Hogyan változik a céges rendezvények száma a következő hónapokban?

A genfi székhelyű nemzetközi szövetség magyarországi tagjai között is elvégezte a céges rendezvények jövőjét vizsgáló kutatását, amely a 2020 szeptembertől 2021 márciusig terjedő időszakot vizsgálta. A széles iparági lefedettségen túl, hazai és nemzetközi cégek rendezvényes terveit mutatja be a tanulmány. A kutatás 200 rendezvényért felelős vállalati vezető visszajelzésein alapul.

Az elmúlt hónapokban a rendezvényes szakma átalakult és új kihívások elé került minden érintett szakember. A kialakult helyzethez való alkalmazkodás komoly újra-tervezést igényelt a vállalati döntéshozók körében is, amely megváltoztatta a céges rendezvényeket érintő marketing, kommunikációs és HR stratégiákat.

Az új tendenciákat vizsgálva egyértelműen megállapítható, hogy a rendezvényekre, mint stratégiai eszközökre továbbra is nagy szükség van a cégek életében, de a rendezvény, mint kifejezés, mostantól a személyes részvételű események mellett a virtuális és hibrid események gyűjtőneve is lett.

„Ha összehasonlítjuk a tavalyi év azonos időszakával a 2020 év végéig, illetve 2021 első negyedévig tervezett rendezezvények számát, meglepő eredményt kapunk: a rendezvények összszáma ugyanis minimálisan változik, csak milyenségükben következett be változás, ugyanis teret nyertek a virtuális események. Bár a cégek közel 20 százaléka semmilyen rendezvényt nem tervez márciusig, akik szerveznek, azok nagyon aktívak” - mondta Mantuano Mónika, az UNICEO Magyarország elnöke.

Virtuális rendezvények

A kitöltők több, mint fele 2020 év végéig virtuális eseményeket tervez. Azon cégek, akik személyes részvételű eseményt is szerveznek, 85%-a hibrid, vagy virtuális rendezvényt is tervez, tehát egyértelmű, hogy a virtuális rendezvények szerepe óriásit nőtt a koronavírus következtében. Év végéig még átlagosan 5-6 rendezvényt terveznek a megkérdezett cégek, ami közel 1000 eseményt jelent a piacon. Az online megtartott események elsősorban oktatás, tréning, sajtótájékoztató, konferencia, vagy termékbemutató típusúak. Eltűntek viszont a palettáról a családi napok és a karácsonyi partik. Bár a személyes részvételű eseményeket sokan hiányolják, a válaszadók 58%-a sorolt fel előnyt a virtuális események kapcsán. Ezek legtöbb esetben a költség- és időhatékonyság, a tervezhetőség, rugalmasság, jobb mérési lehetőségek (ROI), valamint a környezetbarát hatás, a távolságok átértékelődése és a nemzetköziség lehetősége volt. A résztvevők sokszor aktívabbak, bátrabbak, amely abból is következik, hogy más emberek nyílnak meg az online térben és az introvertált típusoknak kedvez a személytelenség, egyfajta anonimitás lehetősége. Költség oldalon a megkérdezettek 60%-a kevesebb, mint 25%-át költi rendezvényekre a személyes részvételű események költségéhez képest.

Személyes rendezvények

Bár jövő tavasszal jelentős emelkedés várható, mégis jóval elmarad a hagyományos típusú rendezvények száma a tavalyi évtől. A magyar cégeknél 47%, míg a nemzetközi vezetésűeknél 63% a visszaesés a rendezvények számában. Budapest, vidék és külföld vonatkozásában a céges oldalon ősztől a budapesti rendezvények veszik át a vezető szerepet a helyszíneket illetően, de a rendezvények száma még a fővárosban is 54%-os csökkenést mutat.

A személyes részvételű eseményeken a megkérdezettek 50%-s kevesebb résztvevővel számol mostantól és a tendenciát látva, főleg azon cégek szerveznek már eseményt, akik részvételi díjat szednek a jelentkezőktől. Meglepő eredmény, hogy a COVID után, mikor minden visszatér majd a normális kerékvágásba, a kutatásban résztvevő cégek 36%-ának kevesebb rendezvénye lesz a jövőben. A megszokásból, rendszerességből megrendezett események helyett a tudatosabb, kisebb célcsoportnak szervezett, személyre szabottabb rendezvények kerülnek előtérbe.

Azon cégek, akik egyáltalán nem terveznek személyes részvételű eseményeket jövő márciusig, 25%-ot tesznek ki és 70%-ban külföldi tulajdonúak. Az indokaik között első helyen áll a felelősségvállalás (a dolgozók, azok családtagjai, valamint a márka, a brand iránt), a virtuális rendezvények, mint alternatívák rugalmassága, időhatékonysága és a költségcsökkentés.

Költségvetés

A költségvetéseket vizsgálva, a megkérdezettek 53%-a a korábbi költségkeretének kevesebb, mint 25-át költheti rendezvényekre (személyes, hibrid, virtuális egyaránt) év végéig, 29%-uk viszont 2021 első negyedévében már ugyanannyit költhet, mint az előző év azonos időszakában. A csökkentett költségvetéssel dolgozók 60%- nem költi el és nem is csoportosítja át a rendezvényeken megspórolt összeget. Akik átcsoportosíthatják más marketing tevékenységre, azok 70%-ban digitális marketingre költik.

„Új megoldásokban gondolkodnak a cégek a rendezvényes költségek változását illetően. A költségtényezőket a képzeletbeli, rendezvényes Maslow-piramisba is írhatnánk, amelyben a helyszín, catering és technika biztosítása adja az alapvető szükségleteket, majd felfelé haladva a dekoráción, installáción, a szórakoztató programokon, valamint a résztvevői ajándékokon eszközölt költségcsökkentés már kevésbé szembetűnő elemként halványulnak el a rendszerben” mondta Mantuano Mónika.

A jövő rendezvényei

A jövő rendezvényeinek alappillérei ezek után a tudatosság (mind a cégstratégiában, a kapcsolat-építésben, a szokások megkérdőjelezésében, mind pedig a fejlődésben, újításokban); a hatékonyság (költségcsökkentésben, belső erőforrások tudatosabb használatában, a virtuális vagy személyes formátumú rendezvények kiválasztásában); valamint a felelősségvállalás (dolgozók, azok családtagjai, a cég partnerei, ügyfelei, valamint márka/brand iránt) lesznek, hogy a rendezvények továbbra is kiemelt stratégiai eszközként segítsék a cégeket céljaik elérésében.