Így irányítson, támogasson a vezető a távolból

Első és legfontosabb feladata a vezetőnek, hogy empatikusan elbeszélgessen minden beosztottjával. Rákérdezzen, hogyan élte meg ezt a változást, van-e bármilyen nehézsége, kihívása ezzel a helyzettel és szüksége van-e bármilyen támogatásra? Ez a beszélgetés legyen zavartalan, értő figyelemmel hallgassuk meg és ha úgy érezzük, valamit még nem mondott ki, éreztessük támogató szándékunkat, kérdezzünk rá újból.

Ezt a beszélgetést - csoportmérettől függően - érdemes hetente - kéthetente megismételni. Ez az alkalom ne a munkáról szóljon, hanem a kollégáról, mint emberről.

Ha nagy létszámú a csapat, akkor az első beszélgetést követően csoportosan jönne össze az adott vezetőhöz tartozó csapat, ahol egymással is megoszthatják érzéseiket, a jó együttműködéshez megfogalmazhatnak igényeket, elvárásokat.

Ezekből a beszélgetésekből érdemes a vezetőnek kulcsszavas jegyzeteket készítenie, mert itt találunk rá a kollégák motivációira is. Mindenki elismerésre vágyik, csak valaki így, valaki úgy. Vannak, akiket mindenki előtt érdemes megdicsérnünk, és akár a teljes cégen belüli belső kommunikációban is érdemes megemlíteni. Valaki viszont zavarba jön ettől és sokkal jobb érzéssel tölti el, ha közvetlen visszacsatolást kap pár jó szóban. Valakit a fejlődési lehetőség doppingol és most akár ingyenesen elérhető képzések is jó minőségben és széles körben elérhetőek.

Csapatunkban biztos, hogy vannak olyan kollégák, akik „segítő”, támogató motivációval rendelkeznek. Ők a vezető támogatói, kiemelten érdemes tudnunk most róluk, mert ha a csapatunkban vannak olyan kollégák, akiknek nehézséget, kihívásokat hozott ez a helyzet, a segítők támogatni tudják őket. Ajánlott szakirodalom: Gary Chapman és Paul White A munkahelyi elismerés 5 nyelve, de létezik több tesztforgalmazó, akik nagyon jó motivációs tesztekkel, riporttal rendelkeznek, pl: Motivációs térkép, DISC és motivációs tesztek, stb.

Összegezve tehát a motiváción túl azt is érdemes feltárnunk, hogy a csapatunk tagjai milyen szerepeket tudnak betölteni, ki - mivel tud hozzájárulni a csapat hatékony működéséhez.

Feladatmenedzsment

A feladatok hatékony ellátása is fontos, amire most nehezebben lát rá a vezető. Lehet, hogy csak utólag szembesül a ténnyel, hogy egy feladatra 2 nap elment a ½ nap helyett. Nem látja, ha elakadása van a kollégának.
Itt jó megoldást jelenthet a napindító, rövid megbeszélés, ezt kiegészítve egy projektkezelő szoftver vagy akár egy egyszerű excel is, ahol mindenki vezeti a saját feladatait, projektjeit napi szinten és annak időszükségletét. Ez a kollégáknak is nagy segítség, hogy tisztán átláthatják, mit kell még változtatni a napirendjükön, munkabeosztásukon, mi a prioritás a feladataikban. Miben hatékonyak, miben nem annyira? Ha a vezető ezt egy-egy alkalommal átbeszéli a kollégáival és itt is rákérdez, van-e bármilyen támogatásra szüksége, jó érzéssel tölti el a munkatársat, érezni fogja a törődést.

Ha valaki nagyon nem halad a feladataival, a vezető át tudja beszélni ennek okait, nem egy leszidással kezdődik a párbeszéd, hanem egy esetfeltárással. Persze, ha nincs megfelelő oka, akkor érdemes írásos figyelmeztetést is alkalmazni, mert ha hosszabb távon elmaradnak indok nélkül a feladatok, akkor fontos, hogy ennek objektív, bizonyítható nyoma legyen.

Most érdemes a munkáltatónak, vezetőnek rugalmasabban kezeli a kollégákat. Például, ha a munkavállaló a gyermek otthon tanulása miatt most csak 4 vagy 6 órában tud helytállni, akkor keressünk erre is munkajogi lehetőségeket.

Ha tudunk a hozzánk tartozó csapatban fellépő kihívásokról, akkor egyéni szinten, de ugyanakkor a helyzetet átfogó, komplex módon tudunk rájuk reagálni. Ha többen az időmenedzsmenttel küzdenek, akkor a következő hétre beütemezhet a csapat egy időmenedzsment online, 2 órás tréninget. Ha nincs rá budget, akkor érdemes lehet előtte egy belső kutatómunkát végezni, amely keretein belül felkutatunk ilyen témában egy-egy online elérhető ingyenes videót, azt előre megküldjük a csapatnak, majd együtt feldolgozzuk. Ezt bármi más témában is megszervezhetjük.

A legfontosabb, hogy mint vezető, legyünk képben a csapatunk tagjaival, érzéseivel, kihívásaival. Ne csak egyszer, hanem hetente, kéthetente nézzünk rá. Nem csak feladat oldalról, hanem emberi nézőpontból is! Utána igazából jönni fog a csapatnak legmegfelelőbb, csapatra szabott megoldás, pláne, ha be is vonjuk őket. Találják ki maguk, melyik projekt menedzser szoftvert szeretnék használni, milyen gyakran akarnak csapatban találkozni az online térben. Hozzátok meg együttesen az új keretrendszert!

Csikós-Nagy Katalin
HR-Evolution Kft.

Nyitókép: mohamed Hassan from Pixabay