Egy civil szervezet működésében is sokat segíthet egy korszerű CRM rendszer

Meglehetősen nehéz fenntartani a hatékony működést, pláne, ha az adminisztráció is “kőkorszaki” módon, kör-e-mailek, Excel-táblák formájában, netán papíralapon történik. Ennél ma már sokkal jobb lehetőségek is vannak, például a MiniCRM felhőalapú szoftvere, ami jóval több, mint egy sima ügyfélkapcsolat-menedzselő program. S hogy miben segítheti egy civil szervezet munkáját? Nézzünk pár példát!

Kapcsolattartás az adományozókkal

Cikkünk kedvéért vegyünk egy fiktív civil szervezetet, a Szerető Otthont Minden Kedvencnek állatvédő egyesületet. Nevükből következően az ő tevékenységük az állatok mentése és örökbe adása.

Mivel a sok gondozásukban lévő állat ellátása igen nagy anyagi teher, ezért a szervezetnek rendszeres adományozókra van szüksége. Szerencsére ezzel nincs gond, nagyon sok jólelkű magánszemély és cég van, akik rendszeresen kisebb-nagyobb összegekkel, felszereléssel támogatják őket.

Az adományozók adatait pedig CRM rendszerben tárolják, hiszen itt nagyon könnyen lehet létrehozni számukra profilokat, ahol szerepelnek az elérhetőségek, a korábbi interakciók, adományok.

Az automatizmusoknak köszönhetően pedig a rendszer képes e-mailek útján akár személyre szabott leveleket is küldeni nekik, ezzel elősegítve, hogy továbbra is támogassák a szervezetet. “Kedves Mónika, a nálunk lévő cicák nevében is köszönjük szépen a legutóbbi macskaeledel és -alom adományodat! A gondozásunkban lévő állatoknak továbbra is nagy szükségük van a támogatásodra, így ha teheted, kérlek gondolj ránk ismét!”

Átlátható pénzügyek

Bár a civil szervezetek általában nonprofit elven működnek, ettől még nekik is ugyanúgy nyilvántartást kell vezetniük a pénzügyekről, hogy megmaradjon az adományozók bizalma, és hogy a rendelkezésre álló összegek felhasználása megfelelően történjen.

Egy CRM rendszer ebben is segít, hiszen a számlázás egyszerűen nyomon követhetővé válik, kezelhetőek a kintlévőségek.

Valamint a szponzorok és partnerek számára lehet riportokat készíteni, így ők is látni fogják, hogy a szervezet tényleg az állatok ellátására fordítja az adományokat, például az állatorvosi költségek fedezésére vagy a menhely infrastruktúrájának fejlesztésére.

Hatékony projektmenedzsment

Egy állatvédő szervezetnél sokszor elég kaotikus a helyzet a munkaerőt illetően, hiszen vannak alkalmi és hosszabb távon dolgozó önkéntesek, ideiglenes gazdik, illetve azok, akik irányítják a menhelyet.

Egy CRM-re épülő központi adatbázisban viszont átláthatóan tárolhatóak az önkéntesek adatai, egyszerűbb és személyre szabottabb lehet velük a kommunikáció. Például ha van egy olyan önkéntesünk, aki korábban jelezte, hogy szívesen fogadna be kutyákat ideiglenesen, akkor rögtön őt kereshetjük, ha néhány új ebbel gyarapodik a már teltházon üzemelő menhely.