A Porsche Hungária a világhálóra vitte toborzó rendszerét

A Porsche Hungaria a Parts Center alkatrészlogisztikai központtal együtt 260 foglalkoztatottal dolgozik, egyes újonnan meghirdetett állásaira átlagosan 120 álláspályázó jelentkezik. Éppen ezért a toborzó folyamatok leegyszerűsítése érdekében egy hónappal ezelőtt vezette be új, internet-alapú toborzó programját a Job 4 Smarts segítségével. A rendszer bevezetéséről Jaczkóné Kecskeméti Szilviát, a Porsche Hungaria humánerőforrás munkatársát kérdeztük.


- Milyen igények merültek fel a cégüknél, amelyek alapján úgy döntöttek, hogy egy ilyen új, internet-alapú toborzó rendszert vezetnek be?
- Ha egy új pozíciót hirdetünk meg, értelemszerűen szeretünk csemegézni a meglévő adatbázisunkból,hiszen a legjobb jelölteket szeretnénk megtalálni. A bevezetés előtt e pályázati nyilvántartás meglehetősen kezdetleges, papír-alapú volt, tehát a beérkezett pályázatokat a meghirdetett pozíciók területeinek rendezésében lefűztük, illetve egy táblázatban rögzítettük a főbb adatokat. Az új rendszer a pályázatok előszűrésének idejét radikálisan lecsökkentette, ami számunkra az elsődleges szempont volt a rendszer bevezetése melletti döntés során.
A másik oldalról komoly indok volt számunkra, hogy míg korábban a papír-alapú rendszer alapján igyekeztünk meghatározott időkorlátokat betartva válaszolni az álláskeresők számára -tehát táblázatból kikeresni, kinyomtatni a leveleket és postázni- a pályázatuk sikeressége vagy sikertelensége kapcsán, addig az új rendszer ezt az időtávot is képes abszolút minimalizálni. A rendszer bevezetéséig a pályázóknak való válaszolás költséges és időigényes is volt, illetve óhatatlanul magában hordozta annak veszélyét, hogy valaki esetleg kimaradt a levelező-listáról. A rendszer ennek a válaszadásnak a pontosságát 100 százalékosra növelte, ami nem utolsó sorban a vállalati kommunikáció szempontjából is egy 'jó pontnak' számít.

- Hogyan néz ki ez a rendszer a felhasználók szemszögéből és a munkáltatói oldalról?
- A rendszerünknek van egy publikus és egy adminisztrációs oldala. A publikus oldalakon találhatóak az aktuális álláshirdetések, illetve ezen az oldalon tudják a jelentkezők feltölteni az önéletrajzukat. Egy fix űrlapot töltenek ki, amelyben teljesen átlagos kérdéseket teszünk fel: személyes adatokra, szakmai pályafutásra, iskolai végzettségre, nyelvtudásra, számítástechnikai ismeretekre és az általa érdekelt szakmai területekre kérdezünk rá. Ezen felül igazolványképüket és motivációs levelüket is feltölthetik. Ehhez járul még egy aloldal, ahol az esetleges munkavállalói kérdéseket fel tudják tenni a pályázók.
Az adminisztrációs oldalon a publikálandó álláshirdetéseket percre pontosan tudjuk kezelni, a beérkezett álláspályázatokat az adott pozícióhoz szükséges kompetenciák alapján rendszerezve és szintén prompt meg tudjuk tekinteni, értékelni és akár megjegyzéseket fűzni hozzájuk. A gyakorlatban ez úgy néz, hogy először megadunk egy profilt: például adott munkakörhöz szükség van x éves tapasztalatra, x nyelvtudásra, számítógépes tudásra. Ezeket meghatározzuk és ezek alapján a rendszer lekeresi és súlyozza, valamint sorrendbe is állíthatja a rendszerben lévő pályázókat.
A Job 4 Smarts-al való együttműködésünk során új igényként merült fel és dolgoztuk ki a rendszer azon sajátosságát is, hogy a nálunk létező munkakörök közül a jelentkező kiválaszthatja a saját érdeklődéséhez és tapasztalatához leginkább közelálló területeket.Ezen túl, amikor beérkezik hozzánk egy önéletrajz, mi is meghatározhatjuk, hogy pályázata alapján mely pozíciókra tartjuk legalkalmabbnak a jelöltet.. Így biztosított, hogy ne csak a szakmai kompetenciák tekintetében, de a munkáltatói-munkavállalói igények részéről is valóban találkozzanak az elvárások és a főbb paraméterek. Emellett a rendszer lehetővé teszi, hogy belső álláshirdetést is elhelyezhessünk saját munkatársaink részére. Ezzel is biztosítani kívánjuk az egészséges belső munkaerőmozgást.

- Hogyan kapnak visszajelzést az álláskeresők a pályázatuk kimeneteléről?
- Aki a rendszerben regisztrál, az automatikusan kap egy válaszlevelet arról, hogy beérkezett hozzánk a pályázata és elkezdtük annak kiértékelését. Ez az azonnali visszajelzés úgy gondolom, nagyon fontos és előnyös munkáltatói és munkavállalói szempontból egyaránt. Amint lezárul a leválogatási, kategorizálási folyamat, rögtön kap egy e-mailt, hogy pályázatát hogyan értékeltük. Akiket felveszünk, azokkal nyilvánvalóan személyesen vesszük fel a kapcsolatot, ők ilyenkor már nem kapnak válaszlevelet. Általában egy hónapon belül igyekszünk lezárni az egész keresési folyamatot és a visszajelzést, ami a rendszer bevezetése óta most már annyival rövidül, hogy a döntés pillanatában perceken belül kiküldhetjük a pozitív vagy éppen negatív válaszokat a jelentkezőknek.

- Az új rendszerükben csak külső munkavállalók rögzíthetik a pályázatukat, önéletrajzukat, vagy saját munkavállalóik is?
- Természetesen saját alkalmazottaink számára is biztosítjuk ezt a lehetőséget. Az álláslehetőségeket igyekszünk ugyanakkor a legszélesebb körben tehát a toborzó rendszeren kívül is publikálni, hogy biztosak legyünk benne: a legjobb jelentkezővel tudjunk a toborzási folyamat végeztével szerződést kötni.

- Meddig tárolja a rendszer az önéletrajzokat? Van elévülési idő a tárolt pályázatoknál?
- Egy pályázat a rendszerben fél évig él, de ha valamelyik pályázó meggondolja magát, bármikor törölheti az adatbázisból. A meglévő pályázatoknál a fél év letelte előtt kap egy értesítőt a pályázó, hogy lejár a pályázat tárolásának ideje és újra aktiválnia kell azt, ha tovább szeretné a rendszerben tudni a pályázatát.

- Hogyan oldották meg a régi és az új toborzási rendszer összehangolását?
- Az utolsó 6 hónapban érkezett önéletrajz esetén küldtünk egy értesítőt a pályázóknak, hogy elindítottuk az új rendszert és ha továbbra is pályázni szeretne az állásainkra, akkor át kell vinnie az adatait az új rendszerbe. Ezt sajnos másképp nem lehetett megoldani, hiszen rengeteg időt vett volna igénybe minden jelentkező adatának átvitele.

- Az egy hónapja történt rendszerindítás óta mennyi önéletrajz érkezett be az adatbázisba? Milyen az arány a régi rendszerhez képest?
- Az elmúlt egy évben körülbelül 2000 pályázatot tartottunk nyilván, ehhez képest nagyon kedvező, hogy az elmúlt csupán egy hónap leforgása alatt a rendszer újdonsága ellenére 270 új pályázatot regisztráltunk. Megmondom őszintén, hogy kicsit tartottunk attól, hogy a rendszer teljes újítása miatt kevesen fognak időt és türelmet szánni a munkavállalók közül, hogy bevigyék a pályázatukat a rendszerbe, a számok viszont egyértelműen magukért beszélnek.

- Mik a tapasztalataik eddig a rendszer bevezetése kapcsán?
- Pozitív mindenképpen az, hogy a Job 4 Smarts szakemberei napi szintű segítséget adtak és adnak a rendszer működtetése kapcsán. Ahogy felmerül egy kérdés vagy igény rögtön támogatnak bennünket a rendszer tökéletesítése érdekében. Ez számunkra nagyon fontos.
De hogy a számszerű tényeknél maradjunk, tény, hogy nálunk egy meghirdetett állásra általában 100-120 pályázat érkezik be, aminek ismeretében ez az új rendszer komoly időt és energiát takarít meg számunkra a korábbi papír-alapú HR-nyilvántartással szembeni helymegtakarításról nem is beszélve. Én abszolút pozitívan látom az internet-alapú toborzó rendszer alkalmazását. Kedvező tapasztalatainkra nézve távlati terveink között szerepel, hogy szeretnénk a jövőben a rendszert cégcsoportunk többi cégére -a Porsche Bankra, a Europe Car-ra - is kiterjeszteni, majd összehangolni. Nem véletlenül.


Garai Katalin



Bővebben a Job4Smarts toborzási rendszerének hátteréről
A Job4Smarts négy éve vezette be először speciális toborzási rendszerét, melyet a hazai piac legnagyobbjai igényeltek az elmúlt évek során. Többek között a MATÁV, ahol 30-50% közötti megtakarítási hatékonyságot produkált a Job4Smarts toborzási rendszerének mindennapos használata. Mint arról a cég vezetősége beszámolt, "Folyamatos fejlesztések következtében bizton állíthatjuk, hogy mára egy kiforrt rendszerről beszélhetünk, cégünk pedig egyedülálló tapasztalatokat szerzett. A HR folyamatos felértékelődése lehetővé tette , hogy a fejlesztések ezen a területen is szabad utat kaphassanak, így idén a Porshe Hungárián kívül pl.: a Valeo, az Invitel, AEGON, és a Brau Union is rendszerünk bevezetése mellett döntött, számos más cég is döntési fázisban van. Célunk, hogy az egyes szakágak speciális igényeinek és elvárásainak megfelelő verziókkal lépjünk piacra a közeljövőben, ezáltal is elősegítve a megoldás elterjedését. Termékünk olyan magyar szellemi termék, mely nemzetközi piacon is megállja a helyét".