Munkahelyi alumni élethosszig: stratégiai fontosságú a jó kapcsolat fenntartása a volt kollégákkal

Bár a tehetséges munkavállalók megtartása a cégek számára az egyik kulcsfontosságú feladat, az élet része, hogy egy alkalmazott más lehetőséget kap, esetleg jobb feltételekkel, vagy egyszerűen szét akar nézni a világban, új tapasztalatokat szerezni egy másik cégnél. Ez a munkáltatók számára általában kihívást jelent, hiszen mint tudjuk egy munkavállaló pótlása milliós összegekbe kerülhet, ráadásul a cégnél megszerzett tudást és tapasztalatot is viszi magával a távozó kolléga. Ugyanakkor ma már ezért nem illik hosszabb távon neheztelni a kilépő munkavállalóra, sőt illik megkérdezni, mi vitte rá erre a lépésre (exit interjú), és akár igyekezni megőrizni a jó kapcsolatot az elválás után is. Hiszen ez a volt munkáltatónak forintosítva is megérheti hosszabb távon. Nem véletlen, hogy számos nagy cég ma már kifejezetten tudatosan építi az alumni közösségét, ahogy korábban ezt elsősorban a felsőoktatási intézmények tették, pénzt és erőforrást fektetve ebbe az építkezésbe. 

Érdemes tekintetbe venni, hogy a LinkedIn Workforce Confidence Indexe szerint 2024-ben a munkavállalók fele tervez új állást keresni, írja a HBR.org. Vagyis szinte elkerülhetetlennek tűnik, hogy néhány munkavállalótól el kell búcsúznia a vezetőknek, a cégeknek, annak ellenére, hogy nem szeretnék őket elengedni. Ha ezekkel a távozó kollégákkal sikerül jó kapcsolatot fenntartani az akár üzleti lehetőségeket vagy iparági információkat is hozhat a volt munkáltatónak, erősítheti a munkáltatói márkát, toborzás esetén jó jelöltet ajánlhat a szervezetet jól ismerő volt munkatárs, vagy bizonyos idő után akár ő maga is visszatérhet a vállalathoz, úgy nevezett bumeráng munkavállalóként. 

Számos nagyvállalat rendelkezik már alaposan megtervezett alumni programmal, amelyekkel igyekeznek megszólítani a volt kollégákat, információkat közölve a vállalatról, közösséget építve belőlük, megadva a lehetőségét annak, hogy egymással is kapcsolatban maradjanak, vagy akár kifejezetten az alumnikat megcélzó eseményeket is szerveznek. Viszont még több cég van, aki éppen csak kóstolgatja ezt a lehetőséget, vagy csak elindult ezen az úton, amihez nem árt néhány dolgot előre átgondolni: 

1. Invesztálni kell a programba (pénzt és munkaerőt), 
2. Platformot és juttatásokat biztosítani (olyan platformot, ami nem csak kapcsolódási lehetőséget biztosít, hanem értékes adatokat is szolgáltat a cég számára), 
3. Visszajelzéseket kell adni és fogadni, 
4. valamint érdemes beleépíteni a lehetőséget a munkavállalói életciklusba (nem csak a legvégén, hanem akár már a recruitment folyamán, jelezve, hogy a cég támogatja az új belépő karrierjét, akkor is, ha a jövőben majd máshová viszi a sors).

Fókuszban az elkötelezés

„Az alumni program fókusza a közösségépítés, így az érte felelős munkatársak sok esetben közösségszervező menedzserek. Egyfajta nosztalgián alapuló értékközösséget kell teremteni a volt munkatársakból, de persze a nosztalgián és a szép közös élményeken túl a nekik nyújtott szolgáltatásokra, juttatásokra is szükséges építeni. (Például kedvezmények, szakmai konferenciákhoz, rendezvényekhez, folyóiratokhoz való hozzáférés biztosítása.) Elsősorban közösségszervezésen alapul, és az elkötelezést helyezi fókuszba az alumni” – mondja Szabados Levente, a  Daskalos Consulting alapítója.

Szabados Levente

A program struktúrája nagyon hasonló a felsőoktatásban és a vállalatoknál, a célok esetleges különbözősége ellenére, hangsúlyozza Kenyeres Balázs, társalapító. Mint kiemelte mindkét esetben vannak kötelező elemek: például kell lennie alumni stratégiának, alumni platformnak, és mutatószámoknak, amelyek visszajeleznek a közösség működéséről. A stratégia finomhangolása, nagyjából 30% az, ami különbözik egy egyetem és egy vállalat esetében. 

A szakemberek tapasztalata szerint a Covid-járvány megdobta globálisan is az alumni programok vállalati népszerűségét, és Magyarországon is egyre jelentősebben érzékelhető ez a tendencia, elsősorban a multinacionális vállalatok körében. Sok esetben ezek nem is kifejezetten a magyar piacra tervezett programok, hanem a globális kezdeményezés érkezik meg a magyar leányvállalathoz is. Ők azonban úgy látják, hogy jobb testreszabni ezeket a kezdeményezéseket a régiók, szociokulturális közös értékek mentén, mert így nagyobb esélye van a kapcsolódásnak, több a közös pont. 

Erőforrások, dedikált munkatárs

Alapkérdések, amelyeket fel kell tenni: van-e vállalati alumni stratégia, van-e olyan teljes munkaidejű munkatárs, aki kifejezetten az alumni ügyekkel foglalkozik, melyik szervezeti egységbe célszerű elhelyezni, hány munkatársat érdemes felvenni erre a feladatra? Általában az a tapasztalat, hogy megéri, hogy valaki dedikáltan foglalkozzon a kezdeményezéssel, mert az toborzási, employer branding és sales katalizátorként egyaránt működhet. 

Ennek megfelelően sok esetben a HR szervezetben vagy a marketing-kommunikációs egységben vagy valamelyik üzletágvezető, partner mellett, vagy akár az értékesítés területén elhelyezhető az alumniért felelős munkatárs.

Egy jó kezdeményezést úgy lehet működtetni, ha erre a munkavállalók köréből is tapasztalható igény, amit a cég felkarol. Ehhez fontos azt is tudni, hogy mik az alumni munkatársak igényei az alumni közösségbe való csatlakozáskor, és ezeknek az igényeknek meg is kell felelni az alumni programnak. Például egy tanácsadó cég esetében a volt munkatársak sok rendezvényen szeretnének részt venni, friss iparági információkkal, tudással gazdagodni. Akkor ehhez kell hozzáférési lehetőséget biztosítani, mert így lesz hálás és elkötelezett az alumni. Szabados Levente kiemelte, nem adatbázisépítésről, hanem aktív közösségszervezésről van szó, amelynek többek között eszközei lehetnek az évente megszervezett alumni találkozó, alumni hírlevél kiküldése, munkavállalói ajánlóprogram, és ezek üzemeltetésére egy platform bevezetése, amelyen minden az alumnihoz kapcsolódó online aktivitás helyet kap. A Harvard Business Review cikke például az Accenture globálisan 400 ezer fős, 80 országra kiterjedő alumni hálózatát hozza fel példának, amelyet egy hivatalos, dedikált platformon keresztül menedzselnek.

Az alumni programra fordított befektetés mértékét érdemes felmérni, és előre tervezni aszerint, hogy mekkora létszám számára akarja megnyitni a szervezet az alumni programot, mert könnyen előfordulhat, hogy a tagság növekedésével egyszer csak alacsonnyá válik az induló költségvetés. Amit érdemes figyelembe venni a számításnál az a cég mérete, a volt és jelenlegi alkalmazottak létszáma és a fluktuáció mértéke, mivel ezek előre vetítik a kiadási tételeket.

Kenyeres Balázs

Kommunikáció

A kommunikáció egyensúlyára érdemes figyelni, nem szabad „elhavazni” túl sok információval a volt kollégákat. A hivatalos alumni programmal rendelkező vállalatok többsége negyedévente (31%) vagy havonta (36%) kommunikál a tagjaival. Célszerű akár a közösségen belül szegmentálni. Ezt teszi például az SAP is. A különböző csoportok számára különbözőképpen alakítja ki a tartalmat: a volt felsővezetőknek, a még a pályájuk elején álló alumnusoknak vagy az egyes földrajzi régiókban élőknek, a nyugdíjasoknak. 
Érdemes figyelemmel követni a mérföldköveket, például a távozás egyéves évfordulóját, mivel a kutatások szerint a kilépés után egy évvel történő kapcsolatfelvétel a legjobb alkalom arra, hogy a szervezethez való visszatérés lehetőségét felvessük a volt munkatársnak.

Akár élethosszig tartó kapcsolódás

Az alumni programmal rendelkező szervezetek többsége a kilépéskor ad a hálózatról szóló anyagokat a távozó alkalmazottaknak (76%) és/vagy az utolsó napon e-mailt küld, amelyben a programba való regisztrációra ösztönöz (73%).

Átfogóbb megközelítéssel azonban az alumni program beágyazható a teljes munkavállalói életciklusba, amikor a program a munkavállalói élmény integrált részét képezi. Egyes vállalatok már a belépéskor felhívják a közösségre az új munkatársak figyelmét. Így tesz például a McKinsey és a McDonalds, már a toborzási szakaszban bevezetik az alumni programot a bevonzás részeként. Ezzel a szervezet jelzi, hogy támogatja a munkavállalókat a karrierjük fejlődésében, még akkor is, ha ez azt jelenti, hogy egy idő után tovább lépnek a cégtől. 

Szabados Levente, a Daskalos Consulting szakértője is kiemelte a munkavállalói életciklusban betöltött jelentőségét az alumni közösségnek. Mint mondta ez a munkavállalói életciklus második része, ami akár élethosszig tarthat, és amelyből mindkét fél profitálhat. Ez persze egy pozitív kapcsolatot és elválást feltételez. Az alumni közösséghez csatlakozni természetesen nem kötelező, a vállalat válogathat abban a tekintetben, hogy kit enged be ezekre a felületeire. Ilyen közösségbe az csatlakozik elsősorban, aki pozitív érzésekkel kapcsolódik a vállalathoz, mert hosszú időt ott töltött, akár baráti kapcsolatai alakultak ki, és fontos közösséget jelent számára.

Nyitókép: Unsplash