Csatlakozz hozzánk a Viberen
Megjelent: 5 napja

Mitől sikeres egy vállalati rendezvény?

Egy jó rendezvényhelyszín önmagában már kevés a sikerhez. Kreativitás, élmény, törődés, személyre szabottság, ember az emberért - ezek az új kulcsszavak a vállalati eseményiparban. Milyen apró, de hatásos fogásokat, programokat lehet bevetni? HR-esként milyen szempontok szerint válasszunk vagy zárjunk ki rendezvényszervezőt a kínálatból. Süveges Rita, a Cuboevento Kft. ügyvezetője huszonöt éve foglalkozik eseményszervezéssel mind a hazai, mind a nemzetközi piacon. Most praktikákról, trendekről, megbízó-megbízott kapcsolatról kérdeztük. Kiderül az is, hogy egzotikus helyszínen alig-alig drágább a januári céges évnyitó, mint a magyar hidegben és szürke időjárásban.

Miben változtak az elvárások a rendezvényszervezésben az utóbbi tíz évben?

A kétezres évek elején egy helyszínnel el lehetett varázsolni a munkavállalókat. Részben a válság, részben a változó munkaerőpiac miatt már messze nem elég egy 5 csillagos szállodában szállást foglalni és formálisan letudni a céges rendezvényt. A munkavállalók manapság élményekre, törődésre, odafigyelésre, személyes kapcsolatokra vágynak.

Egyértelmű irány az is, hogy a munkavállalóknak és az ügyfeleknek szervezett események közelítenek egymáshoz színvonalban, költségvetésben. Nagyon rossz az üzenete annak, ha egy cég az ügyfeleknek csillogó, míg a munkatársaknak fapados eseményt szervez. Egy ilyen rendezvény tétje ugyanis az elköteleződés. Ha jól sikerül, az erősíti a kohéziót, ha nem, akkor gyengíti. Apróságokkal is csodát lehet tenni. Egy példa: egyik cég karácsonyi partijára üvegből csiszoltattunk poháralátétet, amelyen az előző évi buliban készült fotók szerepeltek. Mindenki személyre szabott alátétet kapott, és helyben kellett ez alapján a helyét megkeresnie. Hatalmas volt a meglepetés, a mai napig megvan mindenkinek.

A személyre szabottság a kulcs?

Igen, és a törődés. Ez nem a helyszínre érkezéskor kezdődik, hanem jóval előtte több lépcsős kommunikációban. Például három emailt is ki lehet küldeni az esemény előtti a hetekben. Az első lehet csupán annyi, hogy „save the date”, a második egy szép, dizájnos meghívó, a harmadik pedig egy emlékeztető, hogy „Ugye, nem felejtetted el, hogy ...” A meghívott pedig érzi, hogy őt ide várják. Ahogyan az utolsó vendég távozásával sem ér véget a kommunikáció. Egy héten belül szintén személyre szabott köszönőemailt küldünk az est legjobb fotóival, pillanataival. Köszönjük, hogy velünk ünnepelt / eljött / együtt ünnepelhettük meg a cég sikerét.

Fontos elem a titok, azaz hagyjuk homályban a részleteket. Egyik karácsonyi vacsoránkon csak azt adtuk meg, hogy hol találkozunk - egy dunai hajóállomáson - de hogy pontosan hová megyünk, azt már nem. Vízitaxikra ültünk 12 fős csoportokban és a kivilágított Budapesten közelítettük meg a helyszínt, egy éttermet. A welcome vendéglátás már az indulás pillanatában elkezdődött.

Mi az még, ami trendi?

Népszerűek a tematikus estek, amikor látványvilágban és programokban is egységes a kép. Például gálavacsorát szerveztünk egy nagyon sikeres évet záró cégnek a Terminal 1 Airport Event Centerben, a köznyelvben Ferihegy 1-es terminálon. Stílusosan, az ügyvezető pilótának öltözve egy repülőgép fülkéjéből videóüzenetben hívta meg a kollégákat személyesen. Ezzel a vezérigazgató azt mutatta, hogy törődik az alkalmazottaival, időt szán a meghívásukra, jó fej, mert mindenben benne van.

Itt mindenki személyre szóló beszállókártyát kapott napokkal előtte és kisbuszokkal jutott el a helyszínre. Ott aztán biztonsági ellenőrzésen kellett átesnie - persze össze-vissza jelzett a biztonsági rendszer… -, ami már jó hangulatot keltett, a műsorvezető pilótának öltözött, a hostessek stewardessnek és nemzetközi konyha várta a résztvevőket.

Süveges RitaSüveges Rita
Van-e valamilyen titka annak, mitől lesz jó egy ilyen esemény a helyszínen, a dizájnon, a kommunikáción kívül?

Úgy kell kitalálni a programokat, hogy a különböző habitusú, hátterű, életkorú kollégák is jól érezzék magukat. Nem elég egy attrakció, párhuzamosan többet kell szervezni. Aki nem szeret táncolni, ne üljön feszengve az asztalnál, hanem vigyünk hozzá egy bűvészt vagy szervezzünk egyéb kiegészítő programot. Teljesen más fellépő kell kékgalléros férfi szakmunkásoknak, mint budapesti női cégvezetőknek. Előbbieknél Fekete László erőemelő, utóbbiaknál egy jazz előadás találhat be. A sztárfellépő is mozgatható, bevonható a buliba, megszólíthat munkatársakat, átadhat díjakat, öltözhet a tematikus esthez passzolóan, beszállhat a kártyajátékba vagy a rulettbe. Sőt, kifejezetten élvezi, hogy nemcsak a műsorszámát adja elő, hanem része a közösségnek.

Kulcsszerepet töltenek be az eseményeken a hostessek. Ügyelünk arra, hogy többségében női meghívottak esetén legyenek férfi hostok is. Ők aktív segítői a rendezvénynek, viselkedésükkel és megjelenésükkel nem csak az ügynökséget, hanem az ügyfelet vagy adott brandet is képviselik.

Milyen kihívásokkal küzdenek a cégek?

Mindig ütősebb, izgalmasabb eseményt akarnak a következő évben, mert ez sugallja az előrelépést. Viszont már végigjártak szinte minden hazai, szóba jöhető rendezvényhelyszínt. Mit lehet ilyenkor tenni? Ha felbukkan egy új helyszín, minél gyorsabban le kell rá csapni. Szóba jöhetnek a Magyarországról autóval, busszal könnyen elérhető szomszédos országok - például Szlovákia. Még kevesen ismerték fel, de nagy a potenciál a Budapestről repülővel 1-2 óra alatt elérhető népszerű nyaralóhelyekben, mint Mallorca, Ciprus vagy Málta. Persze nem nyáron, hanem szezonon kívül - például egy januári évindindítóval. A hotelek kihasználatlanok, a felszereltség teljes, a költségek pedig dolgozónként csak egy repülőjegy árával drágábbak, ami nem tétel. A hozzáadott érték viszont hatalmas: a tél közepén kellemes hőmérséklet, napsütés, egzotikus helyszín, tökéletes kiszakadás a hazai mindennapokból.

Mit lát, mi a munkamegosztás a vállalatokon belül a rendezvényszervezésben?

Az ügyfélrendezvényekért, sajtótájékoztatókért a CSR eseményekért többnyire a kommunikációs és marketing osztály felel, a HR-é a belsős vonal: csapatépítő tréningek, munkatársi összejövetelek, családi napok, céges vacsorák.

Mit érdemes kiadni külsősnek és mire lehet elég a belsős erőforrás?

Akkor jó egy céges rendezvény, ha mindenki szórakozik, nem kell senkinek a szervezéssel, regisztrációval, a felmerülő apró problémák megoldásával foglalkoznia. Régebben az volt a jellemző, hogy az egyes feladatokra a cégek külön-külön kerestek szolgáltatókat. Most egy kézbe adják ki, az est tematikájának megtervezésétől kezdve a meghívón és a dekoráción át az utókommunikációig egy megbízóval szerződnek. A különböző szolgáltatók egymásra mutogatása is megszűnik ezzel.

Ha már a rendezvényszervező kiválasztásánál tartunk: hogyan válasszon egy HR-es?

Körül lehet nézni az interneten. Első körös böngészésnél alapvetően két szempontot érdemes követni: szakterület jelzése, referencia feltüntetése. Ha ezek közül bármelyik hiányzik, vagy nem meggyőző számunkra, lépjünk tovább, és keressünk más vállalkozást. Jó jel, ha egy ügynökség feltünteti, hogy miben a legerősebb, vagy mit tart a szívügyének. Ha van ismerősünk egy-egy referenciaként feltüntetett cégnél, akkor rákérdezhetünk, milyen tapasztalataik voltak vele. A legfontosabb szempont azonban a személyes benyomás és az igényekre való reagálás.

Milyen gyorsan válaszol, mennyire proaktív. Egy jó rendezvényszervező sok esetben jobban tudja, hogy mire van szükségünk, mint a megbízó. Árulkodó az árajánlat minősége is. A jó ajánlat tételesen felsorolja a különböző szolgáltatások - helyszín, szállás, terembérlés, catering, technika, dekoráció - nettó és bruttó összegét, valamint az opcionális szolgáltatások ellenértékét. Fontos elem az ügynökségi díj tartalma: van-e alapdíj, esetleg óradíj alapján számláznak, milyen költségeket terhelnek a megbízóra.

Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Mitől sikeres egy vállalati rendezvény?

Egy jó rendezvényhelyszín önmagában már kevés a sikerhez. Kreativitás, élmény, törődés, személyre szabottság, ember az emberért - ezek az új... Teljes cikk

Teljesen vagy részlegesen szervezzünk ki, ha a HR outsourcingot választjuk?

A HR outsourcing iparág 2019-ben is növekszik. A HR-nek jutó egyre összetettebb feladatok is kedveznek a kiszervezésnek, főként a kisebb vagy... Teljes cikk

Új szolgáltató központok Miskolcon

Miskolc egy új piacra készül betörni: új szolgáltató központok, SSC-k (Shared Service Centerek) számára kínál komplex lehetőségeket - írja a... Teljes cikk