Problémák megoldása a vezető szemszögéből

Cikkünkben körüljárjuk, a probléma, mint jelenség mibenlétét és egy olyan modellt ajánlunk olvasóink figyelmébe, amely öt egyszerű lépésből áll, és nagymértékben elősegíti az eredményes problémastrukturálást és megoldást.

Mi is az a probléma?

Problémáról akkor beszélünk, ha úgy találjuk, hogy egy adott dolog jelenlegi állapota és azon állapot között, amelyet kívánatosnak tartunk, eltérést tapasztalunk. Például a jelenlegi állapot szerint az üzemben az egyik gyártósornál reggel öt munkatárs vette fel a munkát, ám ideális esetben nyolc embernek kellene azon a soron egy műszakban dolgoznia ahhoz, hogy a heti tervet teljesíteni tudják.

Ekkor két dolgot tehetünk: Az észlelt jelenlegi állapotot a kívánatosnak észlelt állapottá alakítjuk, azaz átcsoportosítunk embereket egy másik gyártósorról ide, hogy itt nyolcan legyenek és legyártsák a heti tervnek megfelelő termékmennyiséget, vagy a kívánatosnak észlelt állapotot alakítjuk az észlelt jelen idejű állapottá, azaz csökkentjük a heti tervet olyan mértékben, hogy azt öt ember is teljesíteni tudja. Hogy mikor melyik eljárást alkalmazzuk, az az adott helyzet sajátosságaitól nagymértékben függ. Például a fenti példában influenzajárvány esetén célszerűbbnek tűnhet a heti tervet csökkenteni, hiszen tömeges, több napon át tartó hiányzásra kell felkészülni, míg ha egy fontos ügyfél miatt nem késhet a rendelés kiszállítása, akár még munkaerő-kölcsönző cégtől is érdemes lehet átmenetileg embereket kérni, hogy a kívánatos célállapotot mindenképpen elérjük.

A problémák típusai

Ha a problémákat a megoldásukhoz szükséges döntések szempontjából akarjuk típusokba akarjuk sorolni, akkor jól és rosszul strukturált döntési helyzeteket különböztetünk meg.

A jól strukturált döntési helyzetekhez tartozó problémák esetében a kívánatos állapotot jellemző cél egyértelműen definiálható, és általában a cél eléréséhez vezető utak is ismertek, "csupán" a közülük való választás kérdéses. A problémát a "mit" helyett inkább a "hogyan" kérdése jellemzi. A fent bemutatott probléma is ebbe a kategóriába tartozik.

A rosszul strukturált döntés helyzetekben a probléma meghatározásakor a döntéshozónak feltételezésekkel kell élnie, ítéletet kell alkotnia, értékelnie kell a helyzetet.
Ezek a döntések nemritkán fontosak, nem rutinjellegűek és támogatásukhoz sok esetben nem állnak rendelkezésre egyértelműen hatásos technikák. Ilyen problémák esetén a kívánatos célállapot sokszor csak több, egymásnak ellentmondó (rész)céllal írható le. Mivel nem mindig egyértelmű, hogy "mit" is akarunk igazándiból elérni, ezért nehéz megtalálni a megoldás "hogyanját". Ilyen problémák általában akkor jelentkeznek, ha a peremfeltételek folyamatosan változhatnak. Az ilyen típusú problémák megoldása gyakran kreativitást igényel, a váratlan megoldási javaslatok hasznossága sok esetben nem igazolható vagy cáfolható teljes mértékben a formális logika alkalmazásával.

Ugyanakkor minden problémahelyzet esetén hasznos lehet az alábbi öt lépésből álló problémamegoldási módszertan alkalmazása, amelynek kiemelt előnye, hogy munkatársainknak is megtanítható, azzal a feléjük irányuló kéréssel, hogy csak ezen lépések önálló megtétele után jelentkező esetleges elakadásuk esetén forduljanak hozzánk. Így remélhetőleg elérhető lesz az számunkra, hogy csak azok a valóban komplex és nehezen strukturálható döntési helyzetek maradjanak ránk, amelyek rendezése valóban vezetői közreműködést igényel.

A problémamegoldás lépései:
1.) A kiinduló helyzet tisztázása
Mi a témával kapcsolatos mostani álláspontja? Kik a probléma résztvevői? Melyek a problémához tartozó legfőbb összefüggések?

2.) A probléma részletes bemutatása
Mi az ami Önt személyesen zavarja ebben a helyzetben? (Mi a probléma az Ön számára?) Mi az amin változtatni szeretne és miért? Ön szerint milyen okok vezettek a probléma kialakulásához?

3.) Célra fókuszálás
Hogyan néz ki a kívánatos célállapot? Mi történik majd másképpen a jövőben, ha a probléma megoldódik? Keressünk három alternatív megoldási lehetőséget! Hogyan választunk közülük?

4.) A probléma megoldását akadályozó tényezők
Mi az, ami meggátolja a kívánatos célállapot elérését Ön szerint? Amikor eddig próbálkozott a megoldással, milyen akadályokkal találta magát szemben? Elvben mi szólhat az egyes megoldási javaslatok megvalósítása ellen? Hogyan lehet az egyes akadályokat elhárítani, az emberek részéről felmerülő esetleges ellenállást kezelni?

5.) Az eddigi megoldási kísérletek számbavétele
Mit tett eddig a probléma megoldása érdekében? Milyen eredménnyel jártak a próbálkozásai? Ön szerint hol lehet a hiba a problémamegoldási folyamatban? Milyen támogatást, erőforrást igényel a probléma eredményes megoldásához?


Reményeink szerint ezen lépések számbavétele jelentős segítséget nyújt a problémahelyzetek strukturálásához és a megoldási folyamat során felmerülő akadályozó tényezők semlegesítéséhez. Ha a megoldási folyamat mégsem lenne egyből sikeres, a vezető elé már úgy kerül a probléma, hogy az elakadás helye és részben okai is beazonosításra kerültek, ami előkészíti a további lépéseket.

Sok sikert kívánok a fenti modell gyakorlati kipróbálásához!


Kovács Titusz
Szervezetfejlesztési Tanácsadó