Felelős foglalkoztatás a HR-en: munkaügy

A vállalati HR alapkövét adja a munkaügy és a Munka Törvénykönyve (2012.évi I.tv.).

A munkaügy és a munkajogi szabályok kivétel nélkül minden HR területet érintenek. A munkaügy minden dolgozót adminisztrál: szerződést köt, munkaköri leírást készít, kezeli a dolgozók személyi aktáját, személyes adatait.

Mindig tudja, hogy kinek milyen az aktuális élethelyzete, tud arról, ha valaki megbetegszik, ha a dolgozó hitelt vesz fel, ha válóperben vesz részt, és természetesen mindent tud a munkaviszony adatairól: milyen kompenzációs csomaggal rendelkezik a dolgozó, de nyomon követve a munkaszerződés módosításokat, a megszerzett bizonyítványokat, az ő karrierútját is tisztán látja a munkaügyis kolléga.

A felelős foglalkoztató alkalmazottai biztosak lehetnek abban, hogy adataikat bizalmasan kezelik a munkaügyön, harmadik félnek nem adják ki és óvják a személyiségi jogaikat is. A felelős foglalkoztató munkaügye nem csak hogy fenntartja a legális működést, de mindent megtesz azért, hogy az operátoroktól a mérnökségig, a takarítószemélyzettől az ügyvezetésig, mindenki büszke és elkötelezett lehessen etikus, szabálykövető, és jogi ügyekben is mindig biztonságot és támogatást nyújtó munkáltatójára.

A munkaügyi specialisták az első kontaktok a cégnél minden új belépő számára. Ráadásul olyanok, akiknek igen sok bizalmas adatot adunk meg ismeretlenül. Elkerülhetetlen tehát, hogy minden dolgozóval kialakul egy bizalmi alapokon nyugvó munkatársi viszony, ami jó esetben a munkaviszony egészében fennáll.

Éppen ezért a munkaügyis kollégák kulcsfontosságúak a HR osztály életében. Fontosságuk azonban nem csak ebből a bizalmi viszonyból fakad.

A vállalat több, szigorúan bizalmas szabályzatáért felelnek, mint a bér- és kompenzációs szabályzat, cafeteriaszabályzat, munkaügyi- vagy HR szabályzat, sőt akár az ő felelősségük lehet a szervezeti működési szabályzat, vagy a kollektív szerződés adminisztrálása, karbantartása is, hiszen a legbizalmasabb adatokkal, mint bér, egyéb juttatások, munkaidő, stb. ők rendelkeznek.

Tovább gondolva ezt a tényt, a felelős foglalkoztatás kapcsán, a munkaügyis kollégák sokat tehetnek annak megvalósításában:

A fegyelmi és panasztételi eljárások, valamint a magatartási és etikai kódex megalkotásában és működtetésében is támaszkodhatunk rájuk. A HR 2.0. vállalati munkaügy éppen ezekkel a továbbgondolt hatásköröknél kezdődik és elmegy egészen a munkavállalók és közvetlen családtagjaik munkajogi támogatásáig.

A felelős foglalkoztató munkaügyi specialistája kiválóan ismeri az érintettek körét, így nagy szerepet kaphat abban, hogy a dolgozók emberséges és az ő élethelyzetükre szabott bánásmódban részesülhessenek. Habár a tengernyi teendő mellett nagyon nehéz több száz munkavállaló ügyét türelmesen és alaposan kiszolgálni, egy ügyfélszolgálati rendszerrel és koncentrált HR csapatmunkával nagyon sokat tehetünk dolgozóinkért. Emellett már talán nem is lehet akadálya annak, hogy a munkaügyis kolléga heti 1 órában akár a közvetlen hozzátartozók számára is álljon rendelkezésre. Ennek továbbfejlesztett változata az, amikor a teljes HR csapat vállal heti 1 órát és dolgozóik, valamint az ő munkanélküli, nyugdíjas, pályakezdő stb. hozzátartozóit segíti szakmai tudással, ad tanácsokat bármely HR témában.

Mivel a munkaügyi specialisták munkájának gerincét a Munka Törvénykönyve és más, foglalkoztatási rendeletek, jogszabályok adják, ezért ő az egyetlen a dolgozók szemszögéből, akihez jogi ügyekben fordulhatnak. Ezt gyakran meg is teszik és kérik a HR, a munkáltató segítségét. Felelős foglalkoztatóként biztosítható a dolgozók számára egy ügyvéd, jogi tanácsadó is, segítve ezzel a munkavállalókat bizalmas, jogi ügyeik megoldásában.

A felelős foglalkoztatónál a beléptetés folyamata egyenlő a törődő bevonással. A szabályoknak megfelelően és határidőben elkészített munkaügyi dokumentációval várja első napján az új belépőt a munkaügyis kolléga.

A cégek bennfentes élete más és más, és minden új belépő, legyen pályakezdő, vagy 20+ éves tapasztalattal rendelkező jelölt, a kezdők bizonytalanságával találja szembe magát az első napokban. A HR csapat feladata az, hogy orientálja, és integrálja az új kollégákat a helyi folyamatokba, ismertesse a szabályokat, szokásokat, megértesse a célokat, a főbb üzleti folyamatokat és sok más, a konkrét munka feladatokhoz nem, de a munkavállalói léthez szorosan kapcsolódó programokat, projekteket, akciókat, tevékenységeket.

A HR-esek gondoskodó bevonása révén, felszerelt munkahellyel, a munkavégzéshez szükséges minden eszközzel, a közvetlen felettes, és kollégák maximális támogatásával kezdheti meg a betanulást minden új belépő.

Egy munkahelyváltás nem csak a pályázót, de családját is bizonytalanságban tarthatja. A felelős foglalkoztató HR csapatának dolga az, hogy ezt a bizonytalanságot minél gyorsabban eloszlassa és helyébe azonnal lelkesedést, motivációt és ezáltal elköteleződést, biztonságot teremtsen.

A következő írásainkból a felelős foglalkoztató bérezési stratégiáját ismerhetik meg, olvashatnak munkaidő beosztásról, atipikus foglalkoztatási formákról és végig vesszük a leépítés, kiléptetés, emberséges elbocsátás jó gyakorlatait.

A felelős munkáltatói magatartásra is szeretne rávilágítani a Felelős Foglalkoztató 2016 díj és konferencia. Ha többet szeretne megtudni az ilyen és ehhez hasonló hatékony felelős foglalkoztatási módszerekről, pályázzon és legyen ott a november 24-én megrendezendő konferencián. A pályázatról részletesen a www.ofa.hu oldalon olvashat.