Szegedi Juli Szerző: Szegedi Juli Megjelent: 12 hónapja

Íme a rendszerezett lustaság

Ki ne talált volna már újság szélére írt telefonszámot, mely mellett nem volt név? Kinek ne lenne a táskájába beszórva pár névjegy, csekk és rossz elemek? Ezek rendszerezésében is segít, ha a GTD-vel kezdünk dolgozni. Ez nem időmenedzsment – egyszerűen a fejem kiürítése, ettől csökken a stressz – így kezdte Hamar Domonkos, a Hamar Productivity Consulting vezetője. Az egész napos tréning során kiderült, hogy bár a GTD lényegét két percben meg lehet érteni, két nap alatt át lehet alakítani a rendszerünket, de két év kell ahhoz, hogy tényleg a magunkénak érezzük a módszert és tökéletesen működtessük. „Ebben hasonlít az autóvezetéshez: két perc alatt azt is el lehet magyarázni, két nap alatt meg lehet tanulni olyan szinten, hogy tudsz menni 100 métert, de két év mire megvan a kellő rutin” – mondta Domonkos, aki a nap során többször visszatért az autós hasonlathoz.

Először arról beszéltünk, hogy mennyire tartjuk hatékonynak az elmúlt hetünket, melyek azok a tényezők, melyek csökkentették a hatékonyságunkat – a legtöbben a hosszú meetingeket és a karácsonyi feladatokat említették hátráltató tényezőként. Mindannyian helyes választ adtunk arra, hogy mi növelhetné: a nemet mondás, a delegálás és a fókuszban maradás. Egyáltalán mi a hatékonyság, honnan tudható, hogy hatékony vagyok? Domonkos szerint a hatékonyság nem pusztán időbeliséget, gyorsaságot jelent: inkább a relaxáltságot, az optimális reagálóképességet jelenti , azaz inkább egy állapot – hogy épp azt és akkor csinálod, amit kell. Egyfajta flow-élményt tud adni ekkor a munka, csak úgy repül az idő és a feladatokkal is könnyedén végzünk. Amikor nem vagyunk hatékonyak, akkor stresszesek és nyugtalanok vagyunk – a feladat az, hogy ezt felismerjük ezt és képesek legyünk változtatni. Ez olyan, mint a szörfözés: le lehet ugyan esni róla, de nem baj, mert majd megtartja a zsinór a deszkát - a GTD rendszerünktől se esünk nagyon távol, ha összecsapnak a fejünk felett a hullámok. Kutatások megállapították, hogy válságmenedzsment esetén jobban flow-ban vannak az emberek – érjük el, hogy ne csak ekkor legyünk jók, hanem a mindennapokban is.
Hamar Domonkos szerint a hatékonyság egy állapot

Érdekes, hogy David Allen, a GTD atjya nem egy tudományos kutatás nyomán indult el módszerének kidolgozásakor, hanem éppen fordítva történt: a kognitív tudomány kezdte el kutatni, hogy miért is működik ez a módszer. Azt találták, hogy azzal, ha kivezetjük a feladatainkat egy papírra vagy bármilyen egyéb platformba, azáltal az agy úgy kezeli, mintha az adott dolog már készen lenne – agyi hullámok vizsgálatával bizonyították, hogy hiába nincs még elvégezve egy feladat, a viszonyulásunk már olyan, mintha el lenne végezve. A naptár, a lista, a szoftver – ezek a kiterjesztett agyaink, melyeknek köszönhetően a valódi agy pihenhet.

Egyszóval akkor vagyunk hatékonyak, ha megvan a kontroll a feladataink felett, ezt pedig a GTD alkalmazása esetében ezek adják meg:

RÖGZÍTÉS
TISZTÁZÁS
RENDSZEREZÉS
REFLEKTÁLÁS
CSELEKVÉS


Az elmesöprés nem azonos a péntek esti agyradírral

A rögzítés úgy indul, hogy össze kell szedni minden olyan fizikai és virtuális helyet, ahová információk érkeznek számunkra: ezek az emailfiókjaink, sms-ek, google drive, facebook messenger, diktafon, fényképek és még sorolhatnánk, hogy hány helyen van virtuális lenyomatunk. A valós kosaraink a következők lehetnek: táskánk, otthon a komód teteje, íróasztal, bejövő mappák, hűtő oldala, bejárati ajtó stb.

A bejövő dolgainkat a lehető legkevesebb kosárba kell begyűjtenünk. Ezeket mind-mind be kell csatornáznunk, ehhez először is létre kell hozni 3 darab bejövő irattartót (valódit, nem virtuálisat!), egyet otthonra, egyet a munkahelyünkre, egyet a táskánkba, ami mindig velünk van – persze ha kizárólag otthonról dolgozunk, akkor elég két irattartó is. Ezekbe kell érkeztetnünk minden dokumentumunkat, melyek fizikai valójukban hozzánk kerülnek: csekkeket, színházjegyeket, névjegyeket, számlákat, fecniket a napi gondolatainkról, bármit. Emellett kell jó pár digitális kosár is, amiket meg kell próbálni egyrészt minimalizálni, de mindenképp felkutatni, hogy lássuk, hogy egyáltalán hol jöhetnek be infók.

A digitális rögzítésre az egyik legjobb "kosár" az email rendszerünk. Oda amúgy is jönnek a dolgaink, nem kell megijedni, hogy egyre több dolgot oda érkeztetünk, mert csak meg kell tanulni használni.

Ezeket az irattartókat legalább 24-48 óránként fel kell dolgozni! Különben semmi értelme az egésznek. A tréning során addig mindenki eljutott, hogy otthonra és a munkahelyre kell irattartó, ám a nálunk lévő nehezen jutott eszünkbe: annyira megszoktuk már, hogy mindent belevágunk a táskánkba. Domonkos ezután mindenkit megajándékozott egy hordozható irattartóval: egy-egy műanyag, A5-ös, zárható mappával. Előtte kipakoltatta velünk a táskánkban hányódó dolgainkat, ezekről elmondtuk, hogy melyiket mióta hozzuk-visszük magunkkal minden áldott nap.

Ugyanennek a rendszernek létezik virtuális változata is, ez lehet egy erre alkalmas szoftver (mi az Asanával ismerkedtünk meg), de megfelelhet egy Excel tábla és az Outlook is. Ilyenkor a hirtelen eszünkbe jutó dolgokról emailt írunk magunknak (ez nagyon jó módszer a GTD szerint!), feldiktáljuk a diktafonra vagy emlékeztetőt állítunk a naptárba – mindegy a módszer, két lényeges pont van: hogy ne a fejünkben tároljuk az feladatokat, ötleteket és hogy azokat a helyeket, ahol rögzíteni szoktunk, később nézzük át és vezessük be egy közös rendszerbe, ahol minden feladat együtt van.

Ha megvannak az irattartók (valódiak és virtuálisak egyaránt), akkor készen állunk: jöhet az elmesöprés, ami nem azonos a péntek esti agyradírral – ahogy Domonkos fogalmazott. Sokan úgy vélik, hogy amire nem gondolnak, az nincs – holott ez egy nagyon téves elgondolás. Ilyenkor jöhet az, hogy levesfőzés közben eszünkbe jut valami egy meetingről, a meetingen pedig eszünkbe jut, hogy mi nincs otthon a leveshez. Ha leültünk és letisztáztuk a feladatainkat, gondolatainkat, akkor nem fognak ilyen dolgok nyomasztani. Így jöhet el a flow, amikor a levesfőzés és a meeting közben is tudjuk, hogy a helyünkön vagyunk, nem más teendőknél járnak a gondolataink.

„Csak akkor érezheted magad nyugodtan azzal kapcsolatban, amit nem csinálsz, ha tudod mi az.” D. Allen


A rögzítésnek 3 fontos alapszabálya van

1. Mindent be kell csatornáznom a rendszerembe, ami fontos számomra
2. Legyen szivárgásmentes – azaz ne férjen hozzá más
3. Ürítsük rendszeresen, mert enélkül semmit nem ér az egész

A kétperces szabály és a tisztázás lépései

A rögzítés után jöhet a tisztázás. Neki kell állni a kupacoknak és fel kell dolgozni. Azaz először ne dolgozzunk, csak tisztázzunk. Bejön egy dolog, először is meg kell állapítanom, hogy mi ez, van-e vele teendőm. Ha nincs, kuka, delete, vége. Ha nincs, de tudom, hogy el kell tennem (befizetett csekk, garancialevél, kész adóbevallás), akkor referenciaanyagként iktatom, a helyére teszem. Ha most nincs vele dolgom, de később lesz, akkor elteszem egy Valamikor/talán mappába, ha szükséges lejárati dátumot állítok be hozzá. Például érdekel egy adott program, egy nyári terv, egy koncert, addig a napig keltethetem, utána már (akár ott voltam, akár nem) nincs relevanciája.

Ha van vele dolgom, akkor is jönnek a kategóriák:
- Ha 2 perc alatt elvégezhető, akkor meg kell csinálni, nincs mese. Ha sok kétperces feladatot elvégzünk, azzal növelhető az endorfin a szervezetünkben. Domonkos szerint sokan keresik a 2 perces feladatokat, mert ezek növelik a hatékonyságérzést.
- Ha a feladat hosszabb időt vesz igénybe, mint két perc, akkor tudom-e delegálni, máshoz tartozik-e? Ha igen, delegálom.
- Ha az én feladatom és nem tudom átadni, akkor el kell halasztani, és meg kell határozni mi lesz ezzel a következő lépés. Ha például meghívtak egy esküvőre, akkor nem annyi a dolgom, hogy oda elmenjek, hanem előtte ajándékot kell vennem az ifjú párnak. Ha a meghívót kiragasztom a hűtőre és minden reggel lelkiismeretfurdalással megállapítom, hogy még mindig nem vettem ajándékot, ez nem lesz célravezető. Meg kell határozni, hogy meddig és mit fogok tenni az ügy érdekében – ha először ki kell találnom, mi legyen az ajándék, akkor legyen a fejtörés az első lépés ebben a projektben. A következő lépést általában nem is célszerű egyébként azonnal megtenni: ugyanis az agy más része dönt a következő lépésről, mint ami azonnal meg is csinálja. „Az, hogy meghatározod a következő lépést, nem ugyanaz mint hogy meg is csinálod azt a lépést” – mondta Domonkos.

Az előbb, az esküvői ajándék kapcsán projektet írtam: a GTD szerint minden projekt, ami nem egy lépés. A projekt meghatározása: egy éven belül megvalósítható több lépést igénylő eredmény.

Mindenkinek van to do listája valahol. A feladat, hogy ezekből konkrét projekteket hozzunk létre azáltal, hogy megkérdezzük magunktól: mi az elvárt eredmény? Ezután pedig meghatározzuk a projekthez vezető első lépést – és ezt is írjuk fel a listánkra.

Rendszerezzünk!

A rögzítés és a tisztázás után jöhet a rendszerezés, ez talán a legegyszerűbb, leginkább automatikusan végezhető rész. Azt már tudjuk, hogy van egy projektlistánk, van egy következő lépés listánk (van, ami csak itt szerepel, hiszen például az, hogy hazafelé be kell mennem a cipészhez, nem igényel projektet). Emellett még van egy naptárunk és egy várok rá mappám – ezek között megy ide-oda minden teendő. Ha például a projekt a fizetésemelés kérése, akkor a következő lépés az időpontegyeztetés, ha elküldtem erre a kérésemet a főnök felé, akkor átkerül a várok rá mappába és ha megkaptam az időpontot, akkor a naptárban landol. A GTD szerint valami vagy naptáresemény vagy következő lépés halmaz – a kettő között nincs átjárás.

A következő lépés lista allistákra bontható, a következő címkékkel kell ellátni az itt lévő feladatokat, így egyben láthatom az egy eszközön/helyen elvégezhető dolgaimat:

- telefon
- számítógép
- iroda
- otthon
- bárhol
- megbeszélendő
- ügyintézés

A GTD nem működik, ha nem ülök le hetente egyszer átgondolni minden teendőt – figyelmeztetett Domonkos. Ehhez időt kell foglalni a naptárban, különben minden felülírja majd – ehhez ajtóra akasztható „itt most heti áttekintés zajlik” feliratú ajtóra akasztható figyelmeztetőket kaptunk a tréningen.

A heti áttekintés során:

1. tiszta lappal (összes papírlapot fel kell dolgozni)
2. minden virtuális információt dolgozzunk fel
3. ürítsük ki a fejünket
4. nézzük át a következő lépés listákat
5. nézzük át a naptárbejegyzéseinket
6. nézzük át a várok rá listákat
7. nézzük át a közelgő eseményeket
8. nézzük át projektlistákat
9. nézzük át az ellenőrzőlistákat
10. és nézzük át a valamikor/talán listát
11. emellett írjunk kreatív, merész ötleteket, bármit!

Az utolsó lépésig, a cselekvésig úgy tudunk jutni, ha mindezt elintéztük előtte.

15 perc szünet alatt sok minden elintézhető

A cselekvésig akkor jutunk, ha megfelelő módon tudok kapcsolódni az adott feladathoz.

Jelen tudok benne lenni és ott tudjak lenni abban, amit épp csinálok. Hogy ez egy esti mese, olvasás, meeting, önéletrajzok átnézése vagy süteménysütés az mindegy.

Ha eljutottam addig, hogy nekiállok a feladatoknak, ahhoz tudnom kell, hogy:
- hol vagyok
- mennyi időm van
- mennyi energiám van
- ezután jön a prioritás

Hiszen hiába ülök a festékkel a hajamon a fodrásznál, ekkor nem tudok az ügyintézés mappából választani, csak telefonokat, esetleg számítógépnél intézendő dolgokat tudok elvégezni. Ha 30 percem van, amíg a festékkel a fejemen ülök, akkor nem kezdek bele egy teljesítményértékelés megalkotásába. Ha délután 6 óra van, akkor pedig a sorakozó feladatok közül azt fogom választani, amelyikhez kevesebb energiára van szükségem, például banki átutalásokat fogok intézni. És ha ilyen típusú feladatból több is van a listámon, na akkor jöhet a priorizálás.

Ezt azonnal gyakoroltuk is a tréningen: a 15 perces szünet alatt el kellett végezni pár dolgot a listámról. Én azonnal visszakértem egy hónapokkal ezelőtt kölcsönadott könyvemet (ez jelenleg a várok rá mappámban van), írtam az informatikusnak egy régóta halasztgatott kérés miatt (azóta elutasított, így a feladat valami más megoldása újra előttem áll), és megrendeltem egy karácsonyi ajándékot. Hatékony szünet volt.

Az Asana segítségével mindezt jól átlátható rendszerbe lehet foglalni – minden emailt, adatot beküldhetek magamnak és rendszerezhetem, címkézhetem, dátumozhatom. Egyelőre nem bírok elszakadni attól, hogy az emailfiókomban feladatokat tároljak, sőt a cetliktől is fájó szívvel veszek búcsút, de azért látom, hogy alapjában véve ez egy működőképes, átlátható, követhető rendszer. Két év múlva meglátjuk, hogy bevált-e.
Follow hrportal_hu on Twitter

4 jel, hogy a csoportunkkal valami gond van

Ha egyetlen egy tulajdonságot kellene kiemelni, ami a legfőbb különbség a sikeres és sikertelen csoportok között, akkor az a tagok és a vezetők közötti kapcsolat lenne. A produktív csapattag és a jó vezető kapcsolata 3 szóval jellemezhető: bizalom, egyensúly és rugalmasság.tovább..

További cikkek
Gyorsétterem éléről érkezik az új amerikai munkaügyi miniszter

Donald Trump Andy Puzdert, a CKE gyorsétterem-lánc elnök-vezérigazgatóját jelöli munkaügyi miniszternek - írja az MTI közleményét közlő index. Teljes cikk

A családosokat és messziről járó dolgozókat támogatja az EU

A bölcsődei, óvodai férőhelyek bővítésére 8,8 milliárd forintot, a munkaerő-mobilitás támogatására 24,4 milliárdot ad az EU Magyarországnak - írja a napi.hu. Teljes cikk

Bíznak abban, hogy a magyaroknak is nyitva marad az Egyesült Királyság

Bízom benne, hogy az Egyesült Királyság és Brüsszel meg tud egyezni arról, hogy az uniós állampolgárok - köztük a magyarok - a Brexit után is a... Teljes cikk

Lojálisabb és kevesebbet hiányzik a dolgozó, ha van jóléti program

A dolgozói jólét programok jelentősen növelhetik a munkavállalók lojalitását és munkakedvét - közölte a Xerox legfrissebb, 33 ország 428... Teljes cikk

Sztrájkolnak a görög újságírók

A tervezett adóemelések és költségvetési kiadáscsökkentések ellen tiltakoznak, ezért nem vették fel a munkát szerdán a görög sajtó dolgozói -... Teljes cikk

Kapcsolódó tartalmaink 1 2 3 Bezár

Rávezető Antistressz Program: a munkahelyi stressz és kezelése

Az EU munkavállalóinak 26 százalékát sújtja. Magyarországon a dolgozók több mint 50 százaléka szenved tőle. Miatta több lehet a...