Munkaügyi ellenőrzés: Hol tartsuk a munkaidő-nyilvántartást?

Az ellenőrzéseket végző hatóságok döntéseinek bírósági felülvizsgálatát sok esetben kérik a munkáltatók, így a kérdést a bíróságok is gyakran vizsgálják.

Egészen a közelmúltig a bírósági döntések ellentmondásosak voltak abban, hogy a hatóságok álláspontja mennyiben helyes a két leglényegesebb kérdésben, abban, hogy hol kell tartani a munkaidő-nyilvántartást, és hogy milyen módon kell azt vezetni. Az eltéréseket az eltérő jogértelmezések okozták, a Munka törvénykönyve ugyanis nem határozza meg, hogy hol kell tartani a munkaidő-nyilvántartást. A Kúria azonban, felismerve széttartó gyakorlatát, az egységes ítélkezési gyakorlat biztosítása érdekében jogegységi eljárást folytatott a témában, mely során a bíróságokra kötelező módon kijelölte a követendő értelmezést.

Az ellentmondásos gyakorlat

A korábbi kúriai döntések abban egyformán foglaltak állást, hogy a Munka törvénykönyve szerint a munkaidő-nyilvántartási kötelezettség legfontosabb része az, hogy naprakészen kell vezetni. Abban azonban eltértek egymástól, hogy a naprakészség követelménye pontosan mit is jelent, miként kell azt értelmezni.

Az egyik döntés szerint, ha a munkaidő-nyilvántartást a munkáltató nem tartja a munkavégzés helyszínén, az akadályozza a munkaidő-nyilvántartás naprakész vezetését és ellenőrizhetőségét, mivel azok fogalmilag csak az ellenőrzéssel érintett munkanapra vagy a múltra nézve értelmezhetők.

A hatóságok értelmezése szerint a naprakész nyilvántartásvezetés követelménye akkor teljesül, ha a nyilvántartás eseményszerű, a valóságon alapuló, és nem utólagosan, a nap végén készül el. A hatósági elvárás szerint tehát minden, a nyilvántartás szempontjából releváns esemény bekövetkezésével egyidejűleg kell tükröznie a tényleges állapotot, azaz a munkaidő-nyilvántartásban valós időben kell rögzíteni az adatokat. A hatóságok nem tekintették naprakésznek a munkaidő-nyilvántartást, ha az ellenőrzés pillanatában nem szerepeltek benne hiánytalanul az aznapi legutolsó aktuális adatok.

A Kúria a hatóság döntésének felülvizsgálatakor nem követte ezt a szigorú értelmezést. Álláspontja szerint a munkaidő kezdetének és végének rögzítése során a munkaidő kezdeti időpontjának késedelmes, nem valós idejű rögzítéséből, vagyis az eseményszerű rögzítés hiányából még nem következik, hogy a munkaidő tartamának aznapi dokumentálása  nem történik meg és ezáltal a naprakészség követelménye sérül. A munkaidő-nyilvántartás helyszínen tartásának követelményével azonban ettől függetlenül is egyetértett a korábbi gyakorlat mentén, és mert ezt a munkáltató saját szabályzata is előírta.

A Kúria másik, ennek ellentmondó döntése viszont azt rögzíti, hogy a munkaidő-nyilvántartás naprakész vezetésének követelményéből nem vonható le az a következtetés – tételes jogszabályi rendelkezés hiányában –, hogy annak a munkavégzés helyén ténylegesen elérhetőnek kell lennie.

Az egyik korábbi döntésben tehát a Kúria azt mondta ki, hogy a munkaidő-nyilvántartásnak meg kell felelnie a teljesség, az ellenőrizhetőség (mind a hatóság, mind a munkavállaló részéről), a naprakészség, a hitelesség és a munkavégzés helyén tartás követelményének, míg a másik korábbi döntésben az volt az álláspontja, hogy közömbös az, hogy a munkaidő-nyilvántartás fizikailag hol lelhető fel, illetve, hogy hozzáférhető-e a munkavégzés helyszínén.

A jogegységi vizsgálat

A Kúria a vizsgálatakor a munkaidő-nyilvántartásra vonatkozó hatályos törvényi rendelkezésekből és a hozzájuk fűzött jogalkotói indokolásból indult ki. A határozat szerint ezekből az állapítható meg, hogy a naprakészség törvényi követelménye valójában nem a munkaidő-nyilvántartás vezetésének az időbeliségéhez, hanem annak tartalmához kötődő követelményt jelent. A munkaidő-nyilvántartás naprakész vezetése és annak fellelhetőségi helye között nincsen közvetlen összefüggés, így a naprakészség törvényi követelményéből nem vonható le alappal olyan következtetés, hogy a munkaidő-nyilvántartást a munkavégzés helyszínén kell tartani. Ezt az értelmezést erősíti az a jogszabályi rendelkezés is, amely lehetővé teszi a munkaidő-nyilvántartás napi vezetésének mellőzését is, ha az írásban közölt munkaidő-beosztástól nincs eltérés.

A naprakészség követelménye nem jelent olyan értelemben vett eseményszerűséget, amely szerint a munkaidőkezdet rögzítésének az elmaradását az adott napon folytatott munkaügyi ellenőrzés munkáltatói kötelezettségszegésként értékelhetné, azaz a naprakészség nem jelent valós idejű adatrögzítési kötelezettséget. A munkaidőkezdet rögzíthető a nap végén is, utólagosan, és ebből nem következik az, hogy a munkaidő-nyilvántartás nem naprakész.

A naprakészség követelményéből egyedi esetben következhet a helyben tartás kötelezettsége. A Kúria meg is állapított ilyen kötelezettséget egy olyan ügyben, ahol a munkáltatónál munkaidő-nyilvántartási szabályzat volt érvényben, amely tartalmazta a munkaügyi ellenőrzésekhez kapcsolódó szabályokat is, előírva, hogy a hatóság kérésére a munkaidő-nyilvántartást azonnal be kell mutatni.

Az ellentmondásos döntések miatt a Kúria a munkaidő-nyilvántartási kötelezettség céljából kiindulva vizsgálta, hogy a nyilvántartásnak milyen követelményeknek kell megfelelnie, szerepel-e ezek között a munkavégzési helyen tartás kötelezettsége.

A Kúria ennek keretében megvizsgálta a munkavállalók alapvető jogaira, ezek között a maximális munkaidő korlátozásához és a napi, valamint a heti pihenőidőhöz való jogra vonatkozó európai uniós szabályozást és esetjogot is.

A Kúria megállapította, hogy a munkaidő-nyilvántartás vezetésének  kettős célja van,  egyrészt a munkaügyi ellenőrzés lehetővé tétele amely közjogi jellegű, másrészt pedig a munkavállalók pihenőidővel és munkaidővel kapcsolatos igényérvényesítésének megkönnyítése, amely magánjogi jellegű. Ahhoz, hogy ez a kettős cél megvalósulhasson, a munkaidő-nyilvántartásnak objektívnek és megbízhatónak, azaz hitelesnek kell lennie.

A Kúria arra az álláspontra jutott, hogy a munkaidő-nyilvántartás céljaiból sem következik általános érvényű helyben tartási kötelezettség. A munkaidő-nyilvántartás ellenőrizhetőségét az adott ellenőrzés során, de nem feltétlenül az ellenőrzéssel érintett munkavégzés helyszínén kell biztosítani.

A Kúria határozata

A jogegységi eljárásban folytatott vizsgálata alapján a Kúria a határozatában megállapította, hogy a Munka törvénykönyve nem írja elő kifejezetten a munkaidő-nyilvántartás munkavégzés helyszínén tartásának munkáltatói kötelezettségét, és kimondta, hogy a munkáltatónak ugyanakkor a munkaidő-nyilvántartást – a nyilvántartási kötelezettség szabályozási céljára tekintettel – objektíven, megbízhatóan, naprakészen és mindezek ellenőrzését lehetővé tévő módon kell vezetnie.

Hogyan tovább?

A Kúria iránymutató döntése alapján tehát a munkaidő-nyilvántartás tetszőleges helyen és formában tartható, nem szükséges a munkavégzés helyén tartani, feltéve, hogy a munkáltatónál nincsen érvényben ilyen kötelezettséget előíró szabályozás. A saját szabályaihoz a munkáltató kötve van, így, ha a jogszabályi kötelezettségeihez képest többletkötelezettségeket állapít meg a maga számára, azokat be kell tartania, és megsértésüknek ugyanolyan következményei vannak, mint a kifejezett tételes jogszabályi rendelkezések megsértésének.

A tárolás helyétől és formájától függetlenül a munkáltatóknak azt kell szem előtt tartaniuk, hogy a nyilvántartás vezetésének objektívnek, megbízhatónak, naprakésznek és ellenőrizhetőnek kell lennie annak érdekében, hogy az szabályos legyen – zárta gondolatait Solt István, az act legal Bán & Karika Ügyvédi Társulás együttműködő ügyvédje.