Erre figyelj, ha hibrid csapatot vezetsz

“Hibrid csapatok eddig is működtek, gondoljunk csak egy multi cég regionális központjából vezetett több országot átfogó egységre. Az újdonság mégis az, hogy ez innentől sokkal nagyobb kört érint, az átlagos munkahelyeken is megjelenik” - kezdi Szabó Zsófia, az Ascon Consulting partnere.

Nem hasonlítható a hibrid működés az utóbbi egy év kényszerű home office-ához sem, mert akkor nem volt választási lehetőség és minden csapattag ugyanabban a helyzetben találta magát. Otthonról csatlakozott be a neten egy virtuálisan csoporthoz. Most nagyobb lesz a mozgástér. Ugyan várhatóan a járványhelyzet után csak kevés cég engedélyez 100 százalék home office-t, a heti kettő-öt nap közötti bejárás már széles palettát hoz létre a munkavállalók között.

A szakértő arra figyelmeztet, hogy újra kell gondolni a csapat működését, a normákat. Tisztázni kell, ki, honnan, mikor dolgozik, mikor lesznek a személyes találkozások, mire elég az online jelenlét. Figyelni kell a feladatkiadásra is, az elvárások megfogalmazására, az egyenletes terhelésre. Fontos a tervezhetőség és a tervezettség is. Lesznek napok, amikor a teljes csapatnak az irodában kell tartózkodnia. Ekkor mindenki olyat csinál - például kapcsolatot épít, ötletel - amit online nehezebb. Átalakulnak az irodai terek is: kevesebb lesz a munkaállomás, több a kollaborációs tér.

Ezekre a kérdésekre válaszoljunk

A szakértő szerint a következő kérdéseket érdemes tisztázni egy vezetőnek:
- Hogyan tudok fair lenni és így bánni a munkatársakkal és legkülönbözőbb körülményeikkel?
- Hogyan tudunk transzparensen működni és vezetőként a tagokat transzparensen támogatni?
- Miként tud a csapat inkluzív maradni? Mit teszek, ha azt látom, hogy valaki szorul ki a csapatból?
- Miként tudok biztonságot, bizalmat építeni a ritkább találkozások dacára?
- Hogyan alakíthatjuk át a meeting struktúrát, hogyan biztosítható, hogy ne legyen mindenki naptára back to back meetinggel tele? Hogyan segíthetem újra a spontán találkozásokat?

Fontos és új csapattéma lesz a sokszinten megjelenő töredezettség. “A vegyes működés veszélye, hogy a kollégák könnyen a perifériára sodródhatnak. Ha például egy tíz fős megbeszélésen 6 fő az irodában beül egy tárgyalóba, négy online csatlakozik be, akkor ez egyenlőtlen, mert a hat ember sokkal több mindent érzékel egymásból és könnyen elfeledkezik az online becsatlakozókról. Erre sokan azt a gyakorlatot használják, hogy az irodából is mindenki online jelentkezik be a meetingre” - hoz példát Szabó Zsófia.

Gyakrabban bejárhatnak az előmenetelt akarók

Előfordulhat, hogy egy nagyobb csapaton belül kisebb entitások alakulnak ki. Például akik csütörtökön járnak be, akik állandóan bent vannak vagy akik egy településen élnek és helyben meetingelnek. Előfordulhat mozgás is csapaton belül: visszajönnek fixen az irodába azok, akik kinevezésre várnak vagy úgy látják, hogy helyben jobban tudják érvényesíteni érdekeiket. Többet lehetnek home office-ban, akiknek gondja van vezetőjükkel vagy nem érzik erősnek a munkaadóhoz való köteléket. Nagy a céges szabályozás szerepe a mozgásban, azaz mennyire lesz választható az irodai jelenlét - home office aránya.

A szakértő szerint csak úgy lehet jó csapatot építeni, ha havonta néhány napot mindenki együtt tölt az irodában. Fontos az is, hogy hibrid módban legyen napi, vagy heti szintű becsekkolás, amikor a csapattagok látják egymást. Kell a dedikált idő, amikor a csapat magával foglalkozik, a tagok reflektálnak arra, ki hogyan érzi magát, hol a helye. A vezetőknek is nagyobb figyelmet kell fordítaniuk a csoporton belüli történésekre. Meg kell tanulniuk apró jelekből “levenni”, hol vannak gondok.

Szabó Zsófia szerint a cégek inkább még kísérleteznek e műfajjal. Most azt tesztelik, hogy a heti két-három nap bejárásnak milyen a hatása. A járványhelyzet függvényében – némi tapasztalatot felhalmozva már-  őszre jelenhet meg tréningigényként a hibrid csapatok vezetése. 

A nyitóképen Szabó Zsófia