Hatékony belső kommunikáció az intranet segítségével

A Magyar Telekom, a legtöbb munkavállalót foglalkoztató cégek közé tartozik az országban, és profilján túl ezért is már lassan 10 éve él a vállalati kommunikáció elektronikus eszközével és így az

intranettel. A vállalat intranetes tapasztalatairól Lipták Máriát,a Magyar Telekom belső PR osztályának vezetőjét kérdeztük.

"Az intranetünk nyitóoldala a Teleportál, olyan, mint egy magazin, vállalati híreket szolgáltat, emellett, az itt található menükből strukturáltan, kereshető formában teszi elérhetővé a közérdekű információkat, adatbázisokat, vállalati jelentéseket, cikkeket, sajtóközleményeket, belső utasításokat és nyomtatványokat. Érdemes tudni, hogy az intranet csoportszintű, tehát a többségi tulajdonú hazai tagvállalatok is elérik, akik egyúttal a saját intranet-oldalaikat is megmutatják a nagyobb közösség számára. A szükséges információk megtalálását a felhasználóbarát elhelyezésen túl a kezdőlapba integrált kereső is segíti, amely minden éjszaka végigpásztázza a tartalmakat."

Az intranet mint központosított telefonkönyv és komplex vállalati navigátor
A TelePortál egyik leggyakrabban használt eszköze az elektronikus telefonkönyv, amely a munkatársak telefon- és faxszámát, e-mail címét, valamint az adott kolléga szervezetét is megmutatja - továbbá a terület profiljáról és kompetenciáiról nyújt tájékoztatást. Segít a szervezetben való eligazodásban úgy, hogy az illető munkatárs felettese, szervezeti egységének teljes névsora, sőt a szervezet intranetoldala is elérhető a telefonkönyv megfelelő menüpontjára való kattintás után.

A Navigátor menüpont mögött a vállalati tudásmenedzsment rendszerének legfontosabb online felülete található, ami a vállalaton belül és kívül fellelhető szakmai és üzleti információk gyűjteményében való eligazodást és a szükséges tudás megszerzését segíti. Többek közt nyelvi szótárak, sajtófigyelők és kutatási eredmények is a munkatársak rendelkezésére állnak

A Magyar Telekom szervezeti méreteire való tekintettel az intranetszerkesztőség támogatja a szervezetek önálló megjelenését, így azok egyéni módon, részletekbe menően mutatkozhatnak be. A szervezetek saját oldalaik elkészítéséhez az arculati elemeket tartalmazó sémákat, templéteket kapnak, amelyek segítségével saját al-oldalukon közzétehetik saját készítésű dokumentumaikat is: ez történhet publikus eléréssel, vagy jelszóval védetten.

Szervezetközi kommunikáció fórumok segítségével
A szervezetek -és azok oldalai- közötti kommunikáció, az interaktivitás előmozdítására a Fórum oldalon történik, ahol minden jelentősebb témában szakmai fórum indul. Itt az adott

szakmai területre vonatkozó kérdéseket, észrevételeket lehet beküldeni, amelyeket a fórumokon a témáért felelős szervezet által kijelölt képviselők válaszolnak meg, illetve ha lehetséges, intézkednek az ügyben. A harminc téma a marketingtől, a kommunikációtól az informatikán át az emberi erőforrás területig minden lehetséges szakmai kört felölel. A kollégák közvetlenül a felsővezetőkhöz is intézhetnek kérdéseket, észrevételeket, így biztosítva a folyamatos alulról felfelé irányuló (beosztottól vezetőig terjedő) kommunikációt. Igény esetén, előre meghirdetett időben és témában, a téma szakavatottjaival a Fórum élő chatként is üzemel.

Kényelmi szolgáltatásokkal a dolgozókért
Nem terhelendő a belső levelezést, szintén a Fórumon helyezhetőek el apróhirdetések is: ha a kollégák eladni vagy vásárolni szeretnének valamit, több mint húsz rovatban hirdethetnek a Fórum felületén.
Az intranet ezen felül is sok kényelmi szolgáltatást tesz elérhetővé, amelyek helyettesítik a papíron történő adatszolgáltatást is. Példamutató az emberi erőforrás terület oldala, ahol a munkatársak személyes kódjukkal bejelentkezve újabb és újabb alkalmazásokkal találkoznak: megtekinthetik elektronikus bérjegyzéküket, éves szabadnapjaik vagy vállalati kölcsönük állását, de akár az üdülőkben rendelkezésre álló szabad szobákat is átnézhetik, majd online be is jelentkezhetnek.

Ma már furcsa visszagondolni, hogy az elektronikus bérjegyzék bevezetése kezdetben ellenérzéseket váltott ki jónéhány munkatársból, miközben ma már van, aki azt kifogásolja, hogy miért nem mindent emailben és intraneten juttatnak el hozzá.

Néhány éve már az Év Embere választás is papírmentessé vált: év végén a munkatársak az intraneten adhatják le szavazataikat a jelöltekre, akik a januári évindító rendezvényig izgatottan várják az eredményt. És hát igen, hol másutt, mint a TelePortálon kapnának helyet a csoportszintű rendezvények oldalai: az évindítót követően többek közt a gyermeknap, olimpiai és a kollégák amatőr művészeti fesztiválja. A kollégák a hasznos információk mellett jelentkezésüket is itt küldhetik el az adott eseményekre, illetve az azokkal kapcsolatos kérdéseiket is eljuttathatják közvetlenül a szervezőkhöz. A rendezvények után végezetül online kérdőívek várják őket, amivel a program fogadtatását kívánják felmérni, illetve a későbbiekben javítani. Az ilyen kényelmi szolgáltatásokkal pedig nagymértékben növelhető a dolgozó motivációja és kooperációs munkakedve.

Az Inranetnél fontos a differenciált hozzáférés
Mivel a kollégák mindennapos munkájához elengedhetetlenül fontos a megfelelő tájékozottság, ezért bizonyos internetes tartalmak az egyéni internet-hozzáféréssel nem rendelkezők számára is elérhetők egy közös felhasználónévvel és jelszóval. A több száz szakmai és egyéb oldal között természetesen ott van a távszámla oldala is, hiszen a Magyar Telekom munkatársai ezzel a szolgáltatással ellenőrizhetik a telefonszámlájukat, és intézhetik ennek kifizetését. Meg kell jegyezni, hogy az internet oldalak látogatása szabályozva van, a látogatott oldalakat naplózzák, és meghatározott tartalmú oldalakat nem is lehet elérni.

Persze ez a differenciált rendszer is, mint ahogyan maga az intranet fejlesztése a vállalatnál folyamatos, és egyre újabb szolgáltatásokkal bővül. Mint arról a vállalat szakembere beszámolt, a korszerű intranetes kommunikáció azért lehetett ilyen sikeres, mert a vállalaton belül megtalálhatók a szakmai kompetenciák a tartalomfejlesztés irányítására, az anyagok feltöltésére és strukturálására, a szolgáltatások felügyeletére és karbantartására.

Mindazonáltal megéri a belefektetett munka, hiszen mint az a Magyar Telekom gyakorlatából is látható, az intranet biztosítja az intézményi arculat megerősítését, egységes felületet nyújt a közérdekű információk elérésére, interaktivitása révén hatékonyan javítja a belső kommunikációt, megoldást ad a szervezeti tudás integrált kezelésére és archiválására, és számos kényelmi szolgáltatást nyújt, jobb munkaszervezést tesz lehetővé.


Forrás Katalin, HR Portal