Munkakörtervezés light

Most inkább abban segítenék, hogy egy új kolléga felvétele előtt miket és hogyan érdemes átgondolni. Nem fogok olyan fogalmakkal dobálózni, hogy kompetencia-modellek, funkcióanalízis, meg munkakör-gazdagítás, ezért kapott "light" címet. Ezeket mégis érdemes átgondolni, mielőtt megírunk egy álláshirdetést.

Tudsz nekem olyan embert ajánlani, aki...? Kapom néha a kérdést ismerősöktől, de az "aki" definícióját rendesen körbe szoktam járni, hogy biztosan a megfelelő embernek ajánljam fel a lehetőséget. Így a munkatársat kereső ismerőseim többnyire rádöbbennek: ezt nem gondolták át igazán. Néha az is kiderül, hogy nem újabb kolléga felvétele a megoldás, hanem szervezés. pl. A titkárnő nem győzi a sok munkát. Majd napi feladatokat felsoroltatva felteszem a kérdést: miért ő jár postára munkaidőben, utazásra, sorbanállásra fecsérelve az idejét, miért nem biciklis futár adja fel a leveleket? Az sokba kerül. Értem, számoljunk! Egy új kolléga mennyibe kerül akár minimálbérrel számolva? Mennyi a futár költsége?

Ez végletesen egyszerű példa, ennél sokkal összetettebb tervezésre lenne szüksége a cégeknél (mert különben ilyen hirdetések kerekednek ki belőle). A kis cégek "nálunk mindenhez érteni kell egy kicsit" és "mindenki mindenkinek besegít, ha kell" módszerei(?) garantálják, hogy a cég sosem lesz hatékony, a munkavállaló pedig "szakmai süllyesztőbe" kerül, ahol fejlődni nem lehet, kitörni onnan pedig nehéz. Az ilyen helyeken a feladatok elvégzésében egymást akadályozzák a kollégák, egymásra várnak, nem tudnak igazán specializálódni, de elfáradnak, mert nem egyenletes a terhelésük. A cégek megrekednek a fejlődésben, majd eltűnnek a piacról.

A munkakörtervezés HR-es szakember által koordinált feladat (és nem kizárólag a HR-es feladata!). Ha nincs a cégnél HR-es, akkor külső tanácsadók tudnak ebben segíteni. Ne legyenek illúzióink, ezt sem lehet megtanulni néhány cikk elolvasásával... a józan tervezés azért sokat segíthet. A tervezés folyamata nagyon röviden:

Az adott cégnek vannak szakmai céljai, ehhez szüksége van megfelelően képzett kollégákra, hogy elérje.

Van stratégiája, ami leírja, hogyan éri el a célokat, és van egy ebből származtatható feladathalmaz.

A feladatokat valamilyen logika mentén (az adott cég szakmai tevékenységétől függően) csoportosítani kell,

Majd a kialakult feladatkörökre kell olyan ember(eke)t találni, aki(k) képesek jól ellátni ezeket.

Ha a cég újabb kollégákkal szeretne bővülni, legalább a feladatok csoportosítását el kell végezni újra.

Eddig általában ösztönösen is működik, innentől jönnek azok a részletek, amin a cég léte múlik, de néha sikerül megfeledkezni róluk: pl. a munkakör megtervezése nem azt jelenti, hogy leírjuk, hogy az adott munkakörben az adott feladatokat kell ellátni. Át kell gondolni a munkakörhöz szükséges kapcsolatokat cégen belül és kívül. Ez rendszerint kimarad. Klasszikus példa, hogy jó értékesítőket keres a cég, akik képesek szót érteni az ügyféllel, értik a terméket, el is tudják adni, csak éppen a cég értékesítéstámogató csapatával (marketing, logisztika pl.) nem tudnak hatékony szakmai kommunikációt folytatni, nem lévén elég ismeretük a témában. Ha másképp nem, belső képzéssel segíthetünk ezen a problémán (de az is pénzbe kerül ám...). Máris ott tartunk, hogy elkezdhetünk gondolkodni, milyen ismeretek kellenek még egy adott munkakörhöz, pozícióhoz. Aztán már csak le kell írni, össze kell szedni ezeket. Majd jöhetnek a soft skillek, de erről majd máskor...

Tényleg le kell írni az álláshirdetésben!

Döbbenetes, hogy az álláshirdetések nagy része nem írja le, milyen alapfokú ismeretekre van szükség a fontos szakmai ismereteken túl (pl. egy ügyféllátogató értékesítő legalább alapfokon legyen tisztában marketingben alkalmazott ügyfélmegtartó-módszerekkel) Mikor körbekérdeztem pár munkáltatót, hogy miért nem írnak ilyesmiket hirdetésekben, az derült ki, hogy az ilyen szükséges ismeretek meglétét a jelölt végzettségéből feltételezik a hirdetések megfogalmazói. Vagy elintézik azzal a feladatleírással, hogy "társosztályokkal való együttműködés" esetleg beleértik az ilyen tudásanyagot az X év tapasztalatba.

Állásinterjún, szakmai beszélgetés keretében sem vizsgálják, hiszen, ha X főiskola X karát végezte, X éve ezt csinálja, akkor biztos tudja... Valószínűleg így találkozhattam olyan kkv cég szoftverértékesítőjével, akit a munkájához szükséges kitűnő nyelvtudása és múltbeli igazolt értékesítői eredményei alapján választottak ki, ennek alapján jónak tűnt. De a "szerver" fogalmával sem volt tisztában, kiakadt, hogy operációs rendszer nem csak "Windows" lehet. Ez abból adódott, hogy cég spórolni akart a hozzáértő közvetítőn, maga akarta megtalálni az emberét.

Biztos, hogy erre a feladatra kell az új ember?

Amikor új kollégát keres egy cég, először érdemes körülnézni cégen belül: van-e ember, aki ezt a feladatkört el tudná látni, és most alacsonyabb munkakörben van? (klasszikus példa a recepciós lány, aki egyébként friss diplomával rendelkezik a témában) Ha felajánlja neki az előléptetést, munkakörváltozást, duplán jól járhat: az alacsonyabb munkakörbe könnyebben és kisebb kockázattal talál embert, az előléptetett dolgozó pedig már ismeri a céget, embereket, ügyfeleket, és lelkes lesz az új feladattól. A cég pedig kisebb kockázatot vállal vele, mint egy külsőssel.

Biztos, hogy új ember kell?

Mindig érdemes átgondolni a leendő kolléga napi feladatait. Lehet, hogy a meglévő kollégák munkakörét kell kibővíteni, ha még belefér a munkaidejükbe és meg tudják oldani a feladatot. Ha egy ügyintéző többféle ügymenetet visz és nem győzi, érdemes megkérdezni: melyikről mondana le? Amelyikről lemondott, azt adhatjuk át az új/másik embernek. Az új kolléga érkezése előtt tisztázni kell, hogyan fog a folyamatokba az ő munkája illeszkedni, ami azt is meghatározza majd, milyen személyiségű, tudású emberekre lesz szükség.
Van, amikor időszakosan lett sok a munka, ilyenkor hiba új embert felvenni. Annak nincs értelme, hogy a nagy hajtásra felvesszük, majd ha a feladatok visszaállnak normál mennyiségre, elbocsátjuk. Diákmunka, külsős szakemberek megbízásos keretek közötti bevonása, munkaerő-kölcsönzés a megoldás ilyenkor.

Ez se maradjon ki!

Ugyan nem az álláshirdetés megírásához szükséges információk, de a jó tervezésnek elmaradhatatlan része:

általános és specifikus munkaköri kötelezettségek

a felelősségi körök

a munkakörrel járó döntési és egyéb jogok

A munkakörhöz kapcsolódó teljesítményértékelés módját, a mérőszámokat és azok értékeit is meg kell határozni. Komoly jelölt ezekre állásinterjún rá is fog kérdezni, és ha tényleg komoly, bizonytalan válasz esetén nemet fog mondani az álláslehetőségre. Így veszítik el a legjobb jelölteket azok a cégek, akik nem elég alaposak a tervezésben.

Jobangel
HR Blog