Szerző: HRPortal.hu hírszerkesztő Megjelent: 4 hónapja

A munkáltató is adatkezelő: a munkavállalók megfigyelése II.

Korábbi cikkeinkben már megismerkedtünk a munkáltató törvényi kötelezettségével, a jelentkezők és munkavállalók adatinak kezelésével és a céges laptop/számítógép ellenőrzésével. De vajon a céges e-mail fiók is ellenőrizhető?

Ma a munkavállalók többsége saját nevére szóló e-mail címmel és céges e-mail fiókkal rendelkezik. Itt egy rövid kitérővel megjegyezzük, hogy a név@ e-mail címek személyes adatnak minősülnek még akkor is, ha maga az e-mail fiók egyébként céges is. Az e-mailek ellenőrzésére adott esetben szükség lehet, így már csak azt kell tisztázni, hogy hogyan lehet ezt helyesen elvégezni.

A problémafelvetés a következő: a munkavállalók gyakran privát célokra használják a céges e-mail fiókot, amelynek következménye az, hogy az e-mail-ek ellenőrzése során igen körültekintően kell eljárni, hogy a munkáltató ne sértsen magántitkot, levéltitkot, ne kerüljenek a tudomására rá nem tartozó személyes adatok, a munkavállaló magánéletét ne ellenőrizze.

Az előző cikkünkben már ismertetett jogalap, a munkáltatói jogos érdek alapján fogja a munkáltató elvégezni az ellenőrzést. Emlékeztetőül, ahhoz, hogy jogszerű legyen az ellenőrzés, szükség lesz egy szabályzatra, egy e-mail fiók ellenőrzési szabályzatra, amelyet a munkavállalók előzetesen megismertek, megértettek.

A szabályzatban többek között ki kell térni arra, hogy lehet-e privát célokra használni az e-mail fiókot, és ha igen, hogyan, valamint hogyan fog történni a biztonsági mentés. Ez utóbbival kapcsolatban megjegyzendő, hogy a céges automatikus biztonsági mentések a privát levelezésekre nem terjednek ki, amelynek lekezelése adott esetben jelentős informatikai fejlesztést, ráfordítást igényelhet.

A szabályzatban rendelkezni kell az e-mail-ek megőrzésének kötelezettségéről, figyelemmel a célhoz kötöttség és szükségesség elveire, példálózó felsorolással élve ilyen rendelkezés lehet az, hogy egy ajánlatot tartalmazó e-mail addig őrizhető meg az e-mail fiókban, amíg fennáll az ajánlati kötöttség ideje, és ennek eredménytelen lejárta után az e-mail, a címzettel és az ajánlattal együtt törlendő.

A szabályzat magának az ellenőrzésnek a lépéseit is kell, hogy tartalmazza, kik, mikor, hogyan fogják elvégezni az ellenőrzést, a fokozatosság és személyes jelenlét hogyan érvényesül, és milyen jogai vannak a munkavállalónak, amelyekkel a meghatározott módokon élhet.

Függetlenül attól, hogy a szabályzat azt határozza meg, hogy az e-mail fiókot privát célokra nem lehet használni, a munkavállalók számára még érkezhetnek privát e-mail-ek olyanoktól, akikre a szabályzatnak nincsen hatálya, pl. a munkavállaló családtagjai, ismerősei, barátai. Ebből az következik, hogy egy e-mail fiók ellenőrzés során, ha nem körültekintően jár el a munkáltató, tudomására juthatnak olyan adatok, amelyeket alapvetően nem ismerhetne meg. Ennek megelőzésére a következő lépéseket kell tenni az ellenőrzését megelőzően:

El kell végezni az előző cikkben már részletezett érdekmérlegelési tesztet (röviden emlékeztetőül: meg kell határozni a jogos érdeket, az ellenőrzés célját, fel kell mérni, hogy ténylegesen szükség van-e az ellenőrzésre, milyen adatokra van szükség minimálisan, milyen munkavállalói jogokat korlátoz arányosan az ellenőrzés, milyen garanciák vannak az arányosság betartásához).


Cikkünk több oldalas! Lapozzon!
2. oldal - Így ellenőrizheti a munkáltató az e-mail fiókot
Follow hrportal_hu on Twitter

Mit érdemes tudni a rokkantsági járadékról?

A rokkantsági járadék olyan fiataloknak jelent rendszeres pénzbeli ellátást, akiknek fiatalon, vagy akár születésüktől kezdve megromlott az egészségi állapota, és általában életük végéig fennáll a betegség vagy fogyatékosság - írja az adó/online oldal.tovább..

További cikkek
Mit érdemes tudni a rokkantsági járadékról?

A rokkantsági járadék olyan fiataloknak jelent rendszeres pénzbeli ellátást, akiknek fiatalon, vagy akár születésüktől kezdve megromlott az... Teljes cikk

Futárként dolgozott egy hétéves Kínában

Az árva gyermek nem bánta, hogy dolgoznia kell, nem is akart a hatóságokkal menni, mikor rátaláltak - írja a 24.hu oldal. Teljes cikk

A Telenor évi 40 óra tanulásra ösztönzi a munkavállalóit

A Telenor Csoport vezérigazgatója, Sigve Brekke kihívást hirdetett a vállalatcsoport 12 tagvállalatának több mint 30 ezer dolgozója körében. A... Teljes cikk

A színészek eladományozzák a fizetést, amit Woody Allen filmjéért kaptak

Woody Allen most fejezte legújabb, A Rainy Day in New York című filmjét, ami egy egy 44 éves férfi és egy tinilány szexuális viszonyáról szól. A... Teljes cikk

Ezekben az országokban leghosszabb a munkaidő

Egy felmérés szerint a mexikóiak dolgoznak a legtöbbet, míg a németeknél a legrövidebb a munkanap - írja a World Economic Forum. Teljes cikk