Csomagold be az irodát! Mire figyelj, ha költözik a vállalkozásod?

Az irodád költöztetése cseppet sem jelent könnyebb feladatot, sőt még több körültekintést igényel. Számos oka lehet az iroda költöztetésének: a költségek csökkentése is indokolhatja, de a bővülő ügyfélkör miatt szükséged lehet akár nagyobb helyre is. A könnyebb megközelíthetőség, a vásárlóid parkolási lehetőségeinek egyszerűbbé tétele szintén késztethetnek költözésre.

Manapság a pandémia miatt is előállhat olyan helyzet, ami miatt a költözés mellet kell döntened. Előfordulhat, hogy olyan ingatlant kell találnod, ahol a higiéniai előírások könnyebben betarthatóak a kollégáid vagy ügyfeleid védelme érdekben. Természetesen az is költözésre ösztönözhet, ha kényelmesebb, modernebb munkakörülményeket szeretnél biztosítani saját magad és munkatársaid részére.

Hogyan vágj bele az irodaköltöztetésbe?

Egy cég életében a költözés szempontjából a gyorsaság az egyik legfontosabb tényező. Anyagi kieséssel járhat, ha több napra le kell állítani az iroda munkáját az összecsomagolás, a bútorszállítás, a rakodási munkálatok miatt. A helyzetet csak nehezítheti, ha spórolás miatt mindent saját magad és a kollégáid próbáltok megoldani. Lehet, hogy a munkatársak szívesen részt vesznek a költözésben, de tapasztalatlanságuk miatt megnövelheti a költözés idejét. Rosszabb esetben pedig az irodai bútorok, eszközök vagy akár a munkatársaid is megsérülhetnek. Hidd el, a költözésre fordított időt hasznosabban el tudjátok tölteni home office-ban dolgozva!

Bérelj fel profi költöztető céget, használj bútortaxi szolgáltatást! Ők rendelkeznek megfelelő tapasztalattal, szakértelemmel és a költözéshez szükséges eszközparkkal: teherautóval, hevederekkel, lépcsőjáró molnárkocsival stb. Nemcsak gyorsabban lezajlik a költöztetés, de a legtöbb problémát leveszik a válladról. Léteznek olyan cégek is, amelyek akár egy éjszaka vagy hétvége alatt elvégzik a „piszkos munkát”. Így gyakorlatilag semmilyen hátrány nem éri a vállalkozásodat a költözés miatt.

Időben vágj bele az előkészületekbe!

Gondolkodj előre! Akár már hetekkel vagy hónapokkal a költözés előtt kezdj el tervezni. Nézd meg a kiszemelt új irodát, beférnek-e oda a kívánt eszközök, bútorok. Megfelelő-e közlekedés a céged és az ügyfelek igényei szempontjából is. Kérj ajánlatot költöztető cégektől, majd jó előre egyeztess időpontot a kiválasztott vállalkozással Ha van rá lehetőség, akkor tavaszra időzítsd a költöztetést, ezt az évszakot tartják legideálisabbnak a tapasztalt költöztető cégek.

● Szelektáld azokat az eszközöket, iratokat, amelyeket már nem szükségesek! Feleslegesen ne kelljen azokat is szállítani. Szerezz be megfelelő mennyiségű dobozt!
● A kollégák külön-külön címkézzék fel, pakolják be saját dobozaikat. Később egyszerűbb lesz megtalálni mindenkinek a saját holmiját. Helyiségek szerint is érdemes elkülöníteni a csomagokat.
● Az irodai-, a mosdóban használatos, vagy konyhai eszközöket külön-külön dobozoljátok!
● Az éles tárgyakat csomagold be újságpapírba, vagy légbuborékos fóliába! Ez utóbbi kiváló helykitöltőnek is, hogy a dobozban ne mozdulhassanak el a tárgyak a szállításkor, és ne sérüljenek.

● Az irodai bútorokat érdemes befóliázni, a fogantyúkat leszerelni, a polcokat és a fiókokat kiszerelni, az ajtókat leragasztani, hogy megkönnyítsd a szállítást.
● A műszaki eszközöket is érdemes védőfóliába becsomagolni. A törékeny holmikat tartalmazó dobozokat jelöljétek meg!
● A dobozok oldalát címkézd fel, tartalmukról készíts egy listát - papíron vagy excel táblázat formájában! Így később a kipakolásnál könnyebb lesz megtalálni a szükséges munkaeszközöket és kisebb eséllyel fogak elkeveredni.
● Az értékesebb tárgyak, laptopok, vagy fontos céges iratok szállításáról saját magad gondoskodj - ne csomagoljátok el, kerüljön inkább kézipoggyászba!

Segítsd a költöztetők munkáját!

A megfelelően összecsomagolt dobozok, előkészített bútorok nagyban segítik a költöztetők munkáját. Érdemes már kora reggel vagy előző nap minél közelebbi parkolóhelyet foglalni a teherfuvarozók részére. Időben nagyon elnyújthatja a költözést, ha a szomszédos utcában parkoló teherautóba kell átpakolni a bútorokat, dobozokat. Az új iroda helyszínén szintén figyelj oda erre!

Tájékoztasd a szállítókat, hogy az új helyszínen hová rakodják ki a szállítmányt, hogy minden a megfelelő helyére kerüljön, később ezzel már ne kelljen foglalkoznotok. Mielőtt elköszönnél a szállítóktól, ellenőrizzétek le, hogy minden átkerült-e az új irodába és véletlenül sem maradt doboz a teherautóban!

Tájékoztasd az ügyfeleidet is!

Nagyon fontos, hogy az ügyfeleket előre tájékoztasd a költözésről illetve az új elérhetőségekről. Ezt legegyszerűbben a weboldaladon, hírlevélben vagy a közösségi média felületeken teheted meg. Kellemetlen, ha a bútorszállítás kellős közepén állít be egy fontos üzleti partnerünk, vagy egy üres irodát talál az ügyfél a jól megszokott címen.

Az irodaköltöztetés tehát megkönnyíthető, ha elegendő időt szánsz a tervezésre és az előkészületekre. Ne akarj mindent magadra vállalni vagy a kollégákkal megcsináltatni! Szinte biztos, hogy a munkából történő kiesés több veszteséggel jár, mint amennyit megspórolnál a szállítókon. A munka nehezebb részét bízd nyugodtan szakemberekre, gyorsabban és biztonságosabban végzik majd el az irodaköltöztetéssel járó feladatokat, te pedig sokkal nyugodtabban élheted át az irodaköltöztetéssel járó nehézségeket.