Hogyan válasszunk prezentációs tréninget?

Prezentációs tréninget szinte mindenkinek lehet tartani, aki valaha prezentált vagy prezentálni fog a vállalat életében. Ami azonban nem mindegy, hogy ki hol tart a prezentálásban. Egyszerű azt mondani, hogy minden felsővezető vegyen részt egy prezentációs tréningen, holott nekik ez már a napi rutin része. Természetesen mindig lehet továbbfejlődni, és mindig lesznek olyanok, akik sok év prezentálás után is borzalmas előadók. A lényeg azonban, hogy egy prezentációs tréningnél semmiképpen nem tudunk olyan kategóriákat képezni, hogy minden saleses menjen el a tréningre vagy minden felsővezető, mert ekkor biztosak lehetünk benne, hogy nagyon vegyes összetételű csoportokat kapunk. A prezentációs tréningnél fontosabb, hogy prezentációs készségeik tekintetében hasonló szinten legyenek az egy csoportba sorolt munkatársaink, mint hogy vezetői csoportok vagy éppen szakterület szerint kategorizálunk. Érdekesebb is a tréning, ha többféle terület munkatársai kerülnek össze. Amikor a célcsoportot kiválasztjuk, előfordul, hogy olyan munkatársakat küldünk a tréningre, akik még nem sokszor tartottak előadást életükben, de karrierfejlődésük szempontjából fontosnak tartjuk, hogy tisztában legyenek a prezentálás alapjaival. Ez egyrészről nagyon pozitív törekvés, másrészről viszont azt is tudnunk kell, hogy a prezentációs tréning akkor hatékony, ha a gyakorlatban is van lehetőségük munkatársainknak ismereteiket hasznosítani. Emellett motivációs szempontból sem szerencsés, ha a tréningen sikereket elérő kollégák ezt követően nem kapnak lehetőséget a további fejlődésre. Fontos tehát, hogy olyan munkatársak vegyenek részt a tréningen, akik vagy gyakran prezentálnak már a jelenben vagy a közeli jövőben rendszeresen fognak.

Legelőször tehát amikor a prezentációs tréning koncepciója felmerül, érdemes a vállalat igényeit végiggondolva az egyénre levetíteni. Lehet az például egy vállalati igény, hogy minden középvezetőnek tudnia kell röviden, tömören Power Pointban angolul prezentálnia. Ebben az esetben meg kell vizsgálnunk, kik azok, akiknek ez rutinszerűen megy, kik azok, akik akadoznak benne és kik azok, akik még sohasem csinálták. Esetleg kik azok, akik nem középvezetők ugyan, de erre a készségre szükségük lehet. Az igények felmérésének és pontosításának számtalan módja lehet: beszélhetünk az érintettek feletteseivel; részt vehetünk egy olyan megbeszélésen, ahol a célcsoport az adott készséget, jelen esetben az angol nyelven röviden prezentálást mutatja be munkája során; küldhetünk ki kérdőívet a célcsoport számára, melyben saját magukat értékelik az adott készség tekintetében. A kérdőívvel rögtön az egyéni igényekre, elvárásokra is rákérdezhetünk, illetve, hogy miben szeretnének a leendő résztvevők fejlődni. Mindezt megtehetjük szóbeli interjúkkal is, ami ugyan lényegesen több idő, viszont árnyaltabb képet kaphatunk a résztvevőkről és elkerülhetjük, hogy még a harmadik felszólító levelünk után is akadnak, akik nem töltötték ki a kérdőívet. Az egyéni igények felmérését érdemes akár a leendő trénerrel közösen végezni, vagy teljesen rá is bízhatjuk a feladatot.

A prezentációs tréningnél a célkitűzés megfogalmazása sem tűnik ördöngösnek: vagy tanuljanak meg prezentálni a munkatársak vagy csinálják jobban. A célkitűzésnél viszont vigyáznunk kell arra, hogy ennél specifikusabb célt kell felállítanunk ahhoz, hogy a tréning hatékony legyen. A prezentálás olyan készség, ami nem feltétlenül kapcsolódik egy stratégiai célhoz, lehet egy egyéni készségfejlesztés része is. Amikor azonban egy nagyobb méretű, akár egész vállalatra kiterjedő prezentációs tréningezést szeretnénk megvalósítani, fontos, hogy a cél stratégiai legyen. Lehet ez például egy vezetőképzés keretein belül egy attitűdváltás része. Lehet ez egy új értékesítési stratégia elmélyítésével összekötött készségfejlesztés. Ne csak a fő célunkat fogalmazzuk meg, hanem majd a leendő tréninget tartó partnerrel együtt állítsunk össze néhány olyan konkrét kisebb célt is, ami a tréningre vonatkozó készségek elsajátítására utal - például a kommunikációs csatornák tudatos használata vagy a hatásos kezdés technikáinak megismerése és elsajátítása. Célkitűzések nélkül a résztvevők nem mindig tudják, hogy miért is ülnek éppen ott.

Az egyik legnagyobb kérdés minden tréningnél, hogy ki is tartsa meg. A prezentálás rutinszerű készségfejlesztésnek tűnik, ettől függetlenül a választás egyáltalán nem mindegy. Amennyiben van belső trénerünk, ez a tréning tipikusan olyan, amit nyugodtan megtarthat, hiszen várhatóan nem fog kialakulni összeférhetetlenség, nem hoz fel mélyebb konfliktusokat. Ha külső partnert választunk hozzá, akkor először is a célkitűzésünkből kell kiindulni. Amennyiben csak egy-egy olyan munkatársunk van, akinek valamiért nem megy a prezentálás vagy éppen rövid időn belül sokat kell majd neki prezentálnia, nyugodtan gondolkodhatunk nyílt képzésben. Ilyenkor munkatársunk más vállalatok munkatársaival közösen vesz részt a tréningen. Nyilvánvaló, hogy ebben az esetben nincs akkora beleszólásunk a képzés menetébe, és nem is lesz annyira személyre szabott.

E tréning típusnál viszont fontos, hogy olyan céget válasszunk, amely a tudásszint alapján differenciál. Minimum olyan szinten, hogy kezdő-középhaladó-haladó. Amennyiben ez nincs meg, könnyen megeshet, hogy munkatársunk unatkozni fog a tréningen, mert túl alapszintű vagy éppen nem tud lépést tartani sokkal professzionálisabban prezentáló társainál. Nyílt képzéseknél is tudunk válogatni a kínálatból módszertani alapokon is. Prezentációs tréningeknél különösen szívesen alkalmaznak színészeket, hiszen itt az előadói készségeken van a hangsúly. Amennyiben munkatársaink előadás technikai tudását szeretnénk fejleszteni, lehet szó például levegővételről vagy hangképzésről, ez különösen hasznos lehet. Amikor fontosabb a struktúra, esetleg a Power Point használat elmélyítése, válasszunk olyan trénert, akinek ezek az erősségei. Hasonlóképpen igaz ez akkor is, amikor saját csoportot hozunk létre a résztvevőkből. Amennyiben több csoportunk is van, akár az is előfordulhat, hogy a két csoporthoz más-más céget érdemes választanunk, mert annyira eltérőek a fejlesztési célok.

Amikor legalább egy saját csoportnak szervezünk prezentációs tréninget, érdemes alaposan kiválasztani a trénert, akivel együtt szeretnénk dolgozni. Általában igaz, hogy nem is csak tréningcéget, hanem trénert is választunk. A prezentáció sok tréningcég alaptréningjei között szerepel. Hagyatkozhatunk a múltbeli tapasztalatainkra, ajánlás vagy referenciák alapján is kiválaszthatjuk a legjobbakat. A legszerencsésebb azonban, ha döntés előtt van lehetőségünk személyes találkozóra több cég képviselőjével és a leendő trénerekkel. Amennyiben nagyobb volumenű a projekt, kiírhatunk rá tendert is. Fontos, hogy bármelyik útját is választjuk a szelektálásnak, feltétlenül kérdezzünk rá a számunkra fontos kulcskérdésekre, illetve a prezentációs tréning szempontjából fontos kitételekre. Úgy, mint például az említett szintfelmérés, igényfelmérés a résztvevőknél, célkitűzések megfogalmazása, hogyan épül fel a tréning, személyre szabottság kérdése. Mivel éppen prezentációs tréningről van szó, fontos szempont lehet, hogy egy bemutatkozásnál, megmérettetésnél maga a tréning cég hogyan prezentálja saját magát. Ezért is lényeges a leendő tréner bevonása a kiválasztási folyamatba, hiszen már azonnal láthatjuk stílusát, erősségeit és gyengeségeit.

Mivel a tréning során készségfejlesztés, attitűdformálás történik, tudnunk kell, hogy ez mennyire volt hatékony. A tréningről gyakran kér visszajelzést a tréner, ezzel elsősorban az ő munkáját értékelik a résztvevők és magának a tréningnek a felépítését, hasznosságát, hatékonyságát. Ez is lényeges, főleg amikor a kitűzött célok teljesülésére, az elsajátított tudásra is rákérdez a visszajelző kérdőív. A vállalat szempontjából azonban elengedhetetlenül fontos, hogy ne csak egy jól felépített két-három napról szóljon a tréning, hanem egy olyan tudásról, amit a tréninget követően alkalmazni is tudnak a résztvevők. A prezentációs tréning esetében ennek nyomon követése nem túl bonyolult. Megfigyelhetjük mi magunk is prezentáció közben a résztvevőket a tréning előtt és után. Legjobb, ha ehhez szempontrendszert is alkalmazunk, melynek segítségével az értékelés strukturált és kézzel fogható lesz. Felkérhetjük a trénert nyomon követésre néhány hónappal a tréning után. Választhatunk kiegészítő módszereket is, például coachingot vagy szupervíziót. A prezentációs tréning esetében ezek csoportos formája elegendő és hatékony lehet.

Összességében: a prezentációs tréning nagyon hálás tréning típus, ugyanis könnyen és jól előkészíthető; egy-két nap gyakorlás után látványos változásra számíthatunk; és mindemellett a nyomon követés is egyszerűen megoldható. Éppen emiatt érdemes rá odafigyelnünk, hogy látszólag egyszerűnek tűnik: ne csússzunk el a célcsoport kiválasztásnál, a tudásszint összehangolásánál vagy a tréner kiválasztásánál, hogy a tréningünk valóban hatékony lehessen.