Megcsináltuk: 5 nap alatt 115 munkaszerződés-módosítás!

Hétfő délelőtt kaptuk a vezetőségtől az információt, hogy el kell indítani és a hét végéig le is kell zárni 115 munkavállaló munkaszerződés-módosítását. Mindezt a koronavírus miatti kijárási korlátozások 3. hetében, amikor esély sem volt rá, hogy bárkit is be tudjunk hívni az irodába egy aláírásra.

Megkezdődött a lehetetlen küldetés

Az összes lehetséges megoldást számba vettük. A papírmunka miatt a kollégák közül csak páran tudtak volna személyesen bemenni az irodába, a többségük hazautazott vidékre. Sokaknak nincs otthon nyomtatója/szkennere sem, miért is lenne, ha nincs rá szükségük, aki pedig kisebb településen él, még nyomdát se talál, sőt még egy postai expressz küldemény is csak szerencsével érkezett volna vissza időben. Teljesen más megközelítésre volt szükségünk.

A munkaszerződések módosítása normál körülmények mellett sem rövid folyamat, hiszen a munkavállalók személyes adatainak ellenőrzésén és a szerződéses pontok módosításán túl azt is meg kell szervezni, hogy az adott személyek hiteles aláírása is rákerüljön a dokumentumra.

Miután minden más lehetőséget kihúztunk a listáról, egyetlen opció maradt: az online adminisztráció. Ekkor találkoztunk először az elektronikus aláírás lehetőségével és TrustChain Platformmal.

Mindenkinek van e-aláírása

Az elektronikus aláírás megszerzéséhez távoli személyazonosításra volt szükség. Távolira. Ez volt a hatalmas szerencsénk, hiszen ilyen kevés idő alatt 115 kollégát regisztrálni egy új rendszerbe önmagában is nagy falat. Miután a cégben mindenkinek lett elektronikus aláírása, már csak az aláírásoknak kellett rákerülnie a munkaszerződésekre, ami kb. 1 perc személyenként.

Ehhez az aláíróknak 2 regisztrációt kellett elvégezni, az egyiket a TrustChain online szerződéskötő platformon, a másikat pedig az okostelefonjukon, az Evrotrust mobil applikációban. A TrustChain Platformra töltöttük fel a szerződéseket és itt követtük nyomon az adminisztráció státuszát is. Előre meg tudtuk határozni, hogy melyik szerződést kinek kell aláírnia.

Az adott munkaszerződést a Platformról a kollégák okostelefonjára elküldtük, amit aztán az Evrotrust alkalmazáson keresztül írtak alá a frissen megszerzett minősített e-aláírásukkal.

Miért jó az e-aláírás?

Például azért, mert nem kell egy helyre utaztatni az ügyvezetőt és a munkavállalókat a céges papírok szignózása miatt, hiszen mindenki alá tud írni az okostelefonján keresztül. Ezek a digitális dokumentumok könnyedén továbbíthatóak és bárhonnan elérhetőek, az e-aláírás és az időbélyeg együttesével pedig teljes bizonyító erejű okirat jön létre.

Azért ezt a megoldást választottuk, mert a TrustChain Platformon kizárólag minősített elektronikus aláírással lehet aláírni, és ez az egyetlen aláírástípus, amely joghatása azonos a kézírásos aláírással.

Ez a megoldás mindannyiunknak tetszett, és végül senkit sem kellett az irodába hívnunk, otthonról kényelmesen megvoltunk az egésszel. A vezetőség is örült, de mi még jobban, hogy teljesítettük a lehetetlen küldetést.

A fenti sikersztorit a TrustChain egyik céges felhasználója osztotta meg velünk.

Ez az írás támogatott tartalom, nem a HR Portál szerkesztőségi anyaga. Az itt szereplő információk a cikk megrendelőjétől származnak.