A bérszámfejtő hibázott, a NAV mégis a céget bírságolja: ki felel valójában?

A hatóság felé az adózó áll

A NAV a bírságot mindig az adózóval szemben állapítja meg. A hatóság szempontjából közömbös, kinek a keze alatt csúszott el a szám: ugyanígy jár el, ha a vezető, egy munkatárs vagy a megbízott könyvelő hibázott.

Bérszámfejtési ügyekben a hatóság felé jellemzően a munkáltató a felelős fél. Neki kell kezelnie a határozatot, a határidőket és a fizetési kötelezettséget, akkor is, ha a hibás adat egy külső irodától érkezett.

Két eljárás, két ellenfél

Ebből a helyzetből két, egymástól független ügy nő ki.

Az első a NAV-val szemben zajlik: van-e még lehetőség a határozat vagy a jegyzőkönyv ellen, maradt-e nyitott határidő, tehető-e még nyilatkozat. Itt a cég az adózó, a másik fél a hatóság.

A második a hibázó féllel szemben zajlik: megtérítheti-e a kárt az, akinek a szakmai hibája a bírsághoz vezetett. Itt már nem adójogi, hanem polgári jogi kérdésről van szó.

A gyakori hiba, hogy a munkáltató a második ügyre koncentrál és közben az első határidői lejárnak. A sorrend fordított: előbb a NAV felé nyitott lehetőségeket kell felmérni, mert azok határidőhöz kötöttek.

Ha külső könyvelő hibázott

Ha a bírság igazolhatóan a megbízott könyvelő szakmai hibájából fakad, a cég külön polgári perben követelhet tőle kártérítést. Ezekben az ügyekben a megtérülést gyakran a könyvelő felelősségbiztosítása fedezheti.

A munkáltatónak ezért már a megbízáskor érdemes tudnia, van-e a könyvelő irodájának felelősségbiztosítása és mekkora fedezettel. A kár megtérülése a gyakorlatban sokszor ezen múlik.

A saját munkavállaló hibája más helyzet, ennek megítélése külön jogi vizsgálatot kíván, ezért ezt a cikk nem tárgyalja.

A megtérítés nem váltja ki a befizetést

Attól, hogy a hibázó fél később helytállhat a kárért, a NAV felé fennálló kötelezettség nem szűnik meg. A határozatot a cégnek kell kezelnie, a saját határidejében.

Ha pedig a cég nem fizet, az ügy nem áll meg: a jogszabályi feltételek mellett végrehajtás indulhat, ami egy újabb eljárási szakaszt nyit.

Az első napok teendői a HR oldaláról

• Dátum és felelős. A NAV-irat kézhezvételének napját rögzíteni kell és egyetlen embert kijelölni, aki a határidőket vezeti.
• Iratok. Az érintett időszak bérszámfejtési anyagai, munkaszerződései, nyilvántartásai egy helyre kerüljenek, mielőtt bárki magyarázkodni kezd.
• Külső iroda. Ha külső bérszámfejtő vagy könyvelő dolgozott az ügyön, kapjon írásos értesítést és kérje el a cég a felelősségbiztosítása adatait.
• Szakértő. Az adójogi átnézés a NAV felé nyitott lehetőségekről szól, a kárigény kérdése ezzel párhuzamosan, de külön szálon fut.

Mi legyen a megbízási szerződésben?

Ha a bérszámfejtést külső szolgáltató végzi, a vita nagy része azon múlik, mit vállalt pontosan. Érdemes írásban rögzíteni, mely feladatok kerültek át hozzá, milyen adatot és milyen határidővel kap a cégtől és ki ellenőrzi a bevallások előtt az adatokat. Egy későbbi kárigénynél az lesz az első kérdés, hogy a hiba az ő feladatkörében történt-e és ezt a szerződés dönti el, nem az emlékezet.

Megelőzés a HR-folyamatban

Sok bírság mögött nem egyetlen elrontott nap áll, hanem egy régóta húzódó hiányosság, amelynek jelei jóval korábban látszottak. A bérszámfejtésben ez gyakran a hiányos dokumentáció: hiányzó vagy pontatlan munkaügyi iratok, szerződések, nyilvántartások, amelyek egy ellenőrzésen nem támasztják alá a bevallott adatokat.

Érdemes időről időre átnézni, hogy a bérszámfejtés mögötti iratok rendben vannak-e és hogy egy-egy bizonytalan adókérdésre (juttatások, új foglalkoztatási forma, szokatlan kifizetés) van-e szakértői válasz. Jobb, ha ezt a kérdést a cég teszi fel magának, mint ha egy ellenőrzés teszi fel helyette.

Ha a hiba már megtörtént, a gyakorlati útmutató arról, ki fizeti a NAV-bírságot, ha a könyvelő hibázott, segít szétválasztani a két eljárást és a teendőket.

A cikk a HRPortal ügynökségi partneri együttműködésében készült.