Adatrögzítés helyett adatelemzés és adatvezérelt döntések - így alakul át a bérszámfejtő szakma

– Milyen készségeket érdemes figyelni, amikor egy vállalat bérszámfejtőt keres?

– Tapasztalt bérszámfejtőt találni nem könnyű. Ráadásul fokozatosan át is alakul a skillset, amire szükség lehet ebben a pozícióban. A folyamatok digitalizálása és automatizálása oda vezet, hogy a bérszámfejtők munkájában egyre kevesebb a manuális adatrögzítés, helyette egyre több az adminisztrációs szoftverek működtetése, az adatelemzés, a szakmai elemzés és a tanácsadás.

– Milyen hatással van ez a folyamat a HR osztályok működésére?

– Ahogy a szervezetek átállnak digitalizált HR megoldásokra, az adminisztrációs folyamatok sokkal hatékonyabbá válnak, és az utólagos riportolások helyét átveszik a naprakész munkaerőköltség-elemzések, sőt a forecastok. Ezek lehetővé teszik, hogy a bérek és járulékok terhét már ne csak elszenvedje a költségvetés, hanem tervezhető, sőt, optimalizálható tényezőkké váljanak.

– Hol van ennek különösen nagy jelentősége?

– Tipikusan ilyen a munkaidőkeretes foglalkoztatás, ahol a tervezésben általában az elsődleges szempont a kompetencia és a kapacitás, és a költségoptimalizálás sokszor csak a sor végén kullog. Pedig éves szinten több tízmillió forint csúszhat el észrevétlenül mindezen. Ha ezen a területen digitalizált megoldásokkal naprakész kontrollt biztosítunk, akkor a megtakarítások feltárhatók, kimutathatók lesznek, az optimalizálás pedig fejleszthetővé, értékelhetővé válik.

– Hogyan segítheti a bérszámfejtés a döntéshozást?

– A bérszámfejtés már nem csak feldolgozza a múltat, hanem érdemi adatot szolgáltat a jelenről és előkalkulációt ad a közeljövőre vonatkozóan. Ez segíti a HR vezetőt abban, hogy a gazdasági vezetés partnere legyen, hiszen az egyik legnagyobb költségtételre van ráhatása. A HR így már nem az adatgyűjtéssel és a riportok összeállításával tölti az idejét, hanem magasabb hozzáadott értékű munkát végez: automatikusan generált KPI grafikonokat figyel és elemez, az eredményeket bemutatja, és javaslatokat tesz a gazdaságosabb működésre.

– Hogyan juthat el idáig egy vállalat könnyen és gyorsan?

– Az outsourcing egy hatékony és gyors megoldás lehet erre. A változás akár hetek alatt véghezvihető év közben is, és az eredménye nem csak a korábbi folyamatok elvégzése máshol, hanem továbblépés az adatfeldolgozás és elemzés következő szintjére, lehetőség a fejlődésre.

– Mikor érdemes elgondolkodni a kiszervezésen?

– Bármikor, ha úgy érezzük, hogy a belső folyamat már a fejlődés akadálya. De a gyakorlatban általában akkor merül fel a kiszervezés, mint alternatíva, amikor távozik egy belsős bérszámfejtő, és nehezen tudják pótolni. Gyakori tapasztalat, hogy néhány száz fős létszám esetén nem is igazán hatékony a belső bérszámfejtés. Egy szakértő kevés, kettő gyakran sok, a helyettesítés és pótlás nehéz. Ilyenkor észszerű alternatíva a folyamatok kiszervezése, hiszen lehet, hogy nem is a következő bérszámfejtőt kell megtalálni, hanem elérkezett az idő a szintlépésre. Arra, hogy megteremtsük a lehetőséget a folyamatfejlesztésre, a digitalizációra, az adatalapú gazdasági döntésekre.