Mikor kell kiküldetési rendelvényt vezetni?

Gyakran találkozunk olyan ügyfelekkel, akik összezavarodva érkeznek hozzánk könyvelőjüktől vagy adótanácsadójuktól.

Ha szóba kerül a kiküldetési rendelvény szó és az a kérdés, szükséges-e az ügyfeleknek kiküldetési rendelvényt vezetni, sokszor olyan alapvető fogalmak is össze tudnak keveredni, mint az útnyilvántartás és a kiküldetési rendelvény.

Tehát...

Mi a kiküldetési rendelvény?

Kiküldetési rendelvény segítségével azok a magánszemélyek, akik munkáltatójuk számára céges célból utaznak saját gépkocsijukkal, kiküldetési rendelvény vezetésével kifizettethetik munkaadójukkal a céges célból megtett km-ereket, anélkül, hogy cégautóadót kéne fizetniük magánautójuk céges használata után. Az világos, hogy ez miért jó a munkavállalónak. De a munkáltatónak is lehetősége van a NAV által is elfogadott kiküldetési rendelvénnyel, legálisan béren kívül kifizetni munkavállalójukat.

És az útnyilvántartás?

Ezzel szemben útnyilvántartást az vezethet, illetve annak éri meg, aki bér- és nyílt végű lízing konstrukcióval vásárolt személygépjárművet és ez a jármű cégtulajdonban van, nem magánszemély birtokolja. Egy másik eset, mikor magánszemély (pl. egyéni vállakozó) több mint 500 km-et vezet céges célból havonta, így jobban megéri neki a jövedelemszerző tevékenységéhez igénybe vett saját gépjárművének költségeit útnyilvántartás vezetésével igazolni és elszámolni. Háziorvosok útnyilvántartás vezetésével a cégautóadó megfizetését kerülhetik el, míg 3,5t alatti kishaszongépjárművek vezetői, akik csak saját árut szállítanai, akár 100% lízing- és dízel ÁFÁ-t számolhatnak el útnyilvántartással.

Mi történik akkor, ha egy hivatalos út során a cég nem saját vagy bérelt autót biztosít alkalmazottjának, hanem saját autó használatára kötelezi?

Ebben az esetben nem az útnyilvántartás a megfelelő nyomtatvány, amit ki kell tölteni, hanem a kiküldetési rendelvény.

Nézünk pár gyakori kérdést a kiküldetési rendelvényről és az azzal kapcsolatos dokumentáció témaköréből.

• Kell-e tankolásról számla magán autó esetén?

Rövid válasz: nem. Kiküldetési rendelvény esetén a km-távolság szerinti üzemanyagfogyasztási norma, a NAV által közétett üzemanyagár, és a 15 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapul vételével számított összeg kerül kifizetésre a munkáltató által a munkavállaló céges útjai után.

• Milyen időközönként kell a km óra állásokat rögzíteni?

Magánautó céges használata esetén, melyet a munkáltató kiküldetési rendelvény vezetése ellenében elszámol a munavállalónak nincs szükség a km óra állás rögzítésére.

Milyen következményei lehetnek a helytelenül vezetett kiküldetési rendelvénynek?

Mivel a kiküldetési rendelvények a NAV felé benyújtandó hivatalos bizonyító erejű dokumentumnak minősülnek, időről dőre a NAV ellenőreire is számíthatunk.

Tipp:  egy jó, NAV-álló útnyilvántartó programmal gyerekjáték a kiküldetési rendelvény elkészítése!