Csak a trend miatt nem érdemes a HR-t felhőbe költöztetni

A HR-ben egészen sok a felhő

Horváth Krisztina, az SAP Hungary Kft. HR-igazgatója szerint olyan területeken figyelhető meg a felhő megoldások előretörése, ahol fontos a gyors bevezetési idő, a felhasználói élmény, és hogy a legújabb innovációk azonnal beépüljenek a rendszerekbe. “A sort a HR vezeti, de tapasztalataink szerint feljövőben van a marketing, a beszerzés, a vállalatirányítás területe, sőt egyes fejlesztői környezetek is. Szakmai területektől függetlenül ilyen továbbá az üzleti elemzések szegmense, a közösségi kollaborációs megoldások. A felhőalapú használat további előnyeihez tartozik, hogy nem kell beruházni hardverekbe, helyi IT támogatás sem szükséges” - mondta a HR-vezető.

Bába-Szabó Magda, a Generali Biztosító HR és kommunikációs igazgatója elmondta, hogy a vállalatnál a HR nemzetközi cégcsoport szinten számos lépést tett a felhő alapú megoldások irányába. A tervek szerint 2017-18 fordulóján bevezetik be az Oracle Orion rendszert, jelenleg SAP-t használnak. Emellett a toborzásban alkalmazott felhő alapú videóinterjúkkal a vidéki jelöltek kiválasztásakor sok HR kapacitást spóroltak meg 2016-ban.

A Vodafone-nál az Office 365 használata elsősorban az otthonról végezhető munkákat támogatja, így tartózkodási helytől függetlenül közösen dolgozhatnak a munkatársak. „Szeretnénk szélesebb körben használni ezt a lehetőséget. Terveink szerint a tréning platform kerül majd felhő alapra, ezzel a Vodafone belső munkatársai és a franchise partnereink alkalmazottjai azonos értékek alapján fejleszthetik tudásukat” - mondta Tóth Zsuzsanna, a cég HR-igazgatója.

Informatikai cégként a Delta Csoportnál „törvényszerű” volt a felhőmegoldások megjelenése HR téren is - mondta Rátkai Balázs, a cég HR-vezetője, aki arról is beszámolt, hogy a HR esetében jelenleg ez nem nyilvános kereskedelmi forgalomban működő felhő-szolgáltatás, hanem belső fejlesztés.

A betanulás teher lehet

“A felhő, mint minden szoftveres megoldás, strukturáltabb, irányítottabb adatkezelést követel, mint az általános office alkalmazásokra épülő „manuális” működés. A strukturáltság jellemzően növeli a hatékonyságot, de esetileg csökkenti a rugalmasságot, illetve az átállási projekt komoly döntési pont. Szintén figyelembe kell venni, hogy a rendszer adatkezelési sémája általában nem csak a HR-től, hanem a külső-belső partnerektől is strukturáltabb adatszolgáltatást követel, tehát „melósabb” (jellemző példa lehet egy online toborzási felület, ahol a jelentkezőknek sokszor igen hosszú adatbetöltéseket kell elvégezni)” - fejtette ki véleményét a HR vezető, aki szerint az esetleges nehézségek ellenére a magasabb szintű digitalizáció előnyei már középtávon is szinte biztosan jelentkeznek, ám rövid távon számítani kell arra, hogy nem minden „ügyfél” és érintett érzékeli ezt elsőre, hiszen megismerési, betanulási terhelést jelent” - mondta a HR-vezető. Persze, mint minden új rendszer bevezetésénél, a „felhősítés” kapcsán is nagyon fontos az oktatás, tájékoztatás, célok és hasznosság ismertetése, Rátkai Balázs szerint ez nem csak a munkatársak felé fontos, hanem ha a felhő külső partnert, jelentkezőt érint, akkor feléjük is indokolt kommunikálni a legfontosabb érveket. “E téren azt gondolom, jócskán van még mit tenni, például egyetlen felhő alapú toborzási felületen sem láttam még, hogy a jelentkezők felé, a CV/Linkedin profil csatolását megelőző bőséges gépelés kényelmetlenségét, bármiféle kommunikáció megtámogatná, vagy akár udvariassággal ellensúlyozná, vagyis az üzenet nyers: ...azért gépeled az adataidat, mert így követeljük meg” - mondta a HR-vezető.

Az SAP Magyarországon, a globális roll-out részeként 2012-ben kezdte bevezetni, használni az SAP SuccessFactors szoftverét, elsőként olyan modulokkal, mint cél és képzés tervezés, közösségi kollaboráció, ezt követte a többi funkció felhőbe helyezése, mondta Horváth Krisztina a saját “felhősítési” folyamataikról. Ugyanakkor számos hazai vállalat is használja e megoldást. “A legkisebb hazai ügyfél egy 10 fős cég, míg a legnagyobb közel 8 000 alkalmazottal rendelkezik. E megoldás lefedi a HR-es igényeket a toborzástól a nyugdíjazásig. A moduláris felépítésnek köszönhetően bármelyik modullal lehet kezdeni a bevezetést és bármelyik irányába tovább lehet lépni.” Az SAP-nál a HR szinte minden területe felhőben működik: a recruitment, a tréning-, fejlesztés- és karrier tervezés, a célkitűzések, a teljesítmény-értékelés, a fizetés- és bónusz tervezés, az ellenőrzés, az analitika, a tehetségmenedzsment, az utánpótlástervezés, az onboarding és a dolgozói profil kezelése. A fejlett technológiának is köszönhető, hogy igen hatékonyan tud dolgozni a HR szervezet. Recruitment tekintetében az például nagy előny, hogy a nyitott pozícióink közvetlenül megjelennek a közösségi oldalakon, mint pl. LinkedIn, Indeed. Azaz e modul marketing eszközként is tekinthető, amely összeköti a karrierportált és az álláshirdetéseket 100-200 közösségi felülettel” - számolt be a HR-vezető. Az SAP-nál (kb. 75 000 embernél) mindössze 3 hét alatt zajlott le az éves fizetés tervezés, bónusz- és virtuális részvény kiosztás és a kinevezések jóváhagyása, az ellenőrzésekkel együtt - ez is a felhőnek köszönhető eredmény.

Csak a trend miatt inkább ne

Rátkai Balázs szerint felhőmegoldás alkalmazása bármely HR területen célszerű lehet, nem lát olyan általános érvényű korlátot, ami miatt valamely HR funkcióban nem tanácsos felhő megoldás alkalmazása. Ugyanakkor véleménye szerint az jelenthet valós kockázatot, ha a felhő alkalmazása mögött nem reális és konkrét célok, hanem alapvetően trendkövetés, kirakatszerű modernizációs vágy húzódik.

“A felhővel kapcsolatban gyakori felvetés az adatbiztonság és a hozzáférés stabilitása. Megítélésem szerint sok esetben aggódnak adatbiztonságon olyan háttérrel, ahol az aktuálisan működő nem felhő alapú rendszer mind folyamatszervezés, mind informatika megvalósítás tekintetében igen gyengéd védett, kevéssé stabil, könnyen támadható. Szőrszálhasogatásnak tűnik kivételesen magas biztonságot követelni egy felhőtől, miközben az évek óta alkalmazott aktuális rendszer biztonsági paramétereire a HR eddig különösebben nem figyelt, az eddig is létező kockázatok szintjét nem ismerte és eleve az információbiztonsággal csak esetileg, minimális mélységben foglalkozik. Példaként életszerű ellentmondás, hogy adott szervezet aggódik a felhő adatbiztonsága, mint technológiai kockázat miatt, miközben humán kockázat terén költségmegtakarítási célból aránytalanul laza, mondjuk rendre junior munkavállalót vesz fel szenior helyett, akikre szakmai felkészültségét és gyakorlatát meghaladó feladatot bíz” - véli Rátkai Balázs.

Horváth Krisztina is úgy látja, hogy sokan tartanak a felhőalapú megoldásoktól, éppen adatbiztonsági okokra hivatkozva. “A fenntartások nagy része a felhőkorszak előtti idő megszokásaiból ered, hogy az adatnak a vállalatnál van a helye. Egy adatközpont mára azonban jóval nagyobb biztonságot képes adni, mint a legtöbb vállalat saját szerverterme. A jövő a felhőtechnológiáé, innen jönnek az innovációk, mint például a mesterséges intelligencia előnyeinek kihasználása a HR területén.

Ugyanakkor belső, szervezeten belüli okokat is fel lehet sorolni. A felhő technológia és a felhasználói felületek fejlődése lehetővé teszi a dolgozói önkiszolgáló rendszerek kialakítását. Ez megváltoztatja a HR folyamatokban betöltött szerepeket mind a HR-es, mind a dolgozó vagy a vezető szemszögéből. Sokszor ez szervezeti kultúraváltást jelenthet, és nem minden szervezet nyitott ilyen újításra, ugyanis ragaszkodnak a régi szerepekhez, a vállalati hierarchia igen szilárd, az információt pedig maguknál akarják tartani.

A Delta HR-vezetője szerint az elkövetkező pár évet illetően valószínűleg tovább bővül majd a felhő alapú megoldások köre, egyre jobb és funkcionálisan gazdagabb alkalmazások egyre inkább felhőként születnek, így elkerülhetetlenül tovább zajlik majd ez a térnyerés. “Azt azért utópiának tartom, hogy a HR adatforgalma teljeskörűen és minden funkciót tekintve „felhőbe költözik”, bár nyilván lesznek, akár vannak ilyen cégek, de széles körben nem számítok erre az elkövetkező 5 évben.

A felhő mellett ugyanakkor érdemes figyelmünket az időközben erősödő legújabb technológiai trendek HR vetületére, vagy lehetséges HR felhasználására fordítani. A „köd” és az IoT (Internet of Things) megoldásoknak vannak, lesznek, vagy igény esetén lehetnek HR felhasználási irányai, ami HR lehetőségek rendkívül gazdag új tárházát nyithatja meg. A felhő mellett, vagy akár attól függetlenül, már itt egy új technológiai lépcső, ami a HR-ben is új trendet jelent majd” - zárta gondolatait Rátkai Balázs, akivel az SAP HR-vezetője is egyetért abban, hogy nem fog mindenki áttérni teljesen a felhőbe, nagyon sok vállalat hibrid megközelítést alkalmaz és fog is alkalmazni, azaz egyes felhőmegoldásokat a helyben futtatott rendszerével köt össze.