Onboarding: stratégiai, részletes és precíz

Az onboarding már csak összetettsége miatt sem lehet egy spontán „work in progress” folyamat, rögtönzésnek a „majd megoldjuk valahogy” hozzáállásnak nincs helye egy profi onbordingban. Magától értetődően a némi rugalmasságra szükség lehet, de lehetőleg az előre felállított kereteken belül.

Az onboarding csapatmunka

A sikeres munkahelyi beillesztési programnak négy alapvető feltétele van:

1. az összes érintett bevonásával és támogatásával kell összeállítani és végrehajtani
2. elengedhetetlen a felső vezetés aktív támogatása
3. még a toborzás megkezdése előtt érdemes teljesen kidolgozni
4. legyen elkülönített költségvetés onboardingra.

Ha a fenti négy feltételből bármelyik hiányzik, vagy hiányos, legfeljebb csak félmegoldások születhetnek.

Az egyes onboarding folyamatok az adott vállalat sajátos körülményeitől függően változhatnak, itt most a Karrier Intézet által használt, és a tapasztalataink szerint jól működő, általános vázlatot adjuk közre. 

I. Tisztázzuk az alapvető kérdéseket

Onboarding program tervezésekor érdemes széleskörűen végig gondolni és kidolgozni a válaszokat az lenti kérdésekre. Fontos, hogy kíméletlenül őszinték legyünk, mert ha direkt, vagy indirekt módon szándékosan, vagy véletlenül félrevezetjük az onboarding folyamat során az új munkatársat, az az összes onboardingra fordított erőfeszítésünket semmisé teheti.

• Mi az, amiben mi itt hiszünk? Mit tekintünk értéknek? Mi az, amit nem fogadunk el? Hogyan viszonyulunk egymáshoz?
• Milyen cégkultúrát akarunk közvetíteni az új ember felé? Mik ennek a látható jelei?
• Mi az, ami itt jó? Mik az erősségeink? Mi az, ami nincs, vagy nem jó? Gyengeségek?
• Kik a példaképek/viselkedésmodellek? Mi az, ami jó bennük?
• Mi lesz a munkatárs szerepe? Mit várunk tőle (minden szempontból)? Mit adunk neki?
• Kikkel fog együtt dolgozni, együttműködni? Kik lesznek az emberek körülötte? Kihez fordulhat közvetlenül?
• Milyen jövőt ígérünk neki? Mik a cég távlati tervei?

Ezekre a kérdésekre a legegyszerűbben egy facilitált workshopon kereshetjük meg a válaszokat, fontos, hogy minden érintett képviseltesse magát (igen, a felső vezetés is). A workshop eredményét azután széles körben érdemes bemutatni és megvizsgálni, hogy valóban konszenzus van-e a válaszokat illetően. Ez lesz a sarokköve az onboarding programnak. A jó hír az az, hogy ezt csak egyszer kell teljes terjedelmében végig csinálni, később már csak a konkrét pozícióhoz tartozó részletekre lesz szükség.

II. Alapozzuk meg a programot: Kérdések az onboarding program tervezéséhez

Még nem tervezünk, csak a kereteket állítjuk fel. Ez általában több, néhány órás workshopot igényel, aminek az eredménye egy PostIt-ekkel teleragasztgatott fal vagy egy terjedelmes Mural sok-sok virtuális cetlivel. Átlagosan 4-500 körüli gondolat szokott összegyűlni.

• Mit szeretnénk, hogy az új munkatárs az első nap/hét/hónap/év végén gondoljon, érezzen? Mit mondjon, ha megkérdezik, milyen a munkahely, ahol dolgozik?
• Milyen erőforrásaink vannak az onboarding programhoz (idő, pénz, emberek, IT, hely, stb.)?
• Milyen lesz az onboarding időbeosztása? Mikor kezdődik, meddig tart? Mikor vannak ellenőrzési pontok?
• Mit kell tudnia a cégkultúráról, az értékeinkről és a munkahelyi környezetről? Milyen íratlan szabályok vannak?
• Milyen konkrét tudásra lesz szüksége? Milyen oktatást (formális vagy informális) fog kapni?
• Kinek milyen szerepe van az onboarding folyamatban? HR? Vezetők? Mentor? Munkatársak? Ki az elsőszámú felelős? Kik az érintettek?
• Milyen célokat tűzünk ki a számára? Kitől, mikor, hogyan kap visszajelzést? 
• Hogyan értékeljük az onboarding programot? Honnan tudjuk, hogy sikeres volt (vagy nem)?

III. „Terv a lelke mindennek”

Ebben a fázisban állítjuk fel a folyamatot, a lehető legrészletesebben végiggondoljuk, összegyűjtjük, hogy 

• Milyen lépések vannak?
• Mikor, mit szeretnénk, hogy történjen?
• Melyik pontban kire és mire van szükségünk?
• Hol, mikor vannak kommunikációs pontok? Mi legyen ott az üzenet, ki adja/küldje?
• Miért, ki a felelős?
• Milyen dokumentumok, dokumentáció szükséges?
• Hogyan fogjuk a folyamatot kézben tartani?

Jó ötlet saját magunknak is kipróbálni a meglévő lépéseket (fizikailag is végigmenni), eszközöket, mintha mi lennénk az új munkatárs. Segít, ha valamilyen projektmenedzsment támogató eszközt használunk (pl. Mural, Trello, Mindmanager, MS Project, stb.). Erre a lépésre érdemes több időt szánni, nagyon meggyorsíthatja a folyamatot, ha ilyen terv készítésében már jártas szakembert vonunk be. A jó terv a munkaerő felvételi döntéstől legalább az első 180 nap végéig, gyakrabban az első évre terjed ki.

IV. A megvalósítás

Nézzünk meg a teljesség igénye nélkül az onboarding főbb elemeit a folyamatból!

1. Indul a toborzás
A pozíció meghirdetésekor tartsuk szem előtt az onboarding folyamat tervezése során tett megállapításokat (pl. szerepelhet benne a cég kultúrával kapcsolatos információ vagy megjelenhet a szellemiség – ld. I. lépés). A jelöltekkel való kommunikáció során már az onboarding program nyelvezetét, fogalmait és megközelítését használjuk – ezt a fázist újabban pre-onboardingnak szokták nevezni.

Tippek:

• Nézzük át a céges honlapot, a munkaköri leírást, az interjú kérdéseket a leendő munkatárs szempontjából: Világos? Azt üzeni, amit szeretnénk?
• Adjunk egyértelmű, követhető tervet a jelentkezők kezébe a felvételi folyamatról.
• Legyen egy elérhető munkatárs, akivel tud kommunikálni, ha szükséges.

2. Az „első” benyomás(ok)

Az interjúkat azzal a tudattal szervezzük meg, hogy ez már az onboarding része, hiszen valamelyik jelentkezőből (remélhetőleg) lesz az új munkatárs. 

Néhány tipp (a nyilvánvalókon kívül – pontosság, visszajelzés, stb):

• Mutassuk meg azt, hogy konkrétan hol fog dolgozni (közben kérdezhet)
• Adjunk visszajelzést az interjú végén
• Térjünk be a konyhába (ha van), az ebédlőbe, öltözőkbe
• Mutassuk be mindenkinek, akivel találkozunk (készítsük fel a munkatársakat!)
• Vigyük el a hétköznapi élet színhelyeire (pl. a garázsba és a parkolóba, a kiszolgáló helységekbe, stb.)
• Kínáljuk meg!

Igen, erre a listára gyakran azt szokták mondani, hogy „minek?”. Hiszen az öt interjúzóból jó esetben egy lesz csak munkatárs… nem ér rá akkor? Nem. Borzasztó fontos, hogy egyrészt realisztikus képet kapjon a rá váró munkahelyről, munkáról és körülményekről, másrészt érezze, hogy teljesen nyíltak vagyunk, nem titkolunk el semmit. Ezen kívül ez egy jól megtérülő employer branding befektetés is: Képzeljük csak el, mit fog mesélni a jelölt egy ilyen bemutatkozás után… Különösen, ha a konkurenciánál az „üljön le – mondja – kérem a következőt” hozzáállást kapta.

3. Az ajánlat

Az, hogy ajánlatot adunk bizonyára jó hír a pályázónak, de önmagában azért nem elég ahhoz, hogy közvetítse a lelkesedésünket és az őszinte várakozásunkat, hogy együtt fogunk dolgozni vele.

Ötletek:

Küldjük el futárral, papíron az ajánlatot – kombinálva a gondosan megfogalmazott munkaköri elvárásokkal és feladatokkal (ez az utolsó lehetőség, hogy tisztázzuk az esetleges félreértéseket következmények nélkül), ezt kombinálhatjuk egy céges ajándékcsomaggal (pl. póló, bögre, csoki)

4. Indul a „Hivatalos” onboarding

Szerződés aláírásakor (beérkezésekor) kezdődik az onboarding „hivatalos” része, ebből az alkalomból valamilyen vezetői kommunikáció, jól fog esni az új munkatársnak. Fontos a fokozatosság – ne borítsunk rá mindent azonnal.

Tippek:

• Amint lehet, adjuk át neki az új céges elérhetőségeit (e-mail, telefonszám, onboarding rendszer belépés) Például az egyik ügyfelünk a céges appokal felinstallált mobiltelefont az aláíráskor átadja/elküldi. 
• Küldjük el a részletes első heti programját és az éves áttekintőt
• Ha van mentoring program, kössük össze a mentorával, akitől nyugodtan kérdezhet.
• A leendő közvetlen munkatársak készítsenek személyre szabott rövid üdvözlő videót

5. Az első nap

Tudatosan törekedjünk arra, hogy ez egy meghatározó élmény legyen, ugyanakkor ne legyen túlságosan megterhelő – a helyzet önmagában elég stresszt hordozhat.

Tippek:

• Előző nap a kapcsolattartó ellenőrző hívása: javaslatok az öltözködésre, a közlekedésre és egy kis szubjektív előrejelzés hogy mi fog történni holnap.
• Figyeljünk rá, hogy valaki várja, a mikor megérkezik – lehetőleg olyan, akit már ismer. A nap során vagy kísérje valaki, vagy adjuk kézről kézre.
• Segítsünk neki az adminisztrációs feladatokban.
• A fontos emberekkel (felsővezetők, közvetlen vezető, szakmai vezető) készítsünk előjegyzést.
• Szervezzünk mini ünnepséget a kollegáival (közös ebéd, kávé, stb.), esetleg közös ismerkedős játékot
• A nap végére tegyünk egy lezáró megbeszélést, ahol elmondhatja a benyomásait, kérdezhet, visszajelzést adhat.

6. Az első néhány hét

Ilyenkor a cél, hogy minél hamarabb feloldódjon és integrálódjon az új kolléga. Megértse, milyen elvárásoknak kell megfelelnie és tiszta legyen számára, hogy pontosan mit kell csinálnia.

Ötletek, amik segíthetik az integrálódást:

• Adjunk ellenőrző listát a bonyolultabb tevékenységekhez.
• Mutassuk be szélesebb körben, szervezzünk találkozókat a cég „híres embereivel”
• Közösen határozzuk meg a rövid és hosszabb távú célokat, mérföldköveket, teljesítményelvárásokat
• Megfelelő rendszerben naprakészen (esetleg a mentoron keresztül) kövessük a mérföldkövek elérését, az oktatási és egyéb feladtok teljesítését – ismerjük el a megfelelő előrehaladást, kérdezzünk rá az elmaradásokra, ajánljunk segítséget

7. A mindennapok

A jól működő onboarding programok jellemzője, hogy sosem hagyjuk magára az új kollégát, van egy valaki, aki egyértelműen felelős a beillesztéséért. Az idővel aztán ritkulnak a rutin megbeszélések (2-4-7-10-30 nap aztán 60 nap). De rendszeresen jelentkeznek nála az onboarding szereplői: ad hoc mentor hívások, periodikus HR és vezetői megbeszélések stb. 

Ötletek:

• Törekedjünk arra, hogy rendszeresen pozitív megerősítést adjunk amennyiben „elkapjuk” az új kollégát, hogy valamilyen elvárt viselkedést csinál (önállóan megold egy problémát, elvégez egy feladatot, kérdez ha elakad, stb.)
• Rendszeres időközönként kérjünk és adjunk visszajelzést, ami lehet játékos vagy informális is.
• Kérjünk tőle javító, újító javaslatokat, amiket azután esetleg kezdjünk el megvalósítani, de mindenképpen kommunikáljuk, mi történik ezekkel.
• Rendezzünk mini ünneplést a fontosabb időpontokban (próbaidő vége, 6 hónap, 1 év)

Kinek van erre energiája?

A fenti lista sokak számára kimerítőnek tűnhet, pedig ez korántsem teljes, és egyáltalán nem részletes. Az onboarding sikerének a titka pontosan a részletességben és a tervszerű, precíz végrehajtásban van. Ahogy egy multinacionális vállalatnál vezetőként dolgozó ügyfelünk megjegyezte:
”Amikor mindenki túlhajtott, senki sem szeretne a hátára még egy púpként egy új embert tutujgatni…”

Mi a megoldás?

Az onboarding program léte és minősége egyértelműen korellál a későbbi teljesítménnyel, elégedettséggel és megtartással, ami pedig szoros összefüggésben van az üzleti teljesítménnyel. Egy-egy dolgozó felvétele, betanítása drága mulatság, olcsóbb az újakat jól beilleszteni és megtartani. Olcsóbb, de nincs ingyen, azaz igenis kell hozzá költségvetés. Ha megfelelő méretű a vállalat, dedikált onboarding munkatárs lehet a megoldás, ha nem, vagy csak időszakosan van szükség néhány onboarding folyamat menedzselésére külső szakértő segíthet. Ezzel levesszük a vezető vagy HR-es válláról a plusz feladatot, és biztosíthatjuk az új munkatársaink valóban magas színvonalú beillesztését.

Sorozatunk első részében áttekintettük az onboarding alapjait és jelentőségét, a második részben bemutattuk az onboarding 5C modelljét. 

Gerlei Béla MBA MSc.
A nyelvhasználat és viselkedés szakértője
Karrier Intézet