Hány ügyféllel rendelkezik az igazán jó székhelyszolgáltató?

Most megmutatjuk azt, a székhelyszolgáltatás esetében miért érdemes olyan céget keresni, ahol nem az ügyfelek mennyisége, hanem sokkal inkább a szolgáltatás minősége a fontos.

Túl sok cég egy helyen: lehet-e probléma?

„Sok jó ember kis helyen is elfér” – tartja a mondás, a székhelyszolgáltatók esetében azonban érdemes azoknak a cégeknek jobban utána nézni, akik túlságosan zsúfoltak, és túlzottan sok vállalkozás számára biztosítanak székhelyet.

Önmagában persze az, hogy egy székhelyszolgáltató sok ügyféllel rendelkezik, még nem jelent problémát. Az IPA-mentes székhelyek például rendkívül népszerűek, és a budapesti szolgáltatóknál is előfordul, hogy egyszerre több száz ügyféllel rendelkeznek. Fontos azonban, hogy ezek a cégek minden esetben valóban létező, megbízható vállalkozások legyenek.

A túlzottan sok bejegyzett cég esetében ugyanis előfordulhat az, hogy úgynevezett cégtemetővel állunk szemben. Ezek olyan szolgáltatók, melyek ügyfeleiket nem ellenőrzik megfelelően, és gyakorlatilag bárkivel leszerződnek, köztük megszüntetés előtt álló, veszteséges vállalkozásokkal is.

Ez a gyakorlat szerencsére egyre ritkább, hiszen 2020 óta szigorú szabályok kötelezik a székhelyszolgáltatókat arra, hogy ügyfeleiket a bankokhoz és könyvelőkhöz hasonló módon átvilágítsák és szelektálják.

A legtöbb csalást egyebeket általában külföldi, jellemzően szerb vagy ukrán személyek nevére alapított cégekkel követik el. Ez azt jelenti, hogy a valós visszaéléseket nem ők követik el, hanem valakik az ő nevükben. Azért ezekből az országokból, mert ezekben az esetekben nehezebb, vagy nagyon nehéz a jogsegély. Éppen ezért a jó székhelyszolgáltató ügyfeleit minden esetben gondosan átvilágítja, ellenőrzi, a külföldi ügyfelek esetében pedig fokozottan nagy odafigyeléssel jár el a folyamat során.

Nem megfelelően ellátott feladatkörök

A székhelyszolgáltatás alapvetően többről szól, mint hogy vállalatunk papíron kap egy címet, melynek köszönhetően legálisan működhet. A székhelyszolgáltató feladatkörébe tartozik többek közt a hivatalos levelek érkeztetése, átvétele, megőrzése és azok elektronikus továbbítása, valamint az esetleges ellenőrzések során való rendelkezésre állás is.

Sőt, a székhelyszolgáltató minden esetben köteles az ügyfelei számára jól látható és olvasható cégtáblát is kihelyezni. A cég működése ugyanis csak akkor abban az esetben törvényes, ha a székhelyen a cég egyértelműen utal az elérhetőségére, s ezzel biztosítja a kapcsolattartás lehetőségét. Amennyiben a cég székhelyén egy ellenőrzés során a revizorok nem találják a cégtáblát, Az adóhivatal törli a cég adószámát.

A cégtáblának pedig minden esetben jól látható helyen kell lennie, jól olvasható adatokat kell szerepeltetnie, és az időjárási viszontagságoknak ellenálló anyagból kell készülnie. A törvényben foglalt előírásoknak nem felelnek meg az ingatlanon belül, például recepción az ajtók mellett elhelyezett cégtáblák. Hasonlóan problémás az ingatlan ajtajára kiragasztott papír, melyen a székhelyszolgáltatást igénybe vevő cégek egyszerűen felsorolásra kerülnek.

Nemcsak a zsúfolt szolgáltatónál lehet probléma

Összességében elmondható, hogy a sok ügyfél általában nem jelent problémát. A túlságosan kevés ügyféllel rendelkező, kis szolgáltatók esetében azonban már gyakrabban merülhetnek fel bizonyos kérdések.

Egy kezdő székhelyszolgáltató esetében például probléma lehet, ha az általa kezelt ügyfelek cégeinek kizárólag bérelt ingatlanban biztosítja a székhelyet. Ez persze nem azt jelenti, hogy egy székhelyszolgáltató kizárólag saját tulajdonban lévő ingatlanban gyakorolhatja tevékenységét.

Az azonban, ha szinte minden irodájuk bérelt, már okot adhat az aggodalomra. Abban az esetben ugyanis előfordulhat, hogy az ingatlan tulajdonosa felmondja a bérleti szerződést, és minden cégnek el kell mennie.

Ez rendkívül sok kellemetlenséget, adminisztrációs problémát és újabb kiadásokat okozhat, éppen ezért a kisebb székhelyszolgáltatók esetében mindenképp érdemes ellenőrizni, hogy az ügyfeleknek saját ingatlanban biztosítanak-e székhelyet. Egy régebb óta működő szolgáltató esetében az ilyen probléma esélye persze kicsi, hiszen a tapasztalatnak és a gyakorlatnak köszönhetően a hasonló helyzeteket jól tudják kezelni.

A régebb óta működő szolgáltató cégek esetében azonban szintén gyanúra adhat okot a túlzottan kevés ügyfél. Különösen abban az esetben, ha minden körülmény adott lenne ahhoz, hogy jóval több kuncsaftjuk is legyen. Ebben az esetben sejthető, hogy valami nincs rendben az a kínált szolgáltatással, így a legtöbb vállalkozás amennyire messzire csak lehet, elkerüli ezt a szolgáltatót.

Éppen ezért fontos, hogy mielőtt székhelyszolgáltató céget választanánk, bizonyosodjunk meg arról, hogy valós ügyfelekkel rendelkezik, akiknek valóban képes biztosítani a legális működéshez szükséges feltételeket, és azokat az alapokat, melyeket egy vállalkozás a székhelyszolgáltatótól elvárhat.

Mekkora ügyfélkörrel rendelkező székhelyszolgáltatót érdemes választani?

Összességében elmondható, hogy a nagy ügyfélszám önmagában még nem jelent problémát, mindössze csak annyit, hogy egy adott szolgáltatóval sokan szerződnek, melynek sok oka lehet.

A lényeg, hogy a jó székhelyszolgáltató minden esetben megválogatja azt, kivel dolgozik együtt, ügyfeleit gondosan átvilágítja és ellenőrzi, és minden alapvető feltételt biztosít ügyfelei számára, ezt pedig írásos szerződés formájában garantálja is a részükre.