Ne halaszd el - inkább tedd át az online térbe az éves konferenciát!

Miért is ne lehetne sikeres egy online konferencia menedzselése, tekintve az internet alapú kommunikáció kényelmét, szabadságát és biztonságát? A cikkben a megvalósításhoz adunk praktikus tanácsokat.

A konferenciákról általában

Szakmai csoportok, iparágak, szervezetek, testületek vagy egyesületek relatíve nagyszabású összejövetelét nevezik konferenciának. Egyértelmű célja keretrendszert és lehetőséget biztosítani a tudásbővítésre, valamint a tapasztalatcserére.

Éppen ezért a konferenciák rendszeres kísérői a különféle prezentációk és előadások, adott esetben kerekasztal beszélgetésekkel, értekezletekkel vagy szakmai vitákkal fűszerezve. A konferenciák lebonyolítása tudományos és üzleti környezetben és témakörökben egyaránt bevett gyakorlat.

Míg egészen a 2020-as évig offline került megrendezésre a legtöbb ilyen típusú rendezvény, a pandémia hatására egyre több szakmai esemény megrendezése kerül át az online térbe.

Az online és offline, illetve hibrid konferenciák sajátosságai

A hagyományos értelemben vett offline konferenciák forgatókönyve jól ismert. Adott egy rendezvényhelyszín, ahol a kiállítótér mellett változó mennyiségű és nagyságú színpadokon előadások zajlanak, a köztes időben pedig kávézóknál és kihelyezett pultokon van lehetőség a kapcsolatépítésre.

Amikor online konferencia lebonyolítása a cél, akkor a felsorolt elemeket kell reprodukálni internet alapú technológia segítségével. Szerencsére a prezentációk, illetve kerekasztal beszélgetések online térbe költöztetése ma már viszonylag egyszerűen kivitelezhető feladat.

A szakmai és tudományos rendezvények kapcsolatépítő lehetőségének az internetes alternatíváját megtalálni már némileg összetettebb kihívás. Ugyanakkor egyre több innovatív applikációt és internet alapú programot fejlesztenek és tesznek elérhetővé kifejezetten ezen célokra. Úgyhogy némi utánajárással igenis rendelkezésre áll a kézenfekvő megoldás.

Az offline és online eseményeken túl érdemes megemlíteni az úgynevezett hibrid konferenciákat is. A „hibrid” jelző arra utal, hogy a szóban forgó rendezvény személyesen és online is elérhető az érdeklődők számára.

Amíg a látogatók egy hányada távolról, a laptop képernyőjén keresztül csatlakozik, addig a rendezvényhelyszín stúdió termében és egyéb helyiségeiben is tartózkodnak résztvevők.

Milyen apropóból szervezhetünk online konferenciát?

Egy online konferencia lebonyolítását egytől egyig indokolhatják olyan motivációs tényezők, mint például

• a hagyománytisztelet;
  
• a szakmai és üzleti kapcsolatok ápolása;
  
• az iparágban betöltött szerep erősítése vagy megszilárdítása;
  
• a naprakész ágazati tudás bővítése és kölcsönös megosztása;
  
• beleértve a kapcsolati háló szélesítésére vonatkozó igényeket is.
  

A címben foglaltaknak megfelelően az egészségügyi korlátozásokat betartva sem feltétlenül kell lemondani a hamisítatlan konferencia élményről. Tudatos tervezéssel, utánajárással és fegyelmezett szervezéssel egy online konferencia is arathat ugyanolyan osztatlan sikert. Ennek szellemében térjünk is rá a megvalósítás részleteire!

Egy online konferencia felépítése és fontosabb részei

Iparágtól, típustól és céltól függetlenül egy online konferencia gerincét a tartalom szolgáltatja. Úgyhogy elsőként a feldolgozásra váró témakörök, a meghívott előadók, valamint a részletes programterv kidolgozása a feladat.

A magas minőségben megkomponált konferenciák a standard prezentációkon és tartalmakon túl extrákkal is várják az érdeklődőket. A különféle exkluzív online termekben folyó speciális diskurzusok, a prémium előadások és kibővített networking lehetőségek egytől egyig plusz látogatókat vonzhatnak az eseményre.

Nem beszélve arról, hogy az extra előadásokhoz és tartalmakhoz csatolt upsell ajánlat plusz bevételi forrást jelenthet az online konferencia költségvetéséhez. A tartalmat viszont el is kell juttatni a résztvevőkhöz, úgyhogy az internet alapú rendezvények sarkalatos pontja az alkalmazott technológia, illetve az online kommunikációs megoldások gyakorlatba ültetése.

Online konferenciaszervezés önállóan - mikor érheti meg?

Saját csapattal, úgymond házon belül szeretnéd megoldani az online konferenciaszervezést? Egy ilyesfajta vállalkozás sikeréhez mindenképp kelleni fog egy jókora adag szabad kapacitás, mozgástér az időben, és persze jártasság az online konferenciák technikai megoldásaiban.

Hogyha a megálmodott szakmai rendezvény kisebb vagy közepes volumenű, az előkészületeket pedig sikerül profin koordinálni, akkor az online konferencia záródhat sikeresen. Viszont nem árt előre kalkulálni olyan kihívásokkal, minthogy

• az emberekkel meg kell ismertetni az online rendezvénytechnikai megoldásokat;
  
• érdekes, izgalmas és a figyelem fenntartását szolgáló programot kell építeni;
  
• miközben a jegyértékesítést is olyan eredményesen kellene megoldani, hogy a komplett rendezvény pozitív szaldóval jöjjön ki.
  

Sokaknak beletört már a bicskája az online konferenciaszervezésbe. Úgyhogy jó eséllyel úgy jársz a legjobban, ha tapasztalt és hozzáértő csapatot bízunk meg az előkészületekkel.

Egy profi csapat hozzáadott értéke online konferenciaszervezésnél

Megszámlálhatatlanul sok értékes munkaóra, rengeteg idegeskedés, illetve a tapasztalatlanságból adódó baklövés. Ezeket kerülheted ki proaktív módon, ha a megálmodott online konferencia szervezését egy megbízható szolgáltatóval együtt dolgozva intézed.

Így nem vaktában tapogatózva kell majd létrehozni és fenntartani a konferencia webhelyét. Az internetes regisztrációk, a prezentációk, illetve a megálmodott programterv zökkenőmentesen működhetnek.

Nem beszélve arról, hogy a folyamatos stresszhelyzetet megelőzve majdhogynem vendégként érezheted magad a saját online konferenciádon. Így tényleg a legtöbbet profitálhatod a rendezvényből, ráadásul az esemény sikerének az esélye is komolyabb lehet.

A pandémia hatására még nem kell lemondanod a konferencia élményről. Sőt, egy hozzáértő csapattal együtt dolgozva az online térben is adott a lehetőség egy professzionális szakmai rendezvény lebonyolítására, amit a résztvevők egyenesen imádni fognak.