Munkavállalók telefon és céges számítógép használata

Mit rögzítsünk a munkaszerződésben?

Fontos első lépésként a munkaszerződésben rögzíteni, hogy a munkavállaló pontosan milyen céges eszközök használatára jogosult. Itt szabályozni szükséges, hogy a munkavállaló milyen célból használhatja ezeket az eszközöket, azaz csak üzleti célra vagy a magánhasználat is megengedett. Amennyiben a magáncélú használat megengedett, meg kell határozni, hogy az eszköz használatának költségeit ki és milyen arányban viseli. A telefon esetén lehetséges, hogy a magánhasználat költségeit a munkáltató a munkavállalóval tételes elszámolás (hívásrészletező) alapján megtérítteti, vagy ha nem fizet ezért a munkavállaló, akkor az természetbeni juttatásnak minősül és annak adóterheit köteles megfizetni.

Tanácsos a munkaszerződésben azt is rögzíteni, hogy a céges eszköz garantált juttatás-e, azaz munkaszerződése alapján állandó és fix juttatásként jár-e a munkavállaló számára. Amennyiben nem minősül annak, akkor a munkáltató jogosult saját hatáskörben visszavonni és ez esetben a munkavállalót ellentételezés nem illeti meg. Ez utóbbi esetben nincs szükség a munkavállaló jóváhagyására és munkaszerződés módosításra, ha a munkáltató bármely okból a céges eszközök használatát korlátozni vagy visszavonni kívánja. 

Gyakori eset, hogy a munkavállaló huzamosabb ideig nem végez munkát – hosszabb betegség, fizetés nélküli szabadság, egyéb távollét miatt. Ebben a helyzetben merülhet az a kérdés, hogy mi a teendő a nála lévő céges eszközökkel, amelyeknek a fenntartási költségeit a munkáltató fizeti. Erre lehet hasznos megoldás a munkaszerződésbe vagy a céges eszközök használatáról kötött külön megállapodásba foglalt kitétel, miszerint a munkavállaló a céges eszközöket csak munkavégzés céljából és annak időtartamára jogosult használni. Amennyiben szerepel egy ilyen szakasz a munkavállalóval kötött megállapodásban, akkor pl. egy gyermek gondozása céljából igénybevett szabadság ideje alatt a munkáltató a munkavállaló hozzájárulása nélkül is visszaveheti a céges mobiltelefont vagy számítógépet vagy annak használatát korlátozhatja.

Céges számítógép használata 

A céges számítógép használatánál gyakori elvárás, hogy a munkavállaló a számítógépre saját (privát) file-okat nem tölthet le és köteles a cég által a gépre telepített vírusirtót és programokat használni. Ez praktikusan a magánhasználat korlátozását is jelenti. Tekintettel arra, hogy a munkavállaló céges tulajdonú eszközzel végez munkát, az eszköz munkavédelmi megfelelőségéről is a munkáltatónak kell gondoskodnia.

Kárfelelősség

Érdemes a munkaszerződésben vagy külön megállapodásban a céges eszközökért való felelősséget is szabályozni, így pl. a telefon vagy laptop elvesztésért vagy megrongálódásáért a munkavállaló felel. A Munka Törvénykönyve 180. § (1) bekezdése szerint a munkavállaló köteles megtéríteni a kárt a megőrzésre átadott, visszaszolgáltatási vagy elszámolási kötelezettséggel átvett olyan dologban bekövetkezett hiány esetén, amelyeket állandóan őrizetben tart, kizárólagosan használ vagy kezel. Ennek megfelelően, ha a munkavállaló egy erről szóló elismervényt ír alá – azaz aláírásával veszi át az eszközt–, úgy az eszközben bekövetkező teljes kárért vétkességre tekintet nélkül fog felelni. 

Gyakran a munkáltatók azáltal kívánják előre biztosítani a céges eszközökben esetlegesen bekövetkező károk megtérítését, hogy a munkavállaló már a munkaszerződésben vagy egy külön aláírt megállapodásban hozzájárul ahhoz, hogy a céges eszköz károsodásából vagy elvesztéséből eredő követelését a munkáltató jogosult lesz levonni a munkavállaló munkabéréből. Ez nem feltétlenül jogszerű megoldás, mert a munkabérből való levonáshoz a munkavállaló hozzájárulásának konkrétnak kell lennie, nem lehet előre, egy nem ismert esetre és nem ismert összegre vonatkozóan nyilatkozatot tenni.

Betekintés és korlátozása

Minden esetben fontos, hogy mind munkajogi, mind adatvédelmi aspektusból a munkavállalót előzetesen tájékoztassák a céges eszköz használatának, valamint munkáltató általi ellenőrzésének a szabályairól – jegyezte meg dr. Szemán Péter ügyvéd.

A telefon- és a számítógéphasználat esetén is felmerülnek adatvédelmi kérdések, amelyeket érdemes már előre, az eszköz átadásakor tisztázni. Telefon esetén az eszközön tárolt nevek és telefonszámok, illetve a híváslista is személyes adatnak minősül. Ugyanígy a céges számítógépen tárolt nevek, elérhetőségi adatok, személyes üzenetek és képek szintén személyes adatoknak számítanak. Hiába céges tulajdonú az eszköz, a munkavállaló előzetes tájékoztatása és tudta nélkül tilos kémprogramokkal ellenőrizni a számítógép használatát. Amennyiben a munkavállaló a számítógépet magáncélra is használhatja, úgy jó gyakorlat lehet a céges és privát file-okat és adatokat elkülönült mappában tárolni. Ez esetben a számítógép munkáltató általi ellenőrzésénél jól elválaszthatók a privát és céges adatok. 

A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság hatóság egy konkrét esetben jogszerűnek tekintette az olyan gyakorlatot, amikor a munkáltató informatikusa a céges számítógépen az egyes file-okhoz való hozzáférést ezen magán és üzleti adatok szétválasztásával tekintette meg. Az adatvédelmi hatóság a konkrét ügyben kiemelte, hogy az a tény, hogy a számítógépet és a rajta lévő adatokat a munkavállaló jelenlétében és csak a munkáltató informatikusa által vizsgálták át jogszerű volt: „A számítástechnikai eszközön tárolt, munkavégzéssel kapcsolatos adatok és a munkavállaló személyes adatainak elkülönítése érdekében sokszor nélkülözhetetlen az eszköz teljes átvizsgálása, melynek eredménye lehet az azon tárolt személyes adatok megismerése is. A számítógép említett átvizsgálása során megfelelő garanciákat nyújtott a Kérelmezett, mivel azt csak informatikus végezhette el és csak a Kérelmező jelenlétében tehette meg.” (NAIH 2020/2074/2.)

A számítógépről elérhető weboldalak szabályozása a munkáltató diszkrecionális jogköre, így alkalmazhat a weboldalak elérése tekintetében bizonyos tartalmi és terjedelmi korlátokat.

Abban az esetben, ha a munkaviszony megszűnik, a munkavállalónak a nála lévő céges eszközökkel el kell számolnia, azokat a munkáltató részére vissza kell adnia. Nincs akadálya annak, hogy az aktuális piaci áron a munkavállaló ezeket az eszközöket a munkáltatótól megvásárolja vagy annak sem, hogy a munkavállaló a telefon SIM kártyáját – immáron saját előfizetésként – tovább használja.

Dr. Szemán Péter
Bán S. Szabó Rausch & Partners Ügyvédi Iroda

Nyitóképen a szerző