A megjelenő közlemények legtöbbször a pályázó szemszögéből mutatják be a motivációs levelet és az életrajzot. Ha azonban a munkáltató szemével tekintünk a munkakör elnyeréséhez szükséges két írásos anyagra, kincset érő információk birtokába juthatunk, hiszen azok elárulják a pályázó személyiségének jegyeit. A motivációs levél és az önéletrajz kapcsán azt kell szem előtt tartani, hogy a pályázó meg akarja fogni a céget, és ennek érdekében minden eszközt bevet. Azonban nem minden arany, ami fénylik.

Egy névvel nem jegyzett elektronikus úton elérhető segédlet szerint: "Az életrajz szerves kiegészítője a kísérő levél, vagy más néven motivációs levél. Elsődleges szerepe, hogy kiemelje a pályázó pozitív adottságait, rávilágítson a szakmai háttérre, és összességében azt a benyomást keltse az olvasójában, hogy a pályázó az adott pozícióra való felkészültsége, rátermettsége kétségbevonhatatlan, és az mindenképp a potenciális jelöltek között tartandó számon."

A fenti írásban két fogalom - adottság, rátermettség - szerepel, amelyek pontos tartalmát szükséges leírnunk. Míg az "adottság" a személy veleszületett anatómiai és fiziológiai meghatározottságú tulajdonságok rendszerével egyezik, addig a rátermettség a személy veleszületett tulajdonságainál fogva valamire való alkalmassággal, hivatottsággal egyenlő. A megjelenő szemlélet indokolttá teszi, hogy a "kísérőlevél" tartalmát szükséges alaposan átgondolni, értelmezni.

Ajánlom magamat

Sokan a motivációs levelet a pályázat formális elemének tekintik -helytelenül -, ugyanis a levél és az életrajz együttes "vizsgálata" alapján jutunk a döntést megalapozó információkhoz. A pályázat két írásos anyaga alapján szerezhetünk kiegyensúlyozott tájékoztatást, illetve juthatunk el fontos kérdések megfogalmazásához, felvetéséhez.

A napi gyakorlat ismeretében fontos megemlítenünk, hogy a kísérő levelet - még ha megjelenésében mutatós is, alaposan, sőt többször is át kell olvasnunk, illetve gondolnunk annak tartalmát. Ebben a bevezető fázisban figyelembe kell vennünk annak küllemét, a nyelvhasználat minőségét, a megfogalmazás módját, sőt a helyesírást is. Abból kell kiindulnunk, hogy a pályázó meg akarja fogni a céget, ezért minden eszközt igénybe vesz célja elérése érdekében. Tehát a tartalmi tényezőkhöz képest "felszíni" elemek megfigyelése is lényegi információkat nyújt.

Kiinduló tartalmi feltétel a "kísérőlevél" és a pályázati életrajz összhangja. A leírtak egybeesése hitelesítő - megerősítő - tényezőként hat ránk, az eltérések, az összevetés nyomán szerzett disszonáns benyomás viszont óvatosságra intő tényező.

A pályázat az értékesítés folyamatával vethető össze, lényegében ajánlattétel, ki-ki saját magát ajánlja, melynek hátteréhez szakmai, személyi jellemzők felsorolása, értékrendbe állítása történik.

A motivációs levél egyik fontos funkciója az, hogy a pályázó kifejtse miért alkalmas, miért alkalmasabb másnál a pályázott pozíció elnyerésére. Ehhez több megközelítés, eszköz is a rendelkezésére áll, az itt közöltek mérlegelése pedig lényeges lépés, mert ez a levél egy marketingeszköz. Az igényes vásárló, az alapos megrendelő szemével kezelni a pályázati anyagot. Ki kell derülnie annak, hogy pontosan tudja-e a jelölt, hogy milyen munkakört akar elnyerni, és annak is, mit vár tőle. Lényegében miként fogalmazódik meg a motiváció tartalma, szakmai előbbre jutást, önmaga kipróbálását, avagy magasabb anyagiakat "ígér" a pályázó számára a pozíció elnyerése.

A motivációként megfogalmazottaknak, a szakmai képzettségnek, az életpálya előző szakaszainak egybevetése gondos elemzést igényel. A megrendelő az előzményeket értelmezve megállapítja, hogy a pályázó törekvése elég meggyőző-e, az előzmények és a távlati cél mennyire esik egybe a rendelkezésre álló információk alapján. Érdemes végiggondolni, menyire tekinthető reálisnak a motiváció.

Az állás elnyeréséhez indokként az előző munkahelyen elért eredmények felsorolása, a szakmai teljesítmény fázisainak egymással összehasonlítása, realitásának értékelése szükséges. Egyrészt szakmai háttere alapján, másrészt az eddigi munkakörök nyomán mennyire valószerű a jelentkező eredményeinek sora, tárgyilagos megítélés szerint megvalósulhatott-e mindaz, amit a leírtak tartalmaznak.

Rátermettség helyett a képességekről kéne szólniuk a pályázatoknak

A különféle formában megjelenő anyagok gyakran rátermettségről beszélnek, pedig a személyiségjegyekről, a funkcióképes készségekről, jártasságokról, képességekről kell inkább foglalkozni. A rátermettség "globális" megfogalmazás, amely több is és kevesebb is lehet az igényelt személyiségi vonásokhoz képest. Ezzel szemben a munkakör ellátásához szükséges kompetenciát kell vizsgálni, mivel a szakmai felkészültségről az előzőkben már beszéltünk -, ez esetben a tevékenység ellátásához szükséges egyéni jegyek vizsgálata az indokolt. Itt volna fontos szerepe a munkakör kompetencia jegyzékének (térképének) /Lásd A kompetencia a munkaerő kiválasztásában és a képzésben című cikkben./, amely lehetőséget teremt az elvárt és a meglévő jegyek összevetésére.

A referencia értékű sikerek, tudományos eredmények mérlegelése lényeges eleme a pályázat értékelésnek, hiszen fontos tudni, hogyan, milyen okból kifolyólag történt a távozás a sikereket biztosító munkahelyről.

Lényeges továbbá, hogy az általunk pályáztatott munkakör követelményeiben alapot képező-e, s ebben a reményben történik a jelentkezés, vagy más, esetleg személyiségbeli tényezők teszik indokolttá a váltást. Rendkívül nehéz, de fontos annak megállapítsa, hogy szakmailag igényesebb lehetőség motívuma játssza-e a szerepet az új munkahelyre törekvésben, vagy problémák húzódnak meg a háttérben.

Ennek érdekében át kell tekintenünk a személyiséget érintő tényezőket, vizsgálnunk kell a feladatkörhöz szükséges jellembeli vonásokat. Ehhez az interjú biztosítja az egyik lehetőséget, amelyhez a pályázati anyag értékeléséből merítjük a kérdéseket. A másik eszközt a tendenciáiban értékes tájékoztatást biztosító tesztek felvétele képezi. /Lásd A személyiségtesztek által búcsút mondhatunk gyenge pontjainknak című cikkben./ A tesztek alkalmazásának egyik módja, hogy a HR szakember rendelkezik a tesztek alkalmazásához szükséges felkészültséggel (jogosultsággal), a másik pedig külső szakember bevonása az értékelő munkába. Mivel hiába kiváló szakember valaki, ha személyisége alapján kétséges, hogy be tud-e illeszkedni a munkahelyi közösségbe.

Az első kép

Az előző évek tapasztalati azt mutatják, hogy a cégek a pályázatok elbírálásánál az életrajzban közölteknek adtak nagyobb súlyt az értékelésnél, pedig a jelentkezők segítését szolgáló írott és elektronikus források a "kísérő levél" szerepét törekednek kiemelni, ehhez adnak kiemelten támogatást. A vállalatoknak azonban mind a motivációs levél, mind az életrajz értékes forrást jelent, mindkettőt együtt kell értékelni, ezek összhangját szükséges keresni.

Az elmúlt években az életrajz benyújtásával jelentkeztek a pályázók, lényegében ez jelentette a pályázatot, nem volt különösebb igény a kísérő levélre. Az életrajz önmagunk bemutatása valamilyen céllal, lényegében egy személyes és egyedülálló összefoglalása az életútnak, a pályafutásnak, az eredményeknek és a személyiségbeli, szakmai értékeknek. Voltaképpen ez alapján szerezzük az első benyomást az érintettről, tehát az életrajznak mindig célzottnak, valahova-valakinek címzettnek kell lennie, ezért olyan eredményeket, személyiség tulajdonságokat, szakmai eredményeket tartalmaz, amelyek a címzett számára fontos információval bírnak. Itt is megemlítjük, hogy az életrajz szerzője pályafutását, eredményeit "reklámozza" vele, hisz a munkaerő kereslet és kínálat a "piacon" találkozik, a közvetítő eszköz pedig az önéletrajz.

Patricia Mathews amerikai szakértő szerint: "Az első képet az életrajz teremti meg. Ha ez a kép pozitív, akkor elvezet az első bemutatkozó beszélgetéshez. Ennyi a dolga, többet nem várhatunk tőle."

A pályáztató cégnek a fentiekben megfogalmazottak szerint alapos szűrést kell végeznie, hogy a munkakör szabta követelményeknek megfelelő személyt megtalálja és a követelmények teljesülése esetén alkalmazza. Itt a kiválasztással foglalkozó személy kiemelt szerepe, mert minden munkakörhöz, minden feladathoz személyes megfelelés szükséges. A tennivalókat ketté kell választani aszerint, hogy a szervezet tartalmas motivációs levelet és pályázati életrajzot kíván meg, vagy formális kísérőlevelet és életrajzot.

A teljesebb pályázati anyag esetén - motivációs levél és önéletrajz - alapvető a két írásos anyag együttes áttekintése, ennek során a tartalmi összhang keresése, illetve az esetleges ellentmondások kiszűrése. A pályázati források együttes "vizsgálata" alapján állapítható meg, hogy ezek kellő alapot képeznek az alkalmazási döntéshez, vagy találunk hiányzó tényezőket, amelyek ismerete nélkül érdemi állásfoglalás nem történhet. Amennyiben az előbbiekben leírtak szerint foglakoznak az illetékesek a motivációs levéllel, akkor az életrajzzal való egybevetés kellő informáltságot biztosít pozitív és negatív vonatkozásban egyaránt. A kettő egybehangzó elemei nagy biztonsággal adnak alapot az álláspont kialakításához. Az ellentmondó, bizonytalanságot sugalló tényezők viszont kérdések megfogalmazására késztetnek, ezek megválaszolása után tudunk csak végleges döntést hozni.

A kizárólag pályázati életrajz és formális levél esetében nehezebb helyzetben van a bíráló személy. Ilyen esetben a motivációs levél elemzésével kapcsolatban írtakra hívjuk fel a szíves figyelmet, mert egy írásos anyag alapján kell minden szempontra összpontosítva értékelni az anyagot, megalapozni a döntést.

Az életrajz egyedi lenyomat

Egyes vezetők a kronológiai szerkesztésű életrajzot veszik szívesen, mert ebben az időrendben megjelenő tényezőket, az esetleges hiányzó időszakokat plasztikusan tudják érzékelni, a jövendő munkaadó "egy pillantással" felmérheti a pályázó tevékenységét, munkahelyeit, munkaköreit, pályafutását. Ez az típus is alkalmat ad arra, hogy megtaláljuk az életrajz "réseit", ellentmondásait. Hátránya viszont, hogy árnyékban maradnak az erős oldalak, az egyéni képességek.

Úgy hírlik, hogy sok vezető nem szereti a funkcionális életrajzot, amely a pályázatban kiemelt igényt tükröző összefüggő, egységes területekre koncentrál, ezekre irányítja a figyelmet. Ez esetben amennyiben a pályafutás egy-egy szakasza kissé változatosra sikeredett, de két-három tágabb körben meggyőző sikert lehet felmutatni, akkor ez a funkcionális életrajz a pályázathoz leglényegesebb információkat fogja közvetíteni. Itt jelentkezik a kiválasztó személy fontos mérlegelési feladata, mert ebben az anyagban a pályázó törekvéseinek, terveinek megfelelő elemek jelennek meg, ugyanakkor nem tükröződnek a szakmai, emberi "rések", ellentmondások, ugyanakkor a sikerek homloktérbe kerülnek. Tekintettel arra, hogy ez az életrajztípus nagyon pályázati célorientált alapos elemzést igényel, a hiányzó elemek, a homályos tényezők felderítése fontos, mert előre értelmezhetetlen tényezők felszínre kerülése a már alkalmazott munkatárs esetében munkajogi gondokat vethet fel.

A kombinált életrajz esetén a vezető elemző munkája egyszerűbb, mivel a pályázott munkakörre való alkalmasság eldöntéséhez több támpontot kap. Lényegében az előbb említett két önéletrajz típusnál felvetődő tennivalókat számba kell venni és a döntéshez a jelentkezőről teljes képet kell szerezni.

A pályázatok esetében nálunk ritka az úgynevezett reklámozó életrajz, amely az előző három típust jellemző minden "szabályt" mellőző megoldás, amelyben feltűnő módon kínálja fel a jelentkező munkaerejét, tapasztalatit. Ebből egyetlen törekvés tükröződik, minden áron elnyerni a célzott munkakört, beosztást, bár erre semmi garanciát nem nyújt annak írója. Ez lehet akár meghökkentő és egyben elriasztó is, másra viszont vonzást gyakorol rendkívüliségével. Az ilyen jellegű pályázat nagy óvatosságra int.

Minden közlemény, az életrajz is jellemző elkészítőjére, ezért mindig felmerül a kérdés, hogy milyen stílus egyeztethető össze a pályázó személyiségével. Az életrajz személyiséget kivetítő jellege a vezetők, a humánpolitika területén dolgozók számára fontos tényező, hisz abból bizonyos következtetések vonhatók le. A "sorok közti" olvasásnak ebben rejlik a lényege. A pályázatértékelés egyik lehetséges alapját az életrajz személyiséget visszatükröző volta képezi. Nagyon kell azonban ügyelni arra, hogy az életrajz alapján ne alakuljon ki előítélet, megalapozatlan álláspont.

Dr. Poór Ferenc