A 8 legfontosabb kérdés egy kiküldetés során - miért fontos ezeket szabályozni?

A szabályzat legfontosabb elemei:

1. Vízum és egyéb engedélyek

A nemzetközi kiküldetés feltétele a külföldi munkavállalási engedélyek és vízumok megléte. Ezek mellett gondolni kell a család többi tagjának a papírjaira is. Ha pedig a nagyobb gyerekek, vagy a férj/feleség is dolgozni fognak, nekik is szükséges lehet munkavállalási engedély és ehhez kapcsolódó vízum.

2. Adók és büntetések

A kiküldetésekre vonatkozó irányelvnek tartalmaznia kell, milyen adózási szisztémát kövessünk. A kiküldött dolgozók lehet, hogy az anyaország szabályai szerint adóznak, lehet, hogy a célország regulái vonatkoznak rájuk, sőt, elképzelhető a kettő keveredése is. A cél mindenképpen az, hogy a kiküldöttek fizetéséből minél kevesebbet vonjanak le. Arra is figyelni kell, hogy más adószabályok vonatkozhatnak az ingázókra, a rövid és a hosszú távú kiküldetésbe érkezőkre. A szabályzatba vegyük bele azt is, fizet-e a cég, és ha igen milyen nyugdíjpénztári vagy egyéb szociális célú juttatást a kiküldötteknek.

3. Egy összegben?

Nem mindegy, hogy a kiküldetéssel együtt járó juttatásokat egy összegben vagy részletezve fizeti-e a vállalat. A külföldi munkavégzésnél még alaposabban meg kell vizsgálni, melyik a legjobb megoldás. Sokszor ugyanis az egyösszegű kifizetés adóterhei olyan magasak, hogy nem éri meg sem a munkaadónak, sem a munkavállalónak.

4. Szaksegítség

Életmentő lehet a szakértői segítség, ha külföldre készül a cég néhány dolgozója. Nemcsak a sokszor változó szabályok miatt érdemes relokációs cégekhez fordulni, hanem azért is, mert egy nagyvállalat esetén nem várható el a HR-estől, hogy tisztában legyen minden adóügyi és bevándorlási jogszabállyal, amelyek érinthetik a munkavállalókat. Különösen akkor nehéz naprakésznek lenni, ha több országban is vannak kiküldöttek. Erre viszont vannak megfelelő, relokációval és speciális adótanácsadással foglalkozó cégek - érdemes hozzájuk fordulni.

5. Egy irányelv mindenkinek

A rugalmasság fontos eleme az irányelvnek, elsősorba a folyamatosan változó szabályok miatt. De rugalmasnak kell lennie amiatt is, hogy megfeleljen a különböző munkavállalóknak. A kiküldetés célja és típusa szerint is változhat a szabályzat, és ez természetesen a juttatásokban is megmutatkozik. Más a helyzete például egy country menedzsernek, akit hosszú távra küldtek ki és stratégiai döntéseket kell hoznia, mint annak, aki napi operatív feladatokkal foglalkozik, és egy speciális szakterülethez ért nagyon jól.

6. Fizetés

Akár otthonról, akár a kinti, fogadó cégtől is kaphatja a fizetését a kiküldött, sőt, a kettő kombinációja sem kizárt. A szerint is változhat a fizetési módszer, hogy várható-e az expat visszatérése, vagy le akar telepedni a célországban. Vannak azonban olyan juttatások, amelyeket mindkét esetben meg szoktak kapni a kiküldöttek - akár juttatásként, akár beépítve a fizetésbe. Ezek például a kiküldetési prémium, vagy a megélhetési költségek fedezése, különösen, ha a célországban azok drágábbak. Az egyéb juttatások között szerepelhet még az adótanácsadás, a vízumköltség átvállalása, az élet-, és egészségbiztosítás költségei, és még sok egyéb.

7. Közlekedés és autóvezetés

Az utazás és visszautazás természetesen a juttatási csomag részét képezik. Ugyanakkor ezt is rögzíteni kell a szabályzatban, ahogyan az autó kérdését is. Lehet, hogy a család magával vinné az autót, vagy eladná és újat venne, esetleg bérelne. Egyes országokban a sofőr kérdése is felmerülhet, akár kulturális, akár biztonsági okokból.

A szabályzat emellett rögzítheti, hány utazást finanszíroz a cég évente, ha a család otthon marad vagy később csatlakozik, illetve hogy a család látogatásait támogatják-e. Hazatérés pihenés céljából, milyen közlekedési eszközzel, akár a repülő milyen osztályán (első, business vagy turista) - egy alapos szabályzatban erre is ki kell térni.

8. Segítsünk felkészülni!

A kulturális tréningek különösen akkor hasznosak, ha először készül kiküldetésbe a dolgozó. De a tapasztaltaknak is hasznos, különösen, ha nagyon eltérő a két ország szokásrendszere és társadalmi felépítése. A kulturális különbségeket bemutató és a nyelvi felkészítők természetesen a családtagoknak is ajánlottak. A célországtól függően lehet, hogy érdemes plusz vezetési leckét vagy biztonsági felkészítést tartani a leendő expatnak és családjának.

Cziczárdi Györgyi
relocation szakértő
Expat-Center Kft.