Szerző: HRPortal.hu hírszerkesztő Megjelent: 7 hónapja

A munkáltató is adatkezelő: a munkavállalók megfigyelése II.

Korábbi cikkeinkben már megismerkedtünk a munkáltató törvényi kötelezettségével, a jelentkezők és munkavállalók adatinak kezelésével és a céges laptop/számítógép ellenőrzésével. De vajon a céges e-mail fiók is ellenőrizhető?

Ma a munkavállalók többsége saját nevére szóló e-mail címmel és céges e-mail fiókkal rendelkezik. Itt egy rövid kitérővel megjegyezzük, hogy a név@ e-mail címek személyes adatnak minősülnek még akkor is, ha maga az e-mail fiók egyébként céges is. Az e-mailek ellenőrzésére adott esetben szükség lehet, így már csak azt kell tisztázni, hogy hogyan lehet ezt helyesen elvégezni.

A problémafelvetés a következő: a munkavállalók gyakran privát célokra használják a céges e-mail fiókot, amelynek következménye az, hogy az e-mail-ek ellenőrzése során igen körültekintően kell eljárni, hogy a munkáltató ne sértsen magántitkot, levéltitkot, ne kerüljenek a tudomására rá nem tartozó személyes adatok, a munkavállaló magánéletét ne ellenőrizze.

Az előző cikkünkben már ismertetett jogalap, a munkáltatói jogos érdek alapján fogja a munkáltató elvégezni az ellenőrzést. Emlékeztetőül, ahhoz, hogy jogszerű legyen az ellenőrzés, szükség lesz egy szabályzatra, egy e-mail fiók ellenőrzési szabályzatra, amelyet a munkavállalók előzetesen megismertek, megértettek.

A szabályzatban többek között ki kell térni arra, hogy lehet-e privát célokra használni az e-mail fiókot, és ha igen, hogyan, valamint hogyan fog történni a biztonsági mentés. Ez utóbbival kapcsolatban megjegyzendő, hogy a céges automatikus biztonsági mentések a privát levelezésekre nem terjednek ki, amelynek lekezelése adott esetben jelentős informatikai fejlesztést, ráfordítást igényelhet.

A szabályzatban rendelkezni kell az e-mail-ek megőrzésének kötelezettségéről, figyelemmel a célhoz kötöttség és szükségesség elveire, példálózó felsorolással élve ilyen rendelkezés lehet az, hogy egy ajánlatot tartalmazó e-mail addig őrizhető meg az e-mail fiókban, amíg fennáll az ajánlati kötöttség ideje, és ennek eredménytelen lejárta után az e-mail, a címzettel és az ajánlattal együtt törlendő.

A szabályzat magának az ellenőrzésnek a lépéseit is kell, hogy tartalmazza, kik, mikor, hogyan fogják elvégezni az ellenőrzést, a fokozatosság és személyes jelenlét hogyan érvényesül, és milyen jogai vannak a munkavállalónak, amelyekkel a meghatározott módokon élhet.

Függetlenül attól, hogy a szabályzat azt határozza meg, hogy az e-mail fiókot privát célokra nem lehet használni, a munkavállalók számára még érkezhetnek privát e-mail-ek olyanoktól, akikre a szabályzatnak nincsen hatálya, pl. a munkavállaló családtagjai, ismerősei, barátai. Ebből az következik, hogy egy e-mail fiók ellenőrzés során, ha nem körültekintően jár el a munkáltató, tudomására juthatnak olyan adatok, amelyeket alapvetően nem ismerhetne meg. Ennek megelőzésére a következő lépéseket kell tenni az ellenőrzését megelőzően:

El kell végezni az előző cikkben már részletezett érdekmérlegelési tesztet (röviden emlékeztetőül: meg kell határozni a jogos érdeket, az ellenőrzés célját, fel kell mérni, hogy ténylegesen szükség van-e az ellenőrzésre, milyen adatokra van szükség minimálisan, milyen munkavállalói jogokat korlátoz arányosan az ellenőrzés, milyen garanciák vannak az arányosság betartásához).


Cikkünk több oldalas! Lapozzon!
2. oldal - Így ellenőrizheti a munkáltató az e-mail fiókot
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Megválasztotta első női elnökét a Német Szociáldemokrata Párt (SPD)

Megválasztotta első női elnökét vasárnapi wiesbadeni kongresszusán a Német Szociáldemokrata Párt (SPD), a kormánypártot ezentúl Andrea Nahles... Teljes cikk

Ismét sztrájkolnak az Air France dolgozói és a francia vasutasok

A lakosság továbbra sem támogatja az ágazati tiltakozásokat, az Air France francia légitársaság dolgozói és a francia vasutasok is folytatják... Teljes cikk

Pénzjutalmat kap az a dolgozó, aki eleget alszik

Egy amerikai egészségbiztosítási cégnél 137 ezer fontnak megfelelő összeget kap az, aki kipihenten megy dolgozni - írja az NLcafé. Teljes cikk

Kiss Attila az új elnök-vezérigazgató az E.ON Hungáriánál

Az E.ON SE Igazgatóságának döntése értelmében Dr. Eric Depluet elnök-vezérigazgatót, aki az cég törökországi üzletágának élén folytatja... Teljes cikk

Előzetes letartóztatásba helyezték a Porsche egyik vezető menedzserét

Előzetes letartóztatásba helyezték a német Volkswagen csoporthoz (VW) tartozó Porsche autógyártó társaság egy vezető menedzserét a VW... Teljes cikk

Kapcsolódó tartalmaink 1 2 3 Bezár