Hogyan segítsük az újak beilleszkedését?

Az új kollégák minél gyorsabb beilleszkedése az egész szervezet érdeke, hiszen minél hamarabb válik a munkacsoport tagjává a dolgozó, annál hamarabb kezdheti el az érdemi munkát. Ahhoz azonban, hogy a dolgozó zökkenőmentesen beilleszkedjen, számos tényezőnek kell megvalósulnia.

A siker feltétele az alapos előkészítés

"A beilleszkedés problémamentes megvalósításának előfeltétele az alapos előkészítés - vagyis a munkaügyi és adminisztratív feladatok elvégzése, a munkahely és az új munkatárs fogadásának előkészítése, a mentor kinevezése, valamint a beilleszkedési terv elkészítése" - mondta el Pataki Csilla, az Ergofit Tanácsadó és Továbbképző Kft. senior management tanácsadója.

A beillesztés a vezető feladata

A fentiek közül talán a legfontosabb az egyéni beilleszkedési terv összeállítása, ami a tévhittel ellentétben nem a HR-osztály, hanem a vezető feladata - ahogy a beilleszkedés támogatásában is ő a kulcsszereplő. "A beilleszkedési folyamatban a közvetlen felettesé a főszerep, hiszen ő áll napi kapcsolatban az új dolgozóval, ő ismeri legjobban a betöltendő munkakör tartalmát és elvárásait, ő fogalmazza meg a követelményeket, emellett ő tud hatást gyakorolni a csoport tagjaira az új tag befogadása érdekében" - magyarázta Pataki Csilla, aki a beilleszkedési folyamat további szereplőiről szólva elmondta:

A HR információt nyújt

"A HR szakemberek a folyamatban a belső szolgáltató szerepét töltik be, feladatuk az információszolgáltatás, a dokumentum-előkészítés (munkaszerződés)- és továbbítás, a munkacsoport tagjai pedig támogatják az új dolgozót a feladatok elvégzésében, valamint közvetítik a vállalati kultúra elemeit."

E három csoport mellé gyakran egy mentor is társul, aki segítséget nyújt a szakmai alapismeretek elsajátításához, a munkakör szakmai feladatainak ellátásához szükséges rendszerek megismeréséhez, és támogatja a dolgozót a szervezet tagjaival való együttműködési kapcsolatok kialakításában.

"Mélyvízbe dobás", mentorálás, továbbképzés

A beillesztést segítő módszereket tekintve hazánkban leginkább az úgynevezett on-the-job és off-the-job módszerek terjedtek el. On-the-job módszer például a mentorálás, a "mélyvízbe dobás" -amikor már gyakorlatilag az első napokban felelősségteljes feladatokkal látják el a dolgozót-, off-the-job módszer pedig az üzemlátogatás, a csapatépítő tréning, de a különböző tanfolyamok, továbbképzések is ebbe a kategóriába tartoznak.

Több módszert alkalmazzunk egyszerre

A szakértők szerint a leghatékonyabb, ha az illetékesek a két kategória módszerekeit közösen alkalmazva segítik az új dolgozót a beilleszkedésben. Így tesz a Diageo, szeszesitalok gyártásával és forgalmazásával foglalkozó multinacionális cég is. "A céghez újonnan belépők egy két napos formális indukciós programon vesznek részt, ahol megismerkednek a cég működésével, értékrendjével, valamint a márkával. Tréningek és prezentációk keretében tájékoztatást kapnak a vállalat és a budapesti iroda történetéről, megismerik a belső folyamatokat és a vállalatnál alkalmazott informatikai rendszereket, illetve a teljesítményértékelés rendszerét és működését. A programon elhangzottakról egyébként egy nyomtatott kiadvány is készül, amit még a munkakezdés előtt eljuttatunk az új kollégákhoz" - mondta el Sipőcz Iván, a Diageo HR managere.

"A beilleszkedést a fentiek mellett egy egynapos tréning is segíti, amelyen a munkatárs megtudhatja, milyen személyiségjegyek jellemzik őt, valamint leendő kollégáit. E tréning a csapatba való integrálódásban játszik nagy szerepet, hiszen itt megismerik önmaguk és kollégáik jellemző kommunikációs és együttműködési stílusát és preferált csapatszerepét is" - magyarázta Sipőcz Iván.

A nyomtatott kiadvány is egy segítség

Néhány éve a Schneider Electric Rt. is hasonló programmal próbálta elősegíteni az új kollégák beilleszkedését, a belépők számának csökkenésével azonban három napos programjukat megszüntették. Helyette elkészítettek egy körülbelül 50 oldalas tájékoztató kiadványt, amelyben a vállalat felépítésének, működésének, stratégiai céljainak és küldetésének bemutatása mellett az eligazodást könnyítő gyakorlati tanácsokkal látják el az új munkatársakat: mi a teendő, ha vendégük érkezik, mi a tárgyalófoglalás menete, illetve szenteltek egy fejezetet a vállalaton belül használt rövidítések magyarázatának is.

A fejezetek végén pedig egyrészt található egy link -amelyen a taglalt téma részletes bemutatását olvashatja az új kolléga az számítógépes rendszerben- másrészt fel van sorolva azon személyek neve és elérhetősége, akikhez problémáival fordulhatnak.

Portré-interjú az újonnan belépőkkel

"A kiadvány átadását követően a közvetlen vezető, aki felelős az új munkatárs betanításáért -vagy a szervezeti egység asszisztense- körbevezeti az illetőket az irodaépületen, és bemutatja a kollégákat. Mindemellett az új munkatársak mindegyikével készítünk egy portré-interjút, amelyben feltérképezzük személyiségüket, bemutatjuk kedvenc tevékenységeiket, ételeiket, hobbijukat, stb. Ezt az intraneten tesszük közzé, így a dolgozóknak az interjút elolvasva lehetőségük nyílik közelebbről megismerni a frissen belépőket" - tájékoztatott Hompó Márta, a cég HR igazgatója.

A teljesítményértékelés elmaradhatatlan

A beilleszkedési folyamatnak egyébként nincsenek általános érvényességgel meghatározható szakaszai, Pataki Csilla szerint viszont van néhány feladat, amit mindenképp el kell végezni, ha új kolléga érkezik a céghez. Ilyen a munkaügyi és adminisztratív előkészítés, a beilleszkedési terv elkészítése, a szervezet, a munkahely és a kollégák bemutatása, a munkafeladatok és a követelmények tisztázása, a munkafeladatok ismertetése és szükséges még legalább egy teljesítményértékelés a beilleszkedési periódus végén.

A betanulási időszak a beilleszkedés szerves része

A beilleszkedést segítők először általában a szervezettel és a szervezeti kultúrával ismertetik meg az új kollégákat, majd pedig a közvetlen munkatársakkal. Ezek után következik a betanulási időszak - amit egyébként nem lehet elkülöníteni a beilleszkedési folyamattól: a betanítás során fejeződik be a beilleszkedés.

A Diageonál a beillesztési programot egy 2 héttől 3 hónapig tartó betanulási időszak követi. "A betanítás első lépéseként a közvetlen vezető egy 1 napos áttekintést tart a munkafolyamatokról, ismerteti az úgynevezett "próbaidős teljesítménytervet", amelyben a következő három hónap célkitűzései, elvárásai szerepelnek. A betanulási időszakban a vezető hetente konzultál az újonnan belépővel, áttekintik és elemzik az addig elvégzett feladatokat, és kijelölik a továbbiakat. A belépéstől számított első hat hónapban minden dolgozónk minimum 10, maximum 40 nap képzésre számíthat - pozíciójától és feladatától függően" - tájékoztatott Sipőcz Iván.

A betanítás időszakában egyébként -mentor hiányában- a dolgozó a vezető mellett legtöbbször csak a közvetlen kollégákra számíthat. Ez viszont nagyban a segítségére lehet a beilleszkedésben: a folyamatos kommunikációnak köszönhetően ugyanis könnyen megismerheti a munkatársakat, szokásaikat, elvárásaikat, és viszont: a kollégák is megismerhetik őt.