Mitől maradhat vonzó az irodai jelenlét a távmunka árnyékában?

Bár sokan a pandémiának tulajdonítják az irodai munka és a home office kapcsán kialakult vita kirobbanását, a téma már a 2010-es évek végére meglehetősen központivá vált. A járványhelyzetből adódó kényszerű bezártság pedig jellegéből adódóan felerősítette a távmunkával kapcsolatos, folyamatosan növekvő igényeket, emiatt számos vállalat került nyomás alá. Két évvel a pandémia kitörését követően a munkáltatók nagy része megváltoztatta a távoli munkavégzéssel kapcsolatos szabályait, és egyre népszerűbb a hibrid modell, ahol a munkavállalók az aktuális tevékenységükhöz mérten szükséges időt töltenek irodai környezetben. Kizárólag a trendek mentén beszélni erről azonban általánosítás volna, mivel számos vállalat diverzifikált stratégiát választ a távoli munkavégzés kialakításakor.

A Benelux államokban a munkáltatók folyamatosan törekednek arra, hogy különböző innovatív technológiák és komfort szolgáltatások biztosításával az irodába csábítsák a dolgozókat, ebben lényegesen jobb adottságokkal rendelkeznek a közép-kelet-európai régió piacához viszonyítva. Ezzel szemben a skandináv országok vállalati kultúrájában eleve jóval elfogadottabb és elterjedtebb a távmunka intézménye – ennek egyik oka talán, hogy városaik irodaépület állománya általában kevésbé centralizált a Nyugat-Európára jellemző városszerkezethez viszonyítva. A vállalatok az utóbbi években egyre nagyobb hangsúlyt fektetnek arra, hogy dolgozóik számára a lehető legoptimálisabb munkahelyi élményt biztosítsák, amely túlmutat a régiós adottságokon és szokásokon és nem korlátozódik kizárólag az irodatérben rejlő lehetőségekre. Az iroda azonban még sokáig velünk marad, véli Racskó Balázs, a CBRE Workplace Consultancy & Change Management üzletágának vezető tanácsadója, mivel van néhány alapvető tevékenység és funkció, amik természetükből eredően fizikai jelenlétet igényelnek.

A szervezethez társított terek a márka és a kapcsolódó vállalati értékek zászlóshajói. Amikor valaki belép egy irodába, azonnal létrejön egy benyomás a céggel kapcsolatban, ezért fontos, hogy a kialakítás tükrözze a bérlő identitását, értékrendszerét, láthatók legyenek az elért eredmények, adott esetben a kulcsfontosságú ügyfelek. Ez a funkció tartós vagy állandó távmunka során értelemszerűen nem tud érvényesülni, így a szervezet dolgozói vagy ügyfelei elveszíthetik a vállalathoz való emocionális kötődésüket. A második sarokkő a munkahely szerepe a tanulásban és tanításban: a vállalatoknál kollégák jönnek és mennek, gyakran generációk váltják egymást, így kiemelten fontos a munkafolyamatok átadása, az új emberek integrálása a szervezetbe, illetve a meglévő kollégák mentorálása és fejlesztése, amely távmunka keretein belül szintén lényegesen kevésbé hatékony, mint személyesen.

„A fentieken kívül a fizikai munkahelynek még két fontos szerepet érdemes betöltenie a dolgozók szempontjából. Mivel a munkatársakkal töltjük életünk egy igen jelentős részét, az iroda „piactérként” is kell szolgáljon: egyfajta közösségi tér, ahol az emberek együtt ötletelhetnek, projekteken dolgozhatnak, szellemi termékeket adnak-vesznek és ugyanakkor élik a társadalmi életüket, szocializálódnak.” – részletezte Racskó Balázs. „A negyedik funkciót célszerű a távmunka kontextusából értelmezni: számos munkavállaló számára életkörülményeiből adódóan saját otthona a legideálisabb iroda. Mások esetében viszont gyakran áthidalhatatlan tényezők nehezítik meg az otthoni munkavégzést, legyen szó lakótársakról, zajszennyezésről vagy akár szimplán az ideális terek, eszközök hiányáról. Ebben az esetben az irodai környezet egyfajta menedékként is szolgál a dolgozóknak, ahova elvonulhatnak, kényelmesebbé és hatékonyabbá téve ezáltal a munkavégzésüket.”

A munkahelyi stratégia kialakítása komplex folyamat, mely számos elemből állhat: tartalmazza egyebek között az ingatlan optimalizálásának vizsgálatát, a szervezet felépítésének és üzleti céljainak megértését, a munkamódok (fizikai és virtuális), a vállalati kultúra és a dolgozói összetétel sajátosságainak feltárását. Ha azonban sikerül elérni, hogy a fenti négy tulajdonság a stratégiával összhangban legyen jelen a térben, akkor az iroda valódi desztinációvá válik a munkatársak számára. „Minden változás – akár belső, akár külső nyomásra keletkezik – egy lehetőség arra, hogy felülvizsgáljuk a status quo-t, hiszen irodánk működtetése ideális esetben egy iterációkon átívelő tervezési folyamat. Ez az állandó kapcsolat az ügyfél és a szakemberek között biztosítja, hogy a munkavállalók, a fizikai tér és a különböző innovációk harmóniában tudjanak reagálni ezekre a változásokra, megteremtve ezáltal az ideális munkahelyi élményt” – tette hozzá Racskó Balázs.