Onboarding: az öt fő terület

Amikor onboarding programot készítünk elő, érdemes szisztematikus módon hozzálátni. A szakirodalomban megtalálható számos elméleti modell közül nekünk az 5C modell vált be leginkább, mert azzal, hogy az onboardingot öt fő területre bontja, egy gyakorlatban jól használható megközelítést hoz létre. 

Megfelelőség (Compliance)
Ez a működéshez szükséges alapvető követelmények teljesítését jelenti, a törvényben előírt adminisztrációt, a feladatok ismertetését, a biztonsági és munkavédelmi oktatást és eszközök átadását, a munkavégzéshez szükséges eszközök, szerszámok biztosítását. Ez megtalálható még azoknál a cégeknél is, ahol azt mondják, hogy nincs onboarding programjuk, hiszen e nélkül nem tudnának működni. Csak ennek az elemnek az optimizálása már önmagában nagy hatású lehet: pl. ha az érkező kollégát előkészített belépőkártya és munkahely várja – szemben az „ülj le valahova, a laptopod a jövő hétre talán meglesz” megközelítéssel. 

Tisztázás és egyértelműsítés (Clarification) 
Az új munkatárs számára nem feltétlenül egyértelműek a cég bevett módszerei, szokásai: ahogy egyszerűsítve mondani szokták, meg kell tanulnia „hol van a WC kulcsa”. Világosnak kell lennie a számára, hogy pontosan mik a feladatai, milyen elvárásoknak kell megfelelnie és milyen szabályok szerint működik az adott szervezet. Mindenütt vannak alapvető tudnivalók, amiknek a meglétét nem feltételezhetjük (pl. mert törvényi előírás – munkavédelem), amiken így azután bármilyen unalmasnak is tűnik, át kell esni. Fontos, hogy ezek jól átgondoltan, és hatékonyan kerüljenek napirendre. Ebben a fázisban adjuk meg a lehetőséget a „nem tudásra” a szabad kérdezésre és amennyire csak lehetséges ellenőrizzük, hogy valóban „átmentek-e az üzenetek”. 

Magabiztosság (Confidence)
A magabiztosság egy lelki állapot: arra utal, hogy az új dolgozó mennyire érzi (szubjektíven) biztosnak a tudását és a képességeit a munkakörében lévő feladatok elvégzésére. Bár a szervezet direkt módon nem tud ebbe beavatkozni, de az onboarding folyamat átgondolt megtervezésével erősítheti a kolléga önbizalmát. Teremtsünk alkalmat az ismeretek kipróbálására és a biztonságos hibázásra (pl. próba ügyfélhívás), hogy „élesben” már magabiztosan, az új tudással felvértezve teljesíthessen a munkatársunk. A kutatások szerint, ha a beillesztés során tudatosan növeljük az új munkatárs magabiztosságát a feladatai elvégzésében, az pozitívan hat a későbbi teljesítményre, az elkötelezettségre és a megtartásra.

Kapcsolatok (Connections)
Az emberi kapcsolataink meghatározzák, hogyan érezzük magunkat egy adott környezetben, direkt hatásuk van a munkahelyi eredményességre. Ha a dolgozóknak jó a kapcsolatuk a munkatársaikkal, biztonságban érzik magukat: kiegyensúlyozott a teljesítményük, kevesebbet hibáznak (pl. mernek kérdezni), kipróbálnak dolgokat. A felmérések azt mutatják, hogy a legfontosabb munkahelyi megtartó tényező a kollektíva és a jó hangulat. A Gallup kutatása szerint, ha valakinek van egy munkahelyi barátja, az 50%-al növeli az általános munkahelyi elégedettségét és az elkötelezettségét. Az onboarding folyamat tervezésekor különös figyelmet érdemes fordítani a kapcsolatok kiépítésére: lehet önkéntes „buddy” rendszert (aki segíti az első néhány napban) felállítani, beszélgetéseket, közös étkezéseket szervezni vagy akár formális mentoring programot indítani.

Kultúra (Culture)
Ebben a modellben a kultúra az első szinten, a cég által nyilvánosan kommunikált elemek (értékek, küldetés, hitvallás, stb.) megismerését, megértését, elfogadását és (idővel) a beépítését jelenti. Az onboarding során közvetlenül adjuk át ezeket. Második szinten a kultúra részei a kimondatlan szabályok, szokások (pl. ha nyitva van a főnök ajtaja, akkor nyugodtan be lehet menni hozzá). Ezek közül amennyit csak lehet érdemes megpróbálni explicitté tenni, ami így direkt módon átadhatóvá az új kollégának. Az, hogy az onboardingban résztvevők hogyan viselkednek, hogyan viszonyulnak a többiekhez, indirekt módon szintén a cégkultúra része, amit a frissen belépő dolgozó, nem feltétlenül tudatosan, de érzékelni fog.

Az 5C megértése és tudatos beépítése az onboardingba, lényeges eleme a sikeres program létrehozásának. 

Sorozatunk következő – befejező – részében a konkrét onboarding stratégiákkal és eszközökkel foglalkozunk. A sorozat első részét pedig itt olvashatják. 

Gerlei Béla MBA MSc.
A nyelvhasználat és viselkedés szakértője
Karrier Intézet

Nyitókép: Edmond Dantès fotója a Pexels oldaláról