Megjelent: 12 éve

A rendezvényszervezéshez hideg fej kell

A kulturális szervező művészeti, szórakoztató, szabadidős és sport programokat szervez, reklámtevékenységet végez, művészeti csoportokat, klubokat, szakköröket vezet vagy azok működéséhez nyújt szakmai segítséget, valamint gazdasági ügyeket intéz.

A jó rendezvény titka, hogy a kiszolgáló személyzet minden tagja tisztában van a feladatával, annak részleteivel és az időzítéssel. Ráadásul kéznél van az összes eszköz, amit használnia kell. A rendezvényszervezőnek ezért át kell látnia: mi a projekt lényege, üzenete, és jó ötletekkel kell előállnia, hogy ezt az üzenetet eljuttassa a célközönség számára.

Néha száz kéz is kevés

Mint minden üzleti alapon szerveződő vállalkozásnál, az előkészítésben, a lebonyolításban és a program végén a szálak elvarrásában, a nyújtott szolgáltatás minőségének kiértékelésében is központi feladata van a rendezvényszervezőnek. Egy nagyobb sportverseny esetében például négy-ötszáz oldalas forgatókönyv alapján lehet csak koordinálni a zavartalan együttműködést, az előkészítés pedig akár másfél évet is felemészt.

A nagyobb létszámú látogatót mozgató rendezvények, nemzetközi programok szervezése részletekbe menő tervezést és pontosságot igényel. Nem hiányozhat a megfelelő színű szalvétától kezdve a hírességeket fogadó hostessekig senki és semmi. A résztvevők és kínálandó szolgáltatások gondos logisztikája hideg fejet, jó szervezőképességet és mindenre kiterjedő figyelmet igényel.

A jó programszervező

A rendezvények sikerének érdekében a logisztikai feladatok megoldása mellett jól kell tudni bánni a különböző kulturális hátterű munkatársakkal is. Hatékony kommunikációs képesség, tárgyalási készség, a munkatársak erősségeit gyorsan felismerő döntési képesség szükséges az eredményességhez a programszervezés területén. A fejlett nyelvi kifejezőkészség hiánya, beszédkészség különféle zavarai hátrányt jelentenek a munka végzésében. A szervezési készség mellett a józan ész is elengedhetetlen, csakúgy mint az adminisztrációs gyakorlat, számítógép-kezelési ismeretek.

A sikeres munkavégzéshez egészséges és ép érzékszervek szükségesek, kiemelt szerephez jut a látás, a hallás és beszédkészség. Mivel a kellemes megjelenés a szakmában a sikeres munka egyik alapfeltétele, a külső is meghatározhatja, mennyire tudja megnyerni a programokra a résztvevőket, illetve a közönséget.

A szervezői munkával együtt jár a gyakori utazás, hiszen a programok megszervezése, lebonyolítása, az előadók és a közönség megnyerése, a kiállítások, tárlatok megrendezése sok mozgással, állandó helyváltoztatással járó tevékenységet jelent. A dekorációs munkában, a plakátkészítésnél, illetve elhelyezésnél vagy a képzőművészeti, népművészeti, fotó stb. szakkörök vezetésénél előnyös lehet a jó kéz-, illetve ujjügyesség.
Különösen a kisebb településeken működő kulturális intézmények élén a kulturális szervező nagyon összetett feladatkört lát el: egy személyben szervez, irányít, reklámoz, gazdasági ügyeket bonyolít le, könyvel, ehhez jó figyelemösszpontosítási készségre lesz szüksége.

A VIP mindig VIP

A fontos emberek ellátása minden rendezvény során kiemelt feladat. Legyen a meghívott vendég nemzetközi hírű szakember, médiasztár vagy közigazgatás helyi elöljárója - a különleges bánásmód megilleti. A programokhoz kapcsolódó várakozási idők áthidalásáról, az osztályon felüli ellátásról, a személyes biztonságról külön kell gondoskodnia a rendezvény szervezőjének. A tájékozódást segítő térkép mellett biztosított útvonalak kijelölése, a vendégek transzfere is a szervezőt terhelő feladat.

Mindig kell egy "B" terv is

A programok összeállításánál, a rendezvények forgatókönyvének tervezésekor a váratlant is számításba kell venni. Az időjárás váratlan tréfái mellett technikai problémák, késések, közlekedési helyzetek figyelembe vétele is szükséges, hogy minden vendég elégedetten távozzon a programok helyszínéről. Egy nagy szabadtéri koncert esetében például a váratlan áramszünet nem akadályozhatja a fellépőket. Elég üzemanyagot és a zajhatást elfedő távolságot kell tervezni a szükségaggregátorok működtetéséhez. A működőképességet pedig a program napján ellenőrizni is kell. Egy olyan kérdés, amire a zenerajongása alapján kulturális szervező képzésre jelentkező átlag hallgató elsőre talán nem is gondolna...

Krízishelyzetet teremthet a közlekedés, a programra elkésve érkező, türelmetlen látogatók elhelyezése, parkolási lehetőség szervezése és a rendezvényt követően a távozás megkönnyítése alapvető követelmény.

  • 2019.11.14recruiTECH BLUE Fizikai munkaerő toborzás – van új a nap alatt? Szerintünk igen! recruiTECH BLUE | 2019. november 14-én a kékgalléros toborzásra koncentrálva, még lazy bird áron Részletek Jegyek
  • 2019.11.15Hogyan változnak a nyugdíjszabályok 2020-ban? Mikor jobb nyugdíjba vonulni a nyugdíj összege szempontjából. Még az idén, vagy inkább jövőre? Ki vonulhat nyugdíjba jövőre, mit jelent a munkáltató számára, ha a munkatárs nyugdíjra jogosulttá válik? Nyugdíj mellett hogyan dolgozhatunk? Mit jelent a munkáltató számára, ha nyugdíjas munkavállalót foglalkoztat? Részletek Jegyek
  • 2019.12.05Adatvédelmi Tisztviselő /DPO Képzés – Dr. Kulcsár Zoltánnal /12. 05-06./ Az adatvédelmi tisztviselő képzés célja, hogy a résztvevők pontosan megismerjék az adatkezelők adatvédelmi kötelezettségeit, kialakuljon bennük az a szintű adatvédelmi tudatosság, amely alkalmassá teszi őket a GDPR szerinti adatvédelmi tisztviselői (DPO) feladatok ellátására. Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
5+1 pontos recept rosszkedv ellen

Az érzelmi intelligencia, azaz az EQ, az a velünk született képességünk, mely segítségével felismerjük saját érzelmeinket és képesek vagyunk... Teljes cikk

Üzemi balesetnek nyilvánították a férfi halálát, aki szex közben kapott szívrohamot

Egy francia cég alkalmazottja nem munkavégzés közben vesztette életét, munkáltatójának mégis kártérítést kell fizetnie. Teljes cikk

Hatmillió dollárra pereli egykori alkalmazottját Robert De Niro cége

Robert De Niro titkárnője a kereset szerint alig dolgozott, miközben évi 300 ezer dollárt tett zsebre. Teljes cikk