Saját gépkocsi használat elszámolása

2009-től saját gépkocsi használat esetén a magánszemélyek a céges utak után kiküldetési rendelvény alapján kapnak költségtérítést, ha mentesülni szeretnének a cégautóadó kifizetése alól. Ezzel a lehetőséggel az egyszemélyes Bt.-k és Kft.-k vezetői is élhetnek. A NAV kiküldetési rendelvény vezetésével tehát a munkavállalóknak lehetőségük nyílik a munkavállaló béren kívüli kifizetésére, amely mindkét félnek kedvező. 

A vállalkozás ügyvezetője vagy tulajdonosa is jogosult a kiküldetési rendelvény vezetésére, amennyiben a cégben saját autóját használja. 

Milyen egy kiküldetési rendelvény?

Rögtön az elején fontos ketté szedni a kiküldetési rendelvényt formailag:

• A papír alapon kiállított kiküldetési rendelvény 2 példányban kerül kiállításra, az eredeti példányát megtartja a kiállító (pl. a munkavállaló), a másolatot pedig átadja a kiküldöttnek (pl. a munkavállalónak). A kiküldöttnek nagyon figyelmesen meg kell őriznie a rendelvényt, hiszen ha elveszíti azt, akkor a felmerült cégautóadót neki kell kifizetnie.
• Az elektronikusan vezetett kiküldetési rendelvény is 2 példányban kiállítandó, azonban ha jól csinálod, itt sokkal kevesebb a hibalehetőség, egy útnyilvántartó program segítségével automatikusan tudod rögzíteni az útjaidat, így nem kell papírral és tollal vezetni az utakat. Ez a megoldás egyre több ember számára vonzó megoldás, hiszen hosszú órák adminisztrációjától megszabadulhatunk, ha az online megoldást választjuk. Létezik olyan app is - például a RoadRecord -, ahol mobilapplikációban automatikusan rögzítheted útjaidat, így pillanatok alatt elkészülhet egy-egy kiküldetési rendelvény.

Kiküldetési rendelvény vagy útnyilvántartás?

Fontos megemlíteni, hogy a kiküldetési rendelvény nem használható fel az otthonról munkába járás elszámolásához és nem ugyanaz, mint az útnyilvántartás. Míg az útnyilvántartás leginkább lízingelt céges autókra vonatkozik, addig a kiküldetési rendelvény a saját gépkocsi használat elszámolása magánszemélyeknek.

Mit tartalmazzon egy kiküldetési rendelvény?

• Kiküldött magánszemély neve, adóazonosító jele
• Kifizető cég adatai (címét, nevét, adószámát)
• A gépjármű gyártmánya, típusa, rendszáma
• Az üzleti utazás(ok) időtartama, útvonala, célja
• Futásteljesítmény = a megtett távolságok külön-külön és összesen
• A utazás költségtérítése és a kiszámításához szükséges adatok (üzemanyag-fogyasztási norma, NAV üzemanyagár, általános személygépkocsi normaköltség)

A NAV üzemanyagár és a többi tényező az elszámolás során

A kiküldetési rendelvény esetében az elszámolás a következő képlettel történik:

“[(megtett kilométer/100) x a jármű fogyasztása x hivatalos benzin-, illetve gázolajár] + megtett kilométer x általános személygépkocsi normaköltség”

A kiküldetésben lévő magánszemélynek a munkáltató a kiküldetési rendelvényben szereplő távolság szerint az üzemanyag fogyasztási norma, a NAV üzemanyagár, és a 15 Ft/km értékben meghatározott általános személygépkocsi normaköltséggel számolt összeget fizetheti ki adómentesen. 

Itt meg kell jegyezni, hogy az ezen felüli juttatások, mint például a kiküldetési díj - amit napidíjnak is szoktak nevezni - már SZJA köteles.

Kiküldetési rendelvény applikációval és webes felülettel

A már említett RoadRecord Online applikáció + webes szoftver használatával gyerekjáték a kiküldetési rendelvény elkészítése, és nem is kell kalkulálni semmit, hiszen a program mindent kiszámol a megadott információk alapján.

Széles felhasználói körben végzett felmérés alapján kijelenthető, hogy a RoadRecord felhasználói évente átlagosan 1,5 millió forintot tudnak elszámolni kiküldetési rendelvény vezetésével autónként. Erről az összegről békeidőkben sem érdemes lemondani, pláne ilyen kiszámíthatatlan gazdasági környezetben. Vonzóbb a cégautóadó fizetésénél, nem? :)