Onboarding: a megtartás receptjének titkos összetevője

A kiváló munkavállalói teljesítményhez kiváló onboarding (beillesztés) szükséges a Gallup kutatásai szerint. Azoknál a cégeknél, ahol van rendszerszintű onboarding program, 50%-al nagyobb a megtartása és 62%-al jobb a teljesítménye azoknak, akik részt vettek az onboardingban. A jó onboarding egy alaposan átgondolt, nagyon részletesen megtervezett és megszervezett, célirányos stratégiai folyamat, ami legalább 6, de inkább 12-18 hónapig tart, pozíciótól függően.

Gyenge vagy nincs onboarding

A Gallupp adatai szerint Amerikában az újonnan belépő munkavállalók mindössze 12%-a elégedett azzal az onboarding programmal, ami az új munkahelyén fogadta – 20% pedig kifejezetten elégedetlen vagy pedig egyáltalán nem kapott onboardingot. A Karrier Intézet nem reprezentatív, kvalitatív felmérése ezeknél is rosszabb hazai helyzetet mutat: a kis és középvállalatoknál gyakorlatilag nincs formális onboarding program, a nagy-és multinacionális vállalatoknál (persze, vannak üdítő kivételek, amelyekről itt, itt és itt írtunk) gyakran csak egy ellenőrző listával a kezében „dobják a mélyvízbe” az új munkatársat.

Nagy a fluktuáció

A napokban megjelent HR Evolution Kft. Fluktuáció Benchmark Kutatása szerint a HR-esek alaptalanul optimisták: a várakozásaikkal ellentétben a tavalyi átlag 32%-os fluktuáció a kutatók szerint várhatóan nőni fog. A homeoffice és a távmunka látszólag csökkenti a munkáltatói költségeket, és már elvárássá alakult a munkavállalóknál. Ugyanekkor a személyes jelenlét (és kapcsolatok) hiánya jelentősen csökkenti az elkötelezettséget, azaz könnyebbé és gyakoribbá teszi a munkahelyváltást. Figyelembe véve a távozó, különösen az egy éven belül távozó munkatársak pótlásának jelentős költségeit, érdemes átgondolni, mit tehetünk a fluktuáció csökkentése érdekében. Erre az egyik lehetséges (nyilván nem kizárólagos) eszköz a professzionális onboarding.

Mi az az onboarding?

A magyarba átkerült angol szakszó a beillesztési folyamatot jelenti, amelynek során az újonnan felvett dolgozó beépül, integrálódik az adott szervezetbe. A szakmában keringő sokféle definíció közül talán ez fogja meg legjobban a lényeget: „A munkavállalói onboarding egy olyan folyamat, amelynek során az ígéretes állásjelentkezőt egy szisztematikus és céltudatos program segítségével jól teljesítő munkatársakká alakítjuk át.” Ez egy szerteágazó folyamat, ami magába foglalhatja

• az adminisztratív teendőket (pl. titoktartási szerződés aláírása, átadás-átvételi jegyzőkönyvek, adózási és egyéb adatok megadása, belépőkártya átvétele, stb.) 

• a munkavégzéshez törvényben vagy vállalati szabályozásban előírtak teljesítéséhez szükséges tennivalókat (pl. orvosi vizsgálat, munkavédelmi oktatás, termék és folyamat ismereti oktatások, IT szabályok és rendszerek, stb.),

• orientációs programokat (ismerkedés a fizikai környezettel és a munkatársakkal, találkozás a vezetőkkel, a cégkultúra elemeinek bemutatása, tréningek, stb.)

• a munkavégzés eszközeinek átvételét, megismerését (pl. laptop, belépés a vállalati rendszerbe, készülékek kezelése stb.)

• a munkakörhöz szükséges speciális tudás megszerzését (pl. tréningek, tanfolyamok, on-the-job tréning stb.)

• a rendszeres találkozást/megbeszéléseket a vezetőkkel; később kölcsönös visszajelzést

• a formális vagy informális mentoringot és/vagy coachingot

A fenti, korántsem teljes felsorolásból látszik, hogy ez egy komplex, alapos tervezést és szervezést igénylő feladat.

Egy kis pszichológia

Az új munkahely a legtöbbünk számára izgalmas, de ugyanakkor ismeretlen, és mint ilyen lehet akár félelmetes dolog is. Ami az ott dolgozóknak megszokott, „normális” az mind az új belépő számára még ismeretlen, olyan dolog, amit még meg kell tanulnia. Az ebből fakadó bizonytalanság, és a kezdeti erős megfelelési és beilleszkedési vágy kombinálva a hirtelen rázúduló sok és sokféle információval, bizony kulturális sokkot okoz. Az, hogy ez mekkora lesz, nagymértékben függ attól, hogy az új belépőt érő impulzusok mennyire (ha egyáltalán) vannak megtervezve, illetve hogy ő mennyire felkészülten érkezik. 

Ehhez kapcsolódik az első benyomás is – ha ez negatív (akár tudatosan, akár tudat alatt) az rá fogja nyomni a bélyegét a munkavállaló és a cég közötti kapcsolatra. Fontos megjegyezni, hogy az első kapcsolatfelvételtől (pl. álláshirdetés, direkt megkeresés, stb.) érdemes az onboardingot keltezni, hiszen az a célunk, hogy az álláspályázóból idővel teljes értékű, elégedett munkatárs váljon. Nézzünk meg két konkrét esetet (a neveket megváltoztattuk, de az események valódiak): 

„Hát te mit keresel itt?”

Első munkanapján Péter pályakezdőként érkezett a cég központi irodájába. Mivel senki sem mondott neki semmit arról, hogy hogyan öltözzön, ezért az egyetemen megszokott poló-farmer kombinációt választotta. A portán nem engedték be, mert ott senki nem tudott az érkezéséről, és 7.45-kor még nem volt bent Zita a HR-es, akivel a felvételi folyamat során a kapcsolatot tartotta, és mobilon sem tudta elérni. Így aztán 9.15-ig az előtérben üldögélve nézte végig az öltönyös/kiskosztümös leendő munkatársai érkezését. Zita sietve érkezett, és miután felkísérte a feszengő Pétert a bérszámfejtésre, elrohant, hogy neki „meetingje” van és majd délben jön. 

A bérszámfejtésen a kezébe nyomtak egy listát, arról, hogy milyen adminisztratív feladatai vannak, hova kell mennie. Kapott egy fénymásolt térképet is, amin piros ikszek jelölték azokat a helyeket, ahol intéznivalója volt. Elsőnek az IT-hoz ment, és mivel nyitva volt az ajtó besétált az üres helységbe. 3-4 percet téblábolhatott ott, amikor hátulról rászóltak:

- Hát te mit keresel itt?

Péter hebegett-habogott, hogy ő laptopot szeretne, meg belépőkártyát… Az informatikus egyáltalán nem kedvesen közölte vele, hogy tilos illetékteleneknek belépni az informatikai helységekbe, és egyébként is a HR-ről neki nem szólt senki – mert mindig ezt csinálják – szóval menjen a HR-re és kérje el a szükséges dokumentációt, mert papírok nélkül itt nem fog kapni semmit. A nap többi része sem volt jobb. Péter csak annyit mondott a párjának, amikor hazaért:

- Ne is kérdezd!”

Péter nem várta meg a próbaidő végét: két hét után indoklás nélkül kilépett.

Ez a második „otthonod”!

Két hét volt még az első munkanapjáig, amikor Panna e-mailt kapott új munkahelyétől, amiben leendő vezetője üdvözölte, és elküldte a belépési információkat a vállalati rendszer onboarding részébe. Amikor belépett, rövid videó fogadta, amiben a leendő kollégái nevén szólították, és mondtak pár szót magukról és arról, hogy mennyire várják. Ezután egy színes táblázatot tanulmányozhatott, amelyikben az első 180 napjának a részletes programja volt – nagyon izgalmasnak látszott. Talált még néhány prezentációt a vállalat múltjáról és a cégkultúráról, meg számos PDF dokumentumot, amikhez csak a titoktartási szerződés elektronikus aláírása után fért hozzá. Minden dokumentumhoz ismétlő feladatsor tartozott, ami segített feldolgozni a tudnivalókat, és amiknek a sikeres (akárhányszor neki lehetett futni) kitöltésekor a rendszer taps és ujjongás hangokat adott a képernyőn tűzijátékkal. 

Panna első napja olyan volt, mintha ő egy sztár lett volna. A biztonsági őr nevén szólította, és csak formaságból kérte el a személyijét mielőtt a nyakába akasztotta volna a belépőkártyáját, miközben ezt mondta:

- Vigyázz rá, mert talán még évekig ezzel fogsz tudni minden ajtót kinyitni… sok sikert kívánok, érezd jól magad nálunk! – és mosolygott. 

Közben megérkezett Panna főnöke, aki bevezette az irodába ahol az új kollégái már várták. Amikor beléptek, a főnöke ezt mondta: 

- Ő itt Panna az új családtag!

Mindenki kezet fogott vele és átadott egy kártyát, amin valamilyen személyes, de az irodához kapcsolódó jó tanács volt. Ezután a főnöke szobájába mentek ahol már várta Dani, a mentora, akivel már váltottak néhány e-mailt. Rövid beszélgetés után Danival indultak felfedezni az irodaépületet és a hozzá kapcsolódó gyártócsarnokot. Közben elintéztek néhány formaságot (könyvelés, orvosi vizsgálat) és mivel közben ebédidő lett, betértek a caffeteriába. Ott már a közvetlen munkatársai várták a főnöke vezetésével. Az egész csapat a cég vendége volt az ebédre Panna érkezése alkalmából. A délután is hasonlóan pozitív élményekkel megrakodva telt el. Amikor Panna hazaért és édesanyja megkérdezte:

- Na milyen volt?

- Olyan mintha haza mentem volna! Fantasztikus! – mondta Panna.

Tudomásunk szerint azóta is ott dolgozik.

Cikksorozatunk második részében egy gyakorlat fókuszú onboarding modellt mutatunk be, a harmadik befejező részben pedig konkrét tippeket technikákat adunk onboardinghoz. 

Gerlei Béla MBA MSc.

A nyelvhasználat és viselkedés szakértője

Karrier Intézet