Szerző: HR Portal
Megjelent: 2 hónapja

Egyre fontosabb a profi dokumentum menedzsment: trendek a jövő irodájában

A pandémia nagy lökést adott a digitalizációnak és a hibrid munkavégzésre való átállásnak, ami jelentős hatással volt a munkahelyi dokumentumok kezelésére is. Kevesebbet nyomtatunk, felértékelődnek az elektronikus dokumentumok, a távoli elérés és az adatbiztonság. Hogyan reagál erre a jelenségre a nyomtatópiac? Milyen megoldásaik vannak a vállalatok, s azon belül a HR osztályok számára? Erről beszélgettünk Juhász Lászlóval, a japán Kyocera termékeit forgalmazó Global-Union Kft. tulajdonosával és ügyvezetőjével, aki azt is elárulta, miként zárható ki, hogy a folyosói nyomtatóból kijövő bérpapír illetéktelen kezekbe jusson.

Egyre több cég próbálja csökkenteni a nyomtatását, részben költség, részben környezetvédelmi okokból kifolyólag. Hogyan hat ez a nyomtatógyártók piacára?

A minőségi, fenntartható módon gyártott, hosszú élettartamú nyomtatóknak lesz jövője, fontos szerepet töltenek be az irodákban. Ám valóban, változnak a trendek. Egyre kevesebb dokumentumot nyomtatunk ki, azonban ezzel párhuzamosan nő az elektronikus dokumentumok szerepe: biztonságos, és hatékony tárolásuk, kezelésük és elérésük felértékelődött. A gyártók - így a Kyocera is - hosszú távon a szoftver- és a szolgáltatás-központúságra helyezik majd a hangsúlyt. Az elmúlt időszakban számos akvizícióra tett szert, így olyan európai és amerikai cégek kerültek be a portfólióba, akik piacvezető szerepet töltenek be dokumentum menedzsment rendszerek (DMS) fejlesztésében.

Mit tudnak ezek a szoftverek?

Fő funkciójuk, hogy a PDF, Word, Excel és egyéb formátumú dokumentumokat valamilyen, a vállalat folyamataihoz illeszkedő közös térben lehessen tárolni, szerkeszteni, illetve a dokumentumokkal kapcsolatos feladatokat a kollégákhoz kapcsolni. A Kyocera az elmúlt pár évben az on-premise megoldásai mellett felhő alapú rendszerekben is gondolkodik. A felhő alapú központi nyomtatási és szkennelési management azokat a vállalkozásokat segíti, amelyek elszórt telephellyel rendelkeznek vagy egyéb okból fontos számukra, hogy könnyen hozzáférhetővé tegyék ezeket a szolgáltatásokat a munkavállalóik, vagy harmadik felek számára és ezért előny, hogy az eszközök és szolgáltatások nem egyetlen hálózaton, hanem felhő alapon érhetőek el.

Van-e olyan innováció, amelyet kiemelne az utóbbi időszakból?

Ezek az eszközök ma már olyan szoftverekkel bővíthetők, amelyek mesterséges intelligenciát használva felismerik és szerkeszthetővé teszik a kézírást. Ez kifejezett előny azokon a területeken, ahol nagy mennyiségben keletkeznek kézzel írt dokumentumok.

Az IT biztonságnak is egyre fontosabb szerep jut, hiszen a hibrid munkavégzéssel eddig nem tapasztalt kockázatok jelentek meg. A felhasználó-azonosítás nagy kihívás, főleg otthoni munkavégzés esetén a vállalati eszközön történő szkennelés, nyomtatás folyamatában. Manapság már könnyen megoldható, hogy egy folyosón levő nyomtatóból csak az a személy kapja meg a kinyomtatott anyagot, aki azt elküldte oda és ott például egy belépőkártyával azonosítja magát. 

A Kyocera Corporation és a Global-Union Kft.

A japán Kyocera társaságot dr. Kazuo Inamori alapította 1959-ben, aki az évtizedek alatt a japán gazdaság tekintélyes topmenedzserévé avanzsált, s 90 éves korában idén szeptemberben hunyt el. A vállalatcsoport az elektromos irodai felszerelések (például nyomtatók), az elektromos alkatrészek, a napelemek, a mobiltelefonok, a high-tech kerámiák vezető gyártója a világon. Mintegy 83 000 embert foglalkoztat húsznál is több országban, a központja Kiotóban, Japánban található. A 2022. március 31-én zárult pénzügyi évben 15 milliárd dollár nettó árbevételt ért el. Az exkluzív magyarországi disztribútor céget, a Global-Union Kft.-t, Juhász László alapította 1992-ben, aki akkor húszas éveiben járt műegyetemi mérnöki diplomával a kézben. A cég 2001-ben kezdte meg a japán Kyocera multifunkciós termékek hazai forgalmazását, majd 2003-ban hivatalos disztribútor státuszba került. Az igazi mérföldkövet a 2014-es évet jelentette, amikor a Kyocera Document Solutions termékek kizárólagos hazai disztribútorcégévé vált. 2019-ben megkapták a Kyocera Solar disztribúciós jogát, és ezzel beléptek az energetika piacára is. A magyar cég 2021-ben 2,6 milliárd forint árbevételt ért el. Erre az évre közel 5 milliárd forintos nettó forgalmat vár.. Központjuk Budapest XVII. kerületében található.

Egyre többet beszélnek a cégek a fenntarthatóságról. Önök mit tesznek ezért?

A nyomtatók esetében az elhasznált toner kazettát díjmentesen visszavesszük, visszaszállítjuk partnereinktől és az előírások szerint kezeljük. Házon belül fontos szemlélet, hogy az energiával takarékoskodni kell. Az épület energiamenedzsmentjét okosszoftverek felügyelik, teljesen megszűnt a gázfogyasztásunk, mindent árammal üzemeltetünk, amelyet saját napelemeink termelnek.  A környezettudatos vilgágnézetünket az 1,2 MW-os szolárfarmunk is tükrözi, amely Szobon üzemel, a második közel 500 kW-os vámosmikolai erőművünk pedig várhatóan 2023 tavaszára készül el. Ezeket a folyamatokat nagyban támogatta, hogy 4 évvel ezelőtt új üzletággal bővültünk, a nyomtató- és multifunkciós készülékek, valamint a szoftveres megoldások mellett már napelemes projektek teljes körű tervezésével, illetve kivitelezésével is foglalkozunk.

A nyitóképen Juhász László a Global-Union Kft. ügyvezető-tulajdonosa, és lánya, Juhász Dorottya, a cég marketing és PR managere, illetve cégvezetője

  • 2023.02.08Az MT. új szabályai - munkajogi aktualitások, változások 2023. Az Országgyűlés 2022. decemberében módosította a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvényt, mely több pontban is módosult a korábbiakhoz képest. On-line programunk keretében szeretnénk bemutatni résztvevőinknek a módosításban érintett részeket, aktualitásokat gyakorlati megközelítésben. Részletek Jegyek
  • 2023.02.15Hoshin Kanri képzés A Hoshin Kanri, amely a minőségi termékek és szolgáltatások biztosítása érdekében a változásmenedzsment projektek lebontásával segíti elő az egész vállalatra kiterjedő stratégiai tervezést, ezáltal megvalósítja a munkafolyamatok racionális napi menedzsment rendszerének hosszú távú kialakítását a szervezetnél. A Hoshin Kanri módszer megismerése és a stratégiai célok lebontása, célmegállapodások megkötése, erőforrás és projekttervek, akció meghatározása a célok elérése érdekében. Részletek Jegyek
  • 2023.02.16Lean black belt képzés A képzés során a résztvevő megismerhetik azokat a haladó és új lean módszereket, illetve az Ipar 4.0-hoz kapcsolódó fejlesztéseket, amelyek ráépülnek és kiegészítik a korábbi lean ismereteiket, ezzel szélesebb körben tudják a szervezetüknél folyó lean bevezetést támogatni. Részletek Jegyek
  • 2023.03.22recruiTECH konferencia A recruiTECH elsősorban HR vezetőknek, toborzóknak, toborzási vezetőknek, employer branding specialistáknak és learning & development szakembereknek szól, akik napi szinten küzdenek a toborzási céljaikért a munkaerőpiacon, akik keresik az új megoldásokat, melyek segítségével hatékonyabbá tehetik vállalatuk tevékenységét. Részletek Jegyek
További cikkek
Eltűnt a telefonod? Így találhatod meg!

Mindannyiunk életében előfordulhat, hogy eltűnik a telefonunk. A rejtélyes eltűnések hátterében számos ok állhat – elkevertük valahová,... Teljes cikk

Olyan hatalmas segítséget kapnak a HR-esek, hogy az egész munkaerőpiac megérzi majd

Egy magyar HR-Tech cég úgy döntött, komolyan felforgatja a vállalatok életét. Teljes cikk

Interjúsorozat a Fülöp-szigetekiek munkavállalásáról

A mai munkaerő-piaci helyzetben nagyon nagy szerepe van a külföldi munkavállalóknak, hiszen a legfontosabb tőke a hatékony és megbízható munkaerő,... Teljes cikk