Céges karácsony stressz nélkül: vacsorától a szállásig

Mitől lesz több a karácsonyi céges rendezvény egy vacsoránál?

A karácsonyi céges rendezvény a munkatársak, vezetők és esetenként üzleti partnerek év végi közösségi eseménye. Lehet hagyományos ünnepi vacsora, díjátadóval vagy évértékelővel kiegészített program, de akár zenés-bulis évzáró is. A helyszín kiválasztásánál ezért nemcsak a létszámot, hanem az este teljes forgatókönyvét érdemes figyelembe venni.

Egy 20–30 fős csapatnak például megfelelő lehet egy intimebb különterem, míg 70–80 vendégnél már az ültetés, a felszolgálás és a program helyigénye is meghatározó. Az angyalföldi Premium Bistro esetében ültetett rendezvénynél legfeljebb 80 fős létszámmal lehet számolni. A kapcsolódó rendezvénytér 195 négyzetméteres, rugalmasan berendezhető, és technikai eszközökkel is felszerelt.

Milyen legyen egy jól működő céges karácsonyi menü?

Az ünnepi menü összeállításakor egyszerre kell figyelembe venni a szezonalitást, a vendégek eltérő ízlését és azt, hogy az ételek nagyobb létszám esetén is megfelelő minőségben kerüljenek az asztalra.

Tóth Bence, a Premium Bistro séfje a klasszikus karácsonyi ízekre épülő menüt a cég résztvevőinek igényeihez igazítja. Egy céges eseménynél ugyanis nem feltétlenül az a cél, hogy minél különlegesebb fogások kerüljenek az asztalra: az ismerős ünnepi ízek megfelelő összeállításban éppen azt az otthonos hangulatot teremthetik meg, amely egy évzáróhoz jól illik.

Az ételintoleranciákat már a tervezéskor érdemes felmérni

A menü egyeztetése előtt célszerű megkérdezni a résztvevőket az ételallergiákról, intoleranciákról és speciális étrendekről. Nem szerencsés csak az esemény estéjén szembesülni azzal, hogy valamelyik vendégnek nincs megfelelő fogás.

Nagyobb társaságnál praktikus lehet egy rövid előzetes felmérés, amelyben a szervező összegyűjti az étkezési igényeket. Ezek alapján a konyha már a menü összeállításakor számolhat például a glutén- vagy laktózérzékeny vendégekkel, illetve más előre jelzett étrendi igényekkel.

Mikor előnyös az év végi céges rendezvény szállással?

Az év végi céges rendezvény szállással különösen praktikus lehet, ha vidéki vagy külföldi kollégák is érkeznek, illetve, ha a vacsorát hosszabb, zenés program követi. Ilyenkor a szállás nem pusztán kényelmi extra: a szervezési logisztikát is egyszerűsítheti.

Ezt a szempontot érdemes már a helyszín kiválasztásakor figyelembe venni. A Premium Bistro és a Premium Apartments ugyanabban a XIII. kerületi, Országbíró utcai komplexumban található. A Premium Apartments 136, különböző méretű, teljesen berendezett apartmant működtet, így előzetes egyeztetéssel a céges rendezvényhez a résztvevők szállása is kapcsolható.

Ennek egyik gyakorlati előnye, hogy az este végén nem kell külön transzfert szervezni a rendezvényhelyszín és a szállás között. A vendégek ugyanott maradhatnak, miközben a szervezőnek is kevesebb, egymástól független szolgáltató munkáját kell összehangolnia.

Étterem Angyalföldön vagy külön rendezvényhelyszín?

Egy étterem Angyalföldön akkor lehet jó választás céges évzáróra, ha az étkezés mellett megfelelő különteret és technikai hátteret is biztosít. Egy prezentációval, vezetői köszöntővel vagy díjátadóval induló este ugyanis egészen más feltételeket kíván, mint egy egyszerű asztalfoglalás.

A Premium Bistro rendezvényhelyszíne ebből a szempontból több funkciót kapcsol össze. A különterem természetes megvilágítású, klimatizált és akadálymentesített, a technikai felszereltséghez pedig többek között projektor, vetítővászon, mikrofon, Bluetooth-hangosítás és Wi-Fi tartozik. A helyszín cateringgel és szállással együtt is igényelhető.

Ez akkor is hasznos lehet, ha a program több részből áll: például az évértékelőt díjátadó követi, majd az este vacsorával és kötetlenebb programmal folytatódik.

Öt kérdés, amit foglalás előtt érdemes tisztázni

Az évzáró szervezése egyszerűbbé válik, ha a helyszín megkeresése előtt öt alapvető kérdésre már van válasz:

• Hány fő vesz részt az eseményen?
• Ültetett vacsora, állófogadás vagy kötetlenebb rendezvény készül?
• Milyen ételintoleranciákkal és speciális étrendekkel kell számolni?
• Szükség lesz-e prezentációra, mikrofonra, zenére vagy más technikai háttérre?
• Lesznek-e olyan vendégek, akiknek az esemény után szállást is biztosítani kell?

Minél pontosabbak ezek az információk, annál könnyebben állítható össze a megfelelő teremelrendezés, menü és program. A céges karácsony szervezését ezért nem érdemes pusztán azzal kezdeni, hogy „keresünk egy éttermet 60 főre”.

Mikor érdemes lefoglalni a karácsonyi céges rendezvény helyszínét?

Az ideális időpont mindig függ a választott dátumtól, a létszámtól és a rendezvény összetettségétől. Nagyobb, több szolgáltatást – például cateringet, technikát és szállást – igénylő eseménynél érdemes minél korábban elkezdeni az egyeztetést. Így több lehetőség marad a terem kialakítására, a menü összeállítására és a szükséges apartmanok lefoglalására.

Hány főre szervezhető céges karácsonyi rendezvény egy étteremben?

A befogadóképesség mindig az adott helyszíntől és a választott elrendezéstől függ, ezért önmagában az alapterület nem elegendő információ. Figyelembe kell venni az asztalok, a közlekedősávok, a technika és az esetleges program helyigényét is. A Premium Bistro esetében ültetett rendezvényhez maximum 80 fős létszámmal lehet tervezni, ezért ennél nagyobb társaságnál más elrendezést vagy helyszínt szükséges keresni.

Milyen menüt érdemes választani egy karácsonyi céges rendezvényre?

Jól működhetnek a klasszikus karácsonyi ízek, ha a fogások összeállítása igazodik a társaság összetételéhez és az esemény formájához. Más menü praktikus egy elegáns ültetett vacsoránál, mint egy kötetlenebb évzárón. Fontos előre összegyűjteni az ételintoleranciákat és egyéb étkezési igényeket is, hogy a megfelelő alternatívák ne csak az esemény napján kerüljenek szóba.

Hogyan kezelhetők az ételintoleranciák nagyobb rendezvényen?

A legjobb megoldás az előzetes adatgyűjtés. A szervező a meghívás vagy a részvétel visszaigazolása során kérheti a vendégektől az ételallergiák, intoleranciák és speciális étrendek jelzését. Az összesített információkat ezután időben át lehet adni a helyszínnek vagy a cateringet biztosító konyhának. Fontos, hogy az egyedi igények teljesíthetőségét minden esetben előzetesen egyeztessék a szolgáltatóval.

Mikor érdemes év végi céges rendezvényt szállással foglalni?

Szállás akkor lehet különösen indokolt, ha vidékről vagy külföldről érkeznek résztvevők, illetve a program késő estig tart. A rendezvény és a szállás közös helyszíne csökkentheti a transzferszervezés szükségességét, és kényelmesebbé teheti az estét. A Premium Apartments hivatalos oldala szerint a budapesti komplexumban 136 apartman működik, a rendezvény pedig cateringgel és szállással együtt is szervezhető.

A jól megszervezett karácsonyi céges rendezvény esetében a vendégeknek már nem kell érzékelniük a háttérben zajló logisztikát. Ha a helyszín, a menü, a speciális étkezési igények, a technika és szükség esetén a szállás is előre összehangolt, több figyelem maradhat arra, amiért az esemény létrejött: a közösen lezárt évre és a csapatra.

A cikk Tóth Bence, a Premium Bistro séfjének szakmai közreműködésével készült. A séf a XIII. kerületi bisztró konyhájában a magyaros és nemzetközi bisztrófogások, valamint a rendezvényekhez igazított menük kialakításában vesz részt; a Premium Bistro hivatalos bemutatkozása szerint a menüajánlatokat friss alapanyagokból állítja össze.

A cikk a HRPortal ügynökségi partneri együttműködésében készült.