Jövőalkotó konferencia a vállalatnál

A siker alapvető kérdése, hogy mennyire gyorsan és megfelelően tudunk ezekre a változásokra reagálni. Vállalkozások, szervezetek újra meg újra azzal a problémával találkoznak, hogy változni és változtatni nem könnyű. A régi beidegződések, a megszokotthoz való ragaszkodás, az újtól való félelem sokkal erősebb, mint gondolnák.

A változtatási kísérletek gyakran ellenállást váltanak ki. Az átalakulás többnyire nem elég gyors, az eredmény célt téveszt. Az idő pedig gyakran és egyre gyakrabban sürget. A konkurencia már lépett, a tulajdonosok már türelmetlenek. Ezért az elmúlt 15 évben Amerikában a változás menedzselésének új módszereit dolgozták ki, amelyeknek központi eleme a vállalati jövőalkotó konferencia.

A konferencia lehetővé teszi, hogy nagy csoportok, 40-80, sokszor több száz, néha több ezer ember dolgozzon interaktív módon együtt, kitünő eredményekkel. A vezetők és munkatársak, változó összetételben közösen dolgoznak az őket érintő témákon. Ez a participatív módszer magas fokú motivációt és a kidolgozott eredmények iránti elkötelezettséget biztosít. Csökkenti a változásokkal kapcsolatos félelmeket és biztosítja, hogy az eredmény a céllal egybe essen. Rövid idő allatt (2-3 nap) lényeges változásokat hozhat létre.

A nagy csoportokban való munka világviszonylatban széles teret nyert. Igy a Ford műveknél 2.200 munkatárs vett részt egyegyetlen konferencián, a General Electric-nél pedig a mai napig 200.000 munkatárs vett részt ilyen konferenciákon. Az osztrák rendőrség szervezeti átalakulása 15.000 embert érintő konferencia sorozattal valósítják meg napjainkban, de így dolgozik a német Airbus és a Reum AG is. Az Áb Aegon Biztosító Rt. Open Space konferenciáján a cég top 100 vezetője dolgozott a "Modern szervezettel a 21. Századba" című témán.

A konferenciamodelleket ma már nemcsak gazdálkodó szervezetekben, hanem önkormányzatokban, társadalmi egyesületekben vagy egymással közös szervezetben nem lévő, de közös problémán dolgozó emberek között is alkalmazzák.

Hogyan dolgozunk?

A gyakorlatban a vállalat felső vezetőivel közösen kiválasztjuk a helyzetnek és a célnak legmegfelelőbb konferenciamodellt és meghatározzuk a résztvevők körét. Különböző modelleket használunk. Ezek néhány éve nyugat Európában is rendkívül elterjedtek.

A legismertebbek:

A jövőkonferencia (future search conference), amelyet az utóbbi években Marvin Weisbord fejlesztett tovább és tett ismertté. Főbb alkalmazási területei: jövőkép kialakítása, cégek egyesítése, menedzsment váltás, cégkultúra szükséges átalakítása, közös konszenzus keresése. A menedzsmenten kívül résztvevői a konferenciának a hierarchia különböző szintjének munkatársai, külső és belső munkatársak, ügyfelek és beszállítók, külföldiek és belföldiek, stb, vagyis az egész "rendszer". A résztvevők kidolgozzák jövőképüket, egy olyan szervezet képét amely az adott feltételek mellett sikeres lehet és amely amelyben szívesen dolgoznak.

Az RTSC- konferencia (real time strategic change conference), amely Katrin Danemiller modellje, és amelyet olyan helyzetben alkalmazunk amikor a menedzsmentnek gyorsan kell reagálni adott külső vagy belső körülményekre mint pl. új technológiák megjelenése, a piaci helyzet változása, értékesítési vagy termelési mutatók alakulása stb. A konferencia célja a menedzsment által már előre kidolgozott víziókat, célokat, stratégiákat, programokat a munkatársakkal megtárgyalni, és őket megvalósításukhoz megnyerni.

Az Open Space vagy nyitott tér konferencia célja a munkatársak aktivizálása, hogy tudásukat, a vállalati kérdések megoldására felhasználhassuk. Az open space konferencia sajátossága, hogy témáit a résztvevők határozzák meg. Rendkívüli terjedését könnyedsége, és az a tény indokolja, hogy segítségével komplex kérdések is hatékonyan megoldhatók.

Mindhárom konferenciának közös vonása, hogy gyors változásokat képes elérni rövid, 1 - 3 napos együttműködés nyomán. A konferencia céljaitól és fajtájától függően világos jövőképek, célok és teendők fogalmazódnak meg. Közös gondolatuk az, hogy a szervezetekben sokkal több potenciál, kreativitás és energia rejlik, mint amit általában képesek azok hasznosítani. A konferenciák jelentősen fokozzák a változásra való hajlandóságot, elősegítik, hogy a résztvevők a megvalósítást valóban elhatározzák és az együttműködést nagy mértékben javítsák. Segítségükkel az emberek közötti párbeszéd és kapcsolatok új minősége keletkezik.

"Ha látsz egy óriást, aki harcolni akar veled,
ne ijedj meg.
Elobb vizsgáld meg a nap állását, mert lehet hogy az
óriás csak egy törpe árnyéka."

(kínai közmondás)