Miért érdemes kiszervezni a bérszámfejtést? - interjú Sáfár Katalinnal

+ Volt idő, amikor a cégek saját alkalmazott foglalkoztatása helyett munkaerő-kölcsönzéssel oldották meg a bérszámfejtést. Miért lett mára sokkal népszerűbb a bérszámfejtés kiszervezése?
- A munkaerő-kölcsönzés esetében a szolgáltató cég egy adott munkavállalót delegál az ügyfél telephelyére, és bár állományban a kölcsönző cégnél van, semmilyen eszközt nem biztosít számára és szakmai ellenőrzést sem gyakorol felette. Ezzel szemben az outsourcing esetében a szolgáltató nem csupán az emberi erőforrást, hanem a munkavégzéshez szükséges eszközöket, a szakmai képzéseket és a megfelelő kontrollt is biztosítja, abban az esetben is, ha a kiszervezett számfejtő az ügyfél telephelyén dolgozik.

+ Milyen esetekben érdemes kihelyezett bérszámfejtőt választani?
- Amikor a szolgáltatás igénybevétele csak átmeneti, vagyis az alkalmazásban lévő bérszámfejtő hosszabb szabadságra megy, lebetegszik, szülési szabadságon van stb., de olyan esettel is találkoztunk, amikor a cégnek csak projekt alapon volt szüksége bérszámfejtési szakértőre vagy az új HR munkatárs kiválasztási folyamata hónapokig elhúzódott. A kihelyezett bérszámfejtés valójában egy hibrid megoldás a tevékenység ki- vagy beszervezése között, feltételei rugalmasan alakíthatók a vállalat és a szolgáltató által. Van lehetőség arra, hogy a szolgáltató csak az emberi erőforrást biztosítsa a szakértői csapat háttértámogatásával, de arra is, hogy a munkaeszközöket, szoftvereket, képzéseket stb. is.

- Ezzel szemben hogyan működik egy másik forma, amit “offsite kiszervezésként” emlegetnek?
Ugyanígy, csak a bérszámfejtő nem az ügyfél irodájában, hanem a szolgáltató telephelyén ül. Röviden. A szolgáltatók általában így is biztosítanak egy dedikált kapcsolattartót a vállalat számára, de ez nem jelenti azt, hogy egy ember hátán van az egész cég bérszámfejtése, ebben az esetben is egy egész szakértői csapat dolgozik a projekten. A munkaeszközöket, szoftvereket, továbbképzéseket a szolgáltató biztosítja, továbbá garanciát vállal arra, hogy a bérszámfejtés pontos, naprakész legyen. A felelősségbiztosítás is azt a célt szolgálja, hogy az előforduló hibák ne a vállalkozás büdzséjét terheljék.

+ Milyen mélységekig vehető igénybe a kiszervezett számfejtés?
Ahogy nincs két egyforma borsó, úgy nincs két egyforma szolgáltató sem. Az igénybe vehető szolgáltatások köre minden outsourcing cégnél eltérő lehet, és az is számos tényezőtől függ, hogy az egyes cégek mely tevékenységeket szeretnék kiszervezni. Egy jól megválasztott, sok tapasztalattal rendelkező szolgáltató cég esetében akár a teljes HR adminisztráció is kiszervezhető, és persze előnyös, ha meglévő kapcsolatot ápol a különböző igazgatási szervekkel, így speciális esetekben akár ezeket a kapcsolatokat „használva” szerezhet információt.

+ Milyen más oka van a kiszervezésnek a költségcsökkentésen és a szabályozásnak való megfelelésen túl?
- Azt látjuk, hogy számos cég ismerte fel a real-time bérelemzések jelentőségét. A számfejtési adatok analitikája az üzleti gyakorlat olyan aspektusait tárhatja fel, amelyekkel a csapatmenedzsment hatékonyabbá tehető, és ezáltal a profit is növelhető. A szolgáltató a bérszámfejtési adatok, beleértve a kompenzáció, a képzések, az adókötelezettségek költségeinek elemzéseivel olyan üzleti stratégiát készíthet az ügyfél számára, mellyel optimalizálhatja a bérekkel kapcsolatos költségeit, és további előnyökhöz juthat.

+ Milyen trendek, vállalati igények befolyásolják az outsourcing üzletág alakulását?
- Az egyik legfontosabb az automatizáció minél magasabb fokú implementációja, mely lehetővé teszi a szolgáltatók számára, hogy folyamatosan emeljék a szolgáltatás színvonalát, csökkentsék a szolgáltatás elvégzésének idejét és költségeit. Egy másik nagyon fontos igény a vállalatok részéről a self-service, azaz az önkiszolgáló funkciók megléte, amelyekkel a munkáltatók és a munkavállalók is nyomon tudják követni a fizetésük, a munkaidejük vagy a szabadságaik alakulását. A harmadik pedig az adatvédelem, amely soha nem volt még ilyen fontos a cégek számára.

+ Az outsourcinggal érzékeny munkavállalói adatok kerülnek harmadik félhez. Mennyire kezelik kiemelten az adatvédelmet a szolgáltatók?
- A kiberbiztonság hatékonyabb megközelítése egyre erősödni fog a következő években. Bármely vállalat, amely bérszámfejtését egy dedikált szolgáltatóra bízza, megköveteli, hogy alkalmazottainak minden személyes adata és az adatokból kirajzolódó körülményei biztonságos, titkosított rendszerben legyenek tárolva. Ezért a szolgáltatóknak is nagyobb betekintést kell nyújtaniuk az adatbiztonsági protokollokba, ami nem csak a bérszámfejtési szoftvereket, hanem HR-, pénzügyi, adóügyi és egyéb kulcsfontosságú funkciókat kiszolgáló rendszereket is érint.