Üzleti protokoll (II.) - "Köszönni és bemutatkozni... de hogyan?"

Sorozatunk első részében az üzleti tárgyalásra való bejelentkezésről olvashattunk, ezen belül azonban elengedhetetlenül fontos, hogy alaposabban megismerjük a köszönés és a bemutatkozás protokoll-szabályait is.

Köszönni... de mikor és hogyan?
Bármerre is járunk a világban, az általunk ismert személyek részére köszönni kell, ez tény. Legyen az akár az angoloknál megszokott "jó délelőtt", "jó délután", vagy az osztrákoknál

használatos "szervusz" üdvözlés, a köszönéssel mindig tiszteletünket fejezzük ki a másik személy részére.
A legtöbben azonban nincsenek tisztában azzal, hogy kinek kell először köszönnie? Pedig valójában nincs is ennél egyszerűbb dolog: annak a félnek, aki az "alárendelt", tehát aki megérkezik, vagy beosztott pozícióban van, esetleg fiatalabb. A köszönésnél ügyeljünk arra, hogy ne csupán "Jó napot!"-tal köszönjünk, hanem egy mosoly kíséretében mondjuk ki a teljes köszönést: "Jó napot kívánok!". Ezzel megtisztelem a "fölérendelt" felet, aki erre reagálva köteles szintúgy visszaköszönni. Jó tudni, hogy a napszaknak megfelelő ilyen, üzleti formájú köszönés automatikusan magázó viszonyt jelent, ennek ellenére sok helyen igen helytelenül e köszönési forma után tegeződnek. Felejtsük el a tegezést és tiszteljük meg a másik felet a távolságtartó magázással! /Korábbi részünkben már említettük, hogy tegezést csak nő ajánlhat fel, vagy az idősebb személy!/
Férfiak esetében sokszor előfordul, hogy "Kezét csókolom!" köszönést mondanak, ám ilyenkor ne feledkezzenek meg arról, hogy bár ez a forma a protokoll szabályai szerint helytálló, az egyéb bővített formái ennek a köszönésnek nem megengedettek!

De visszatérve az elsőként köszönni köteles személyre, mindig az alárendelt félnek kell köszönnie. Ha férfi és nő találkozik, akkor a férfi köteles először köszönni, ha két korosztály találkozik, akkor pedig a fiatalabb az idősebbnek. De ne felejtsük el, hogy a részünkről kihagyott köszönés pontosan akkora sértés, mint egy mások általi köszönés nem fogadása, így ha csak tehetjük, mindig köszönjünk vissza.

A kézfogásról...
Bármilyen példát nézhetünk a kézfogásra, egy biztos: a kézfogás önmagában egy jelzés, egy üzenet arra, hogy "lásd, üres a kezem, nincs benne fegyver, nem akarlak bántani". Valójában ugyanis egészen a háborús fegyverszünetekre vezethető vissza a kézfogás kialakulása. Amit azonban ezen felül a mi korunk hozott: már azzal is tisztában vagyunk, hogy a kézfogás milyensége sokat elárul gazdájáról.

Kezek harca - Amit megszoktunk, de helytelen
Sokfajta kézfogás van, ám ami a legrosszabb, az az, ha valaki tenyérrel lefelé, merev kéztartással arra kényszeríti a másikat,

hogy szinte alányúljon az ő kezének. Ez a kézfogás azt sugallja, "én vagyok a főnök", "én uralkodom". Ilyenkor ne felejtsük el, hogy bár csak néhány pillanatról van szó, ezzel a kézfogással visszás érzéseket és gyakran egy egész negatív gondolatsort kelthetünk a tárgyaló félben. Változtassunk rajta!
Aztán ott van a behódoló kézfogás, mely egyenesen vízszintben, tenyérrel felfelé kínálja fel a másik részére az uralkodást. Ez sem helyes!
Sőt! Sokszor adódik olyan helyzet is, mikor két "uralkodó" személyiség találkozik. Ilyenkor már-már szinte nevetséges szituáció jön, mely valójában egyik fél részéről sem tudatos. "Megindul a harc, jön a satu, a szorítás".
Sokan művelik az ún. "meztelen csiga" kézfogást is, amivel az előzőekhez hasonlóan szintén többet ártunk, mint használunk a vállalati kapcsolatépítések során. Az ilyen kézfogású emberek önbizalomhiányban szenvednek, ami a kézfogás megtörténtével sajnos nyilvánvalóvá válik a másik fél számára. Ennek a kézfogásnak a lényege, hogy a kezét nyújtó személy összehúzott kézfejjel belecsúsztatja a másik kezébe tenyerét. Vagy rosszabb esetben csak ujjait és néha csak a fogadó fél ujjait fogja meg. Felejtsük el ezt a mozdulatsort! Nyíljunk ki, sugározzunk egyenrangúságot, kiegyensúlyozottságot!

Jöjjön a kézfogás aranyszabálya!
"A fölérendelt nyújtja először a kezét, karral lefelé, nyújtva, csípő-, és derékmagasságban, tenyere függőleges, csak a hüvelykujját nyitja, a többi ujját zárva tartja. A mozdulat határozott, de nem kemény. Az alárendelt a feléje nyújtott kezet szintén függőleges tenyérrel, nyitott hüvelykujjal elfogadja. A kézfogásnál a kezek összecsúsznak a nyitott hüvelykujjig, és zárulnak az ujjak. A kézfogás nem tart sokáig, kétszer esetleg megrázzuk egymás kezét."
Kézfogás visszautasítása különösen hivatalos rendezvényeken egyenesen sértésnek számít. Amennyiben pedig kesztyűt viselünk csak abban az esetben nem kell levennünk, ha rendkívül vékony anyagból van, melynél átérződik a kéz melege, továbbá ha a kesztyű egy /katonai, rendőri/ egyenruha része.

Amikor nem kell kezet fogni...
A kézfogásra vonatkozóan eltérő illemtani szabályok vannak majdhogynem minden országban. Nagy-Britanniában a bemutatkozáson kívül nincs helye máskor történő kézfogásnak, míg Észak-Amerikában csak érkezéskor szokás kezet fogni. Dániában pedig távozáskor, vagy a munkaidő végén fognak kezet. Összességében elmondható, hogy Európában -a köszönésnél történő kézfogáson túl- lassanként kimegy a divatból ez a szokás. Különösen igaz ez arra az esetre, ha kicsit távolabbi ismerőssel van dolgunk, vagy több emberrel találkozunk, esetleg ha a másik illető az íróasztal mögött van és nem tudja vagy nem akarja megkerülni azt.
A kézfogást ezekben az esetekben úgy válthatjuk ki, hogy "szemmel fogunk kezet". Ránézünk az illetőre, picit bólintunk és mosoly kíséretében köszönünk de úgy, hogy végig tartjuk a szemkontaktust.

A bemutatkozás - ahogyan illik
Bemutatkozás során is az alárendelt kezd. Köszönés után kimondja a teljes nevét és egy kicsit meghajol. A fölérendelt a szemkontaktust tartva szintén elmondja teljes nevét és közben megtörténik a kézfogás.
Fontos, hogy bemutatkozásnál a teljes nevünket mondjuk, férjezett nők esetében a keresztnevet is. Amennyiben nem értettük a másik nevét, nyugodtan kérdezzünk vissza, hiszen később jóval kellemetlenebb lehet, ha meg szeretnénk szólítani ügyfelünket, de nem hallottuk, vagy nem értettük a nevét.
A későbbiek során pedig ügyeljünk arra, hogy beszélgetés közben többször is mondjuk ki az illető nevét, hiszen mindenkinek jó érzés hallani a saját nevét - eltéveszteni, vagy elfelejteni azonban ezzel szemben az egyik legilletlenebb dolog amit tehetünk.



Végezetül az előző cikkünk kapcsán Önök kérdezték Görög Ibolya protokoll szakértőtől:

-"Mindig bizonytalan vagyok egy tárgyalás után: a tárgyalás végeztével hogyan alakul a kikísérés a vendég és fogadó szerepeit is figyelembe véve. (Ki nyúl a kilincsért, ki ki előtt megy ki...) Ebben kérem segítségét, mi a szabályos eljárás?"
- "A megbeszélést mindig a házigazda fejezi be. Ezután a vendég feláll, a házigazda is, és a házigazda az ajtóig kíséri a vendégét. A házigazda nyújt kezet a búcsúzásnál is. A vendég lép ki elsőnek, a házigazdának nem is kellene elhagynia a szobáját. A kilincset - bár nem kardinális kérdés és előfordulhat másképp is - a vendég nyitja ki. A Nagyvilági hölgy tanácsai (1910-es évek) között szerepel, hogy "úrinő nem fogja meg a kilincset" - hát, ha ezt ma be akarnánk tartani mi nők, sokáig kint vagy bent maradhatnánk."

Amennyiben Önnek is van a munkahelyi protokollal kapcsolatos kérdése, úgy szakértőnknek, Görög Ibolya protokoll-szakembernek felteheti a főoldal alján található "Munkaügyi protokoll" boxban!