársak távolról, otthonaikban, webes felületen tölthessék ki a nyilatkozataikat, jelenthessék be adatváltozásaikat. Melyek lehetnek ezek a nyilatkozatok: családi kedvezmény, EKHO nyilatkozat, első házasok kedvezménye, gyermek pótszabadság stb. A munkavállaló kitölti, és eljuttathatja a HR-re az önkiszolgáló HR megoldásból. Csökkenthető a személyes kontaktusok száma, a HR ügyfélszolgálatra fordított ideje.
7. a januári igazolások (M30 és az Igazolás a járulékalapot képező juttatásokról) előállítása kivételes leterheltséget jelent a HR-nek minden évben, és nyilván a pandémia sem mentesítette a munkáltatókat ezirányú kötelezettségük alól. Az e-aláírással kiegészített folyamat forradalmasította ezt a területet, olyan mértékben csökkenti le az előállításhoz, átadás-átvételhez kapcsolódó feladatokat, költséget! A járványhelyzetben óriási előny volt azoknál a munkáltatóknál, akik alkalmazták az új technológiát, így a teljes folyamatot digitalizálták, könnyen elérve pl. a home office-ban dolgozó kollégákat. Plusz előnyként kimutathatóan mérséklődik a vállalat környezeti terhelése a papír alapú dokumentációk csökkentésével!
Kíváncsi arra, mely szoftverekkel tervezhet nyugodtan a jövőre? Kattintson ide a további információért!
Tomkó Gyöngyvér marketing menedzser, L-SOFT Zrt.
- 2024.03.21recruiTECH 2024 A recruiTECH elsősorban HR vezetőknek, toborzóknak, toborzási vezetőknek, employer branding specialistáknak és learning & development szakembereknek szól, akik napi szinten küzdenek a toborzási céljaikért a munkaerőpiacon, akik keresik az új megoldásokat, melyek segítségével hatékonyabbá tehetik vállalatuk tevékenységét. Részletek Jegyek
- 2024.03.26Műegyetemi Állásbörze A Műegyetemi Állásbörze Budapest legnagyobb és legrangosabb álláskereső rendezvénye. 1995 óta képez hidat a munkaadók és potenciális munkavállalóik között. Rendezvényről rendezvényre több újítással, színesebb programokkal, felméréssel és számos csatornával is találkozhatnak az érdeklődők. Részletek Jegyek
- 2024.03.27Átfogó projektmenedzsment képzés IPMA és PMI alapokon Klasszikus projektmenedzsment képzés - átfogó, gyakorlati program, egyéni mentorálással. Részletek Jegyek
- 2024.04.04Six Sigma Black Belt képzés 9 napos gyakorlatorientált, intenzív képzési program, amely készségszintre fejleszti a résztvevőket a 6 Sigma ismeretek elsajátításában, alapoktól a Green Belt ismereteken át magas szintű hatékonyságjavító projektek megvalósításáig. Részletek Jegyek
A vállalatoknak 2024-ben is nagy kihívásokkal kell szembenézniük a munkaerőtoborzás, valamint munkaerőmegtartás tekintetében, hiszen a... Teljes cikk
Minden betöltetlen kulcspozíció veszteségforrás, mert jelentős termeléskieséssel jár, a meglévő állományra nehezedő többletterhelés okozta... Teljes cikk
A kollektív szerződés kötése nagyon hasznos lehet abban az esetben, ha a munkáltatónál már működik egy kollektív szerződés kötésére jogosult... Teljes cikk
- Ipar 4.0, avagy a fejlődés fokozódik - "tévhit, hogy a digitalizáció megszünteti a munkahelyeket" 3 hete
- Újjászületett a kkv stratégia: ezek a vállalkozásfejlesztési irányok 2 hónapja
- Csökken azoknak a cégeknek az aránya, amelyek kielemzik a közösségimédia-adatokat 3 hónapja
- ESG és OkosHR - Miért vált megkerülhetetlen kérdéssé a fenntarthatóság? 4 hónapja
- Ez lesz a vállalati digitalizáció iránya 2024-ben 4 hónapja
- E-aláírás: hatalmas könnyebbség és gyorsaság a HR és a munkavállalók számára 4 hónapja
- Több fizetés az érzelmi munkáért - miért ne valósulhatna meg? 5 hónapja
- Ki lesz sikeres a munkahelyen? Interjú Kotsis Ádámmal a Boston Consulting partnerével 6 hónapja
- Még mindig kevés a női vezető az igazgatótanácsokban 7 hónapja
- A PIRAMIS szoftverünkkel és a bérszámfejtés, cafeteria szolgáltatásunkkal közel 100 000 magyar munkavállaló számfejtése készül hónapról hónapra 8 hónapja
- Dragománt olvas és a változásmenedzsmentben képzi magát Magyar Miklós 8 hónapja