Blog, wikipédia, Telepresence - a céges kommunikáció új eszközei

Mindezen jelenségek - a megváltozott attitűd és az információs fejlődés - következtében új kommunikációs csatornák jöttek létre. Így ma már a vállalatok is többféle lehetőség, szaknyelven a new media eszköztárából válogathatnak - akár a külső, akár a vállalaton belüli kommunikációról, annak hatékonyság növeléséről legyen szó. Hiszen a dolgozók elkötelezettségének és a vállalat hitelességének egyaránt a jól működő, nyílt és őszinte belső kommunikáció a záloga.

"Leginkább a mérettel hozható összefüggésbe az új közösségi kommunikációs csatornák, illetve megoldások használata, leggyakrabban a nagyvállalatok alkalmazzák ezeket. Főként azok, ahol a külföldi anyavállalat már mintával szolgál" - mondja Madalina Rita, a Flow PR újmédia stratégája.

Csicsergés Twitterrel

Elsőként a nagy informatikai cégek (Google, Yahoo, Microsoft) kezdték el ezeknek az új csatornáknak a használatát. A náluk dolgozó fejlesztők cseréltek információkat a Twitter segítségével, ahol rövid, sms-szerű üzenetekben, de annál egyszerűbb felületen oszthatták meg egymással az új felismeréseiket, gondolataikat, ötleteiket. A használat során tovább alakult, fejlődött, egyszerűsödött, vált mind felhasználóbarátabbá a csevegésnek ez a fajtája, míg végül a PR eszköztárának része lett. Ugyanezek a vállalatok természetesen blogolnak is, az Official Google Blog, a MyYahoo! Blog, és a The Official Microsoft Blog-on közérthető stílusban, elsősorban technikai segítséget nyújtanak új alkalmazásaikhoz.

Vállalati blog, kollégától kollégáknak

A vállalati blog költséghatékony PR eszköz, amely közvetlen és személyes hangvételű kommunikációs eszköz lehet mind a felhasználók, vásárlók felé, mind a munkatársak irányába. A blogolás sok esetben meggyőzőbb tud lenni egy egyszerű honlapnál, hiszen azáltal, hogy a hivatalos üzeneteket laza stílusban értelmezi, személyiséggel ruházza fel a vállalatot. Sok olyan példa is van, ahol nem is egy ember írja, hanem a dolgozók számára nyitott felületet, egyfajta fórumot jelent, amelyen keresztül reflektálhatnak, kommentelhetnek, hozzátehetik saját ötleteiket a vállalat termékeihez - ily módon részesei lehetnek akár a termékfejlesztésnek is.

Egy 2009 év végén készült vizsgálat szerint a Fortune 500-as listájában szereplő vállalatokból 79, azaz, 15,8 százalékuk vezetett vállalati business blogot, az idei felmérést még nem tették közzé, de feltehetően azóta tovább nőtt ez a szám. Néhány nemzetközi példa közülük: az amerikai légitársaság, a Delta Airlines Under the wing (A szárnyak alatt) címen blogol, amelyen - a hivatalos vállalati hírektől, utastájékoztató információktól eltérően - szórakoztató műfajban, személyes hangvételben olvashatunk ajánlókat, életmódról szóló bejegyzéseket, utazási tippeket.

A General Motorsnál is korán felismerték a vállalati blogban rejlő lehetőségeket. Az ő oldaluk a FastLane, ahol vállalati eseményekről (konferenciákról, díjakról, újdonságokról, teszt eredményekről) számolnak be kollégáiknak. Az Alcoa, a világ egyik legnagyobb alumíniumgyártó cége működteti az Alcoa Recycling blog-ot, az egyik legnagyobb munkaerő-kölcsönző és közvetítő cég, a Manpower nemzetközi blogja és a McDonald's Open for Discussion oldala egyaránt a CSR tevékenység szolgálatában áll, a vállalat társadalmi felelősségvállalásához kapcsolódó eseményekről ad hírt. A szintén világszerte működő szállodalánc, a Mariott International blogja a Mariott on the Move, ahol a vállalat elnök-vezérigazgatójával lehet interaktív módon kapcsolatba lépni.

Érdekesség, hogy a tengerentúlon már 2007-ben (!) összegyűjtötte az 50 legjobb vállalati blog-ot a tekintélyes The Times magazin. A blogolás kötetlen stílusából, hangneméből adódóan a kreativitásnak is teret adhat. A Nike például az Official Nike Running Blog néven egy olyan összetett oldalt hozott létre, ahol (többek között munkatársai közreműködésével) a futáshoz ad ötleteket, edzésprogramokat, személyes beszámolókon és a fórumon keresztül pedig bátorítást a sportolni vágyóknak. Ehhez hasonlóan a Starbucks is létrehozott egy blogot My Ideas in Action címen, ahol az ötleteik megvalósulásáról maguk a dolgozók tájékoztatják az oldal látogatóit és természetesen válaszolnak a felmerülő kérdésekre is. A twitteres felületükkel, a My Starbucks Idea-val is ezt az ötletgyűjtő oldalt támogatják.

Wikipédia, a tudásbázis

Hasonló, belső kommunikációra is alkalmazható eszköz: a Wikipédia. Angol nyelvű változata 2001-ben indult el és nőtte ki magát egy olyan több nyelven, a felhasználói közösség által írt és szerkesztett, nyílt tartalmú enciklopédiává, ami több ezer tudományos (pl. történelmi, földrajzi, irodalmi, természettudományos) és aktuális (pl. közéleti személyiségekről, vállalatokról, sporteseményekről szóló) szócikket ölel fel, ami on-line módon bárki által hozzáférhető. Segítségével megtudhatjuk a legfontosabb adatokat, historikus eseményeket, megismerhetjük a régebbi és új modelleket például a Ford Motor Company-ról, vagy a Kodak cég esetében. A belső kommunikációban leggyakrabban linkelnek a Wikipédia bejegyzésekre, vagy wikipédia-szerű felületeket alakítanak ki a vállalatok.

Madalina Rita úgy látja, hogy "a legtöbb cégnél a honlapon, vagy az intraneten már korábban is megtalálhatóak voltak ezek az információk, csak más formában, például A-Z gyűjtésekben, lexikonként, vagy egyszerű wikikként. Hogy mi szól mégis Wikipédiához hasonló megvalósítás mellett? Olyan ismert modellt, felületet jelent, amivel a fiatalabb munkatársak már találkoztak. A megszokott funkciók, elrendezés és hangnem könnyebb értelmezést biztosít számukra, aminek az előnyeit ki lehet használni a belső kommunikáció során is."

A magyar cégek még csak most kezdik el létrehozni wikipédiás profiljukat. A Magyar Suzuki Zrt-nek, a Magyar Telekom-nak, vagy a Rábának is van már saját wiki oldala. Érthető módon ebben az esetben is a nemzetközi anyavállalattal rendelkező cégek járnak az élen.

A Facebook-ban rejlő lehetőségek

Sokan már idehaza is elkezdték alkalmazni a közösségi oldalakban (más néven social media) rejlő lehetőségeket. A Facebook-ot azonban a legtöbb vállalat nem a belső, sokkal inkább a külső kommunikáció erősítésére használja. Pedig ez az eszköz is számos olyan kedvelt alkalmazást biztosít, amit be lehet építeni a belső kommunikációba.

"Arra is van ugyan példa, hogy egy cég munkatársai zárt csoportot hoznak létre a Facebook-on, ahol megosztják egymással például a céges bulikról készült fényképeiket, de még jobb módszer, ha a meglévő intranetes felületre sikerül átvinni ezeket a funkciókat. Hiszen az intranetet is lehet oly módon bővíteni, illetve átalakítani, hogy a meglévő (informatikusok által beállított) munkavállalói profilhoz a dolgozó saját maga is beírhasson státuszüzeneteket, megoszthasson linkeket, dokumentumokat, vagy képeket, vagy belső chat-et, fórumot használjon. Egy ilyen intranetes felület biztonságosan (a céges tűzfalon belül) tudja erősíteni a dolgozók közti kapcsolatokat, a kollaborációt és a tudásmegosztást, és emellett a HR számára is kiderülhetnek olyan dolgozói tulajdonságok, amelyeket a cég szolgálatába állíthatnak. Például ha egy kolléga a szabadidejében rendszeresen részt vesz valamely non-profit szervezet munkájában, s ezt az információt profiloldalán megosztja a munkatársaival, akkor valószínűsíthető, hogy a következő céges jótékonysági eseményen is számítani lehet majd a közösségi munkájára" - mondta Madalina Rita. Az intranetbe bekötött Facebook, vagy Twitter feed-en keresztül - a márkaépítés mellett - a munkavállalók közvetlenül és azonnal láthatják, mi történik a cég életében, mi foglalkoztatja a felhasználóikat, s mindezt érdekes formában (nem pedig hivatalos sajtóközleményben) kapják meg, úgy, hogy ők maguk is részeseivé válhatnak az eseményeknek.

Kommunikáció minden téren: Telepresence és Webex

A technológiai vállalatok tehát élen járnak a kommunikációs eszközök fejlesztésében. A világszerte 70 ezer alkalmazottat foglalkoztató Cisco-nál is számos new media eszközt használnak: jelen vannak a Facebook-on, több blogot üzemeltetnek (van hivatalos blogjuk, de van több műszaki tartalmú blog is, amit szintén a kollégák írnak és szerkesztenek) és több ezer belső wiki oldalt is alkalmaznak. A legújabb kommunikációs eszköz azonban, amit a belső kommunikáció szolgálatába állítottak, az úgynevezett Telepresence. Ez virtuális tárgyalók hálózata, amely a cég több mint 250 irodáját köti össze világszerte. A munkatársak csaknem 1 000 tárgyalóban, életnagyságban és valós időben beszélgethetnek és értekezhetnek egymással, nagy felbontású képi és kiváló minőségű hangközvetítéssel - mintha egy irodában ülnének. A Telepresence alkalmazásával - fárasztó és sokszor költséges repülőutak nélkül is - közvetlen kapcsolatba kerülhetnek egymással a kollégák.

A másik újdonság a Webex elnevezésű webes konferencia eszköz, aminek az alkalmazásával a saját irodájukban ülhetnek a konferencia résztvevői. A megbeszélés előtt e-mailben egy linket kapnak, amire kattintva becsatlakoznak a konferenciába és megjelenik a prezentáló képernyője, majd ezzel párhuzamosan megcsörren az IP telefon is, amelyet felvéve a kiváló minőségű hangkapcsolat is létrejön. A résztvevők hívás közben akár hozzá is szólhatnak a megbeszéléshez, chatelhetnek, kérdéseket tehetnek fel az előadónak, szavazhatnak, vagy akár maguk is előadóvá válhatnak, ha a szervező átadja nekik a prezentálás jogát. Az eszköz további két nagy előnye, hogy egyrészt mobilon keresztül is alkalmazható (vagyis, akár az autóban ülve is bele lehet hallgatni a prezentációkba), másrészt (mind a kép, mind a hang) rögzíthető, így később újra visszanézhető. A fent említett két rendszer kombinálásával pedig igazán hatékonyan szervezhető a vállalati kommunikáció.

A HR számára is jó eszköz, főként a képzések, oktatások szervezésénél, amit így sokkal gyorsabban és akár távolról is meg lehet oldani. "Ezek a rendszerek minden szinten rugalmasságot és hatékonyságot biztosítanak számunkra. Így még arra sincs feltétlenül szükség, hogy egy team tagjai egy irodában tartózkodjanak, vagy a titkárnő a szomszéd szobában üljön. Lehet akár otthon, távmunkában, vagy a világ másik pontján, ez mindennapos gyakorlat a Cisco életében. A Telepresence, Webex és az egyéb informatikai megoldások révén eltűnnek a térbeli korlátok, az információ átadása sokkal könnyebbé és egyszerűbbé tehető. A vállalati történések is azonnal hozzáférhetőek minden dolgozónk számára" - fogalmaz Mészáros Attila, a Cisco Hungary PR menedzsere. "Úgy látjuk, hogy a videó alapú kommunikációé a jövő. Ez nem azt jelenti, hogy mindenki és mindig videón fog beszélgetni egymással, de azt igen, hogy ha bárkinek, bárhol és bármikor szüksége van erre, akkor ezt megteheti" - tette hozzá.

Összegezve elmondható, hogy az új média a belső kommunikációban is számos lehetőséget kínál a vállalatok professzionális HR tevékenységének biztosításához. A korszerű vállalat és a fiatal tehetségek vonzásának egyik kulcsa lehet az innovatív kommunikáció.