Mennyi étel kell egy céges rendezvényre? Gyakorlati kalauz HR-eseknek és office managereknek

Az alapszabály: fejenként 4-5 falat

Céges rendezvényen a legjobban a kézből fogyasztható, falatnyi ételek működnek: a koktélszendvics típusú tételek, amelyeket a vendég beszélgetés közben, egy kézzel is kényelmesen tud fogyasztani. Ezekből az ökölszabály fejenként 4-5 darab, ha a szendvics adja a kínálat gerincét. Ha desszert vagy aprósütemény is kerül az asztalra, elég fejenként 3-4 darabbal számolni.

Létszámra vetítve így néz ki a matek:

Egy fontos gyakorlati adalék: a legtöbb catering-szolgáltatónál van minimális rendelési érték. A Sandwich4u-nál például 25 000 Ft, ami nagyjából 35 darab koktélszendvicset, vagyis egy 7-9 fős meeting ellátását jelenti. Ennél kisebb eseménynél érdemesebb a szendvicseket a heti irodai bekészítéssel együtt kezelni.

Mennyibe kerül mindez?

A koktélszendvics-kategóriában a fejenkénti költség jól kalkulálható. Klasszikus ízeknél 2 880-3 600 Ft/fő az irányár a 4-5 darabos adaggal számolva, gourmet változatoknál 3 160-3 950 Ft/fő, gluténmentes tételeknél pedig 3 960-4 950 Ft/fő. Egy 20 fős rendezvény klasszikus koktélszendvicsből tehát nagyjából 57 600-72 000 Ft-ból kijön, a kiszállítással együtt is 80 000 Ft alatt marad.

Ha nem szeretnél táblázatokkal számolgatni, a catering mennyiségkalkulátor létszám alapján kiadja a javasolt mennyiséget és a várható költséget.

A kérdés, amit ma már nem lehet megúszni: a mentes étkezők

Tíz évvel ezelőtt a vegetáriánus kolléga volt a kivétel. Ma egy átlagos céges rendezvényen a kínálat 10-30 százalékának érdemes mentesnek lennie: vegán, gluténmentes, laktózmentes vagy vegetáriánus tételnek, a pontos arány a csapattól függ. Ez nem udvariassági gesztus, hanem tervezési alapkérdés, mert a mentes étkező vendég számára az az egy tétel jelenti a teljes kínálatot.

Érdemes olyan szolgáltatót választani, ahol a mentes tételek nem kényszermegoldások. Beszédes adat, hogy a Sandwich4u teljes koktélszendvics-kínálatának legkeresettebb terméke egy vegán tétel, az erdélyi padlizsánkrémes, a gluténmentes koktélszendvicsek pedig ugyanúgy tizenegy ízcsaládban érhetők el, mint a klasszikusak.

Időzítés: mikor kell észbe kapni?

A jó hír, hogy nem hetekkel korábban. A rendelést jellemzően a rendezvény előtt 2 munkanappal kell leadni, a kiszállítás pedig munkanapokon 8:00 és 16:00 között, előre egyeztetett időpontban érkezik. Ez azt jelenti, hogy egy csütörtöki állófogadás kedden még nyugodtan megszervezhető.

A budapesti kiszállítás jellemzően fix díjas (a Sandwich4u-nál 4 900 Ft), az agglomerációs zóna, például Budaörs, Törökbálint vagy Dunaharaszti, valamivel magasabb díjjal (6 500 Ft) érhető el.

Egy részlet, amiért a pénzügy hálás lesz

Céges rendelésnél nem a szendvics a legnehezebb kérdés, hanem a számla. Praktikus, ha a webshopban rendeléskor megadható a PO-szám (Purchase Order), amely automatikusan rákerül a számlára, így a pénzügyi jóváhagyás nem külön levelezési kör. Fizetni bankkártyával vagy előreutalással lehet, ahogy a beszerzési folyamat kívánja.

A lényeg röviden

Fejenként 4-5 falat, a kínálat 10-30 százaléka mentes, rendelés 2 munkanappal előre, és a PO-szám menjen a számlára. Ha pedig a részletek is érdekelnek, például hogy állófogadásra, tárgyalásra vagy céges bulira milyen összetételt érdemes rendelni, a Sandwich4u party szendvics útmutatója létszámra és költségre lebontva mutatja meg a teljes képet.

A cikk a HRPortal ügynökségi partneri együttműködésében készült.