Munkahelyi segítség: milyen kommunikációs csatornát válasszunk?

Ha valakitől kérni akarunk valamit, felmerül a kérdés, milyen csatornát használjunk? Mi az, ami először az eszünkbe jut? Írjunk egy e-mailt, vagy írjunk rá a chaten? Esetleg hívjuk fel, vagy küldjünk egy Zoom/Teams meghívót? Menjünk át hozzá és kérdezzük meg személyesen?

A távmunka és a homeoffice térnyerésével értelemszerűen csökkent a személyes találkozások gyakorisága. A kommunikáció áttevődött az elektronikus csatornákra, amik úgy tűnik, sok esetben kevésbé hatékonyak, mint a személyes megbeszélések.

Mindegy az…

Egy kísérlet résztvevői (és az általunk megkérdezett nem reprezentatív minta (n= 27) is) úgy vélték, hogy nincs, vagy elhanyagolható különbség van a kérést közvetítő kommunikációs csatornák hatékonysága között. Másszóval, felesleges odamenni személyesen, egy e-mail is megteszi…

Ugyanekkor, amikor valóban kértek munkatársi segítséget, a személyes kérések 67%-kal hatékonyabbak voltak, mint bármelyik videó vagy hang alapú kommunikációs csatorna. Ennél már csak az írásbeli (e-mail, chat) üzenet teljesített rosszabbul.

A kutatások tanúsága szerint lényegesen nagyobb a valószínűsége egy kérés teljesítésének, ha az személyesen (face-to-face) történik, mintha valamilyen elektronikus csatornán kérnénk ugyanazt.

Vissza az irodába! Lehet, hogy van benne valami?

A fenti kutatási eredmények arra utalnak, bár vannak előnyei a távmunkának, de olyan esetekben amikor együttműködésre, egymás segítésére van szükség, jobb, ha személyesen találkozhatunk. Ezzel együtt nem árt tudatosítani, hogy a különböző csatornák hatékonysága erősen eltérő: fontosabb, mint valaha, hogy a munkahelyeken az emberek tudatosabban válasszák ki a kommunikációs csatornát a segítségkérésükhöz.

Mivel a személyes segítségkérés hatékonyságát szisztematikusan alábecsüljük, a segítségkérőként jobban járhatunk, ha tudatos erőfeszítést teszünk arra, hogy inkább személyesen keressünk segítséget, amikor csak lehetséges. Ha nem, akkor következő választásunk a valamelyik hang- és videofunkciókkal bővített kommunikációs csatorna lehet, mert az írott kommunikációnál (e-maileknél, chat, Slack üzeneteknél) ezek hatékonyabbak.

Pillantás a másik oldalra

A kommunikációs csatornák téves megítélése ugyanúgy megvan azoknál is, akik a segítségnyújtó oldalon állnak. Ők is azt mondják, ha megkérdezzük tőlük, hogy alapvetően mindegy (lehetnek egyéni preferenciák) milyen csatornán keresik meg őket, egyformán „szívesen” segítenek. Az ő esetükben előfordulhat, hogy nem érzik ugyanazt a nyomást vagy érzékelik ugyanazt az előnyt, mint a kérő, amikor a segítségkérés különböző csatornákon történik. Érdemes felhívni a figyelmüket arra, hogy a segítségnyújtóként legyenek nyitottak a különböző kommunikációs csatornák használatára, és bátorítsák a hozzájuk fordulókat, illetve ne féljenek megkérdezni, hogy melyik mód a legjobb a segítségnyújtáshoz az adott helyzetben.

Ez még nagyon új…

Az elmúlt 30 évben, bár jelentős változások történtek a munkahelyi kommunikáció módozataiban, de azért ez nem írja felül az evolúció előtte lévő néhány százezer évét. Tény, hogy sok esetben jelentősen megnövelheti a munkavégzés hatékonyságát az elektronikus csatornákon történő kommunikáció, ugyanekkor segítségkéréskor jobb, ha „odamegyünk”. Általánosságban, a személyes kapcsolatok növelik az elkötelezettséget és az együttműködés alapja továbbra is a személyes kontaktus. Ez azt jelenti, hogy nagyobb tudatosságra van szükségünk, amikor arról döntünk, hogy mikor milyen kommunikációs csatornát használjunk. A megfelelő kommunikációs csatorna kiválasztása nagyban segíthet gyorsabban és hatékonyabban elérni a céljainkat, és javíthatja a munkahelyi kapcsolatokat is.

Gerlei Béla MSc. MBA
A nyelvhasználat és viselkedés szakértője
„Certified Tiny Habits Consultant and Coach”
Karrier Intézet

Nyitókép: Gerd Altmann képe a Pixabay -en.