Munkaköri tevékenység és elemzése (I. rész)

1.1. A munkatevékenység elemzése A tevékenység elemzésének céljai:

a munkavégzés jellemzőinek részletes megismerése;

a folyamat és a tevékenység racionális megszervezéséhez a párhuzamosságok, a felesleges tevékenységek felkutatása, megszüntetése;

a belső munkaerő-tartalékok feltárása, csak a szükséges létszám foglalkoztatása, ezzel a munkavégzés hatékonyságának növelése;

a munkaköri követelmények meghatározása, ezzel kiválasztási módszerek és rendszerek megalapozása;

a tartós munkavégző képességet veszélyeztető tényezők meghatározása, a terhelések csökkentéséhez megfelelő megoldások kidolgozása.

A munkakörök elemzésének módszerei
A munkakörök elemzéséhez a megfelelő módszer, illetve módszerkombináció kiválasztásánál alapvető szempont az elemzés felhasználásának későbbi célja az összegyűjtött információk további felhasználása.

A módszerválasztásnál az alábbi szempontokra ügyeljünk:

Az adatok feltárásának részletessége módszerenként eltérő. Ha nem megfelelő módszert választunk, nem kapjuk meg a megfelelő részletezésű információkat.

Vegyük figyelembe az elemzési módszerek alkalmazásához szükséges szakismeretet. Olyan módszert részesítsünk előnyben, amelynél a módszer könnyen érthető és könnyen megtanulható. A módszer egyben könnyítse meg az információk későbbi feldolgozását is.

A módszer alkalmazása lehetőleg ne akadályozza a normál munkavégzést.

A fentieken felül a veszélyes körülmények között dolgozók esetében az információgyűjtés nem jelentheti a veszély növekedését sem a munkavégző számára, sem az elemzést végző nem kerülhet veszélyes helyzetbe.

Általában az alábbi elemzési módszerek használatosak :
Dokumentum-elemzés: A szervezetben az adott munkafeladatra vonatkozó dokumentumokból (törvények, SzMSz, munkaköri leírás, szabályzatok, belső utasítások, munkafolyamat-leírások stb.). Mivel a dokumentumok nem térnek ki a munkafeladat minden részletére, illetve gyakran nem naprakészek, a dokumentumelemzés önmagában nem elegendő a munkakör teljes körű elemzéséhez, ezért más módszerekkel együtt javasolt alkalmazni.

Megfigyelés: A munkakör feladatai, a munkavégzés körülményei megfigyelhetők. Ehhez azonban előzetesen meg kell határozni, mit akarunk megfigyelni, hogy ne vesszenek el a sok információból a lényegesek. Egyszerűbb, jól strukturált munkafeladatnál jól alkalmazható.

Munkanap fényképezése: A megfigyelés egy sajátos formája, melynek során pontos információt kaphatunk az egy munkanapon a munkaköri feladatokról, azok elvégzéséhez szükséges időkről, általában minden történésről, amely a munkavégzés során előfordul.

A munkanap-fényképezés jól felhasználható:

az időmérleges teljesítmény-elemzéshez;

a napi munkaidő struktúrájának meghatározására;

a napi munkaidő kihasználására;

a munkát akadályozó tényezők feltárására;

a belső tartalékok feltárására;

az irányítás hatékonyságának felmérésére.

A munkanap-fényképezés javasolt módszerei:

Folyamatos, vagyis a megfigyelés, az információgyűjtés és adatrögzítés a teljes munkaidőben, folyamatosan történik.

Körben járásos megfigyelés, információgyűjtés és adatrögzítés, amely habár kiterjed a teljes munkaidőre, de az elemző a megfigyelt szervezeti egységek, munkakörök folyamatos egymás utáni meglátogatásával meghatározott időpontokban van csak jelen.

Önfényképezés, amikor felkészítik az elemzésekbe bevont munkatársakat arra, mit és hogyan rögzítsenek saját munkájukkal kapcsolatosan. Az önfényképezéses módszer alkalmazása során megfontolásra érdemes néhány feltételezés és szempont:

Ha a munkavégzés során sokféle tevékenység fordul elő, ezek utólagos rögzítése pontatlan lehet;

Nem zárható ki az egyéni vagy csoportérdek alapján a pontatlan kitöltés, az időszükséglet, a tevékenység struktúra megbízható rögzítése pártatlan elemző segítségével jobban biztosítható;

Nem mindenki alkalmas a pontos adatrögzítésre, illetve nem vállalja fel ezt a feladatot;

Utólag szükség lehet az önfényképezés átbeszélésére, emiatt lényeges időmegtakarításra nincs mód.

A teljes vagy mintavételes munkanap-fényképezés felhasználható a munkafeladat, illetve a munkafolyamat tervezéséhez és racionalizáláshoz, a munkaerőigény meghatározásához. Könnyebb az alkalmazása a rendszeresen ismétlődő tevékenységek esetén, ilyen esetben előre kidolgozhatók azok a felvételi lapok, amelyekkel a munkanap során történteket rögzíteni lehet.

Naplóvezetés: Hasonlít a munkanap-fényképezés önkitöltős változatához. A munkakört betöltő saját maga jegyzi fel, hogy milyen feladatokat végzett el, ezek mennyi időt vettek igénybe. Inkább szellemi munkakörökben komplex feladatok elemzésére alkalmas, ezért elsősorban a vezetői munkakörök elemzésének módszere.

Kérdőív: A kérdőívek kialakításánál azt kell figyelembe vennünk, ki fogja kitölteni. A kitöltő lehet a munkakört betöltő, annak vezetője, illetve egy külső megfigyelő. Lehet általános vagy egy munkakörcsaládra kidolgozott. Míg az első esetben az okoz nehézséget, hogy mivel általánosan minden munkakör elemzésére alkalmasnak kell lennie, sok szempontot tartalmaz, hosszabb ideig tarthat az elemzés. A második esetben a kérdőív nem tartalmaz szükségtelen kérdéseket, de előfordulhat a munkavégzésben olyan sajátosság, amelyet a kérdőív kitöltésénél nem vettünk figyelembe, fennáll a veszélye annak, hogy ezek a sajátosságok kérdés híján elvesznek az elemzésnél.

Interjú: A munkakört ellátó személyek és a munkát irányító vezetőkkel folytatott célirányos, előre megtervezett, vázlattal irányított beszélgetés során gyűjtjük össze a munkakörre jellemző és lényeges információkat. Az interjút nemcsak önmagában, hanem más módszerek kiegészítéseként is alkalmazni érdemes. Az interjú egyben lehetőséget ad arra is, hogy egyes szempontokban jobban megismerjük a részleteket, megértsünk összefüggéseket.

DACUM (Development A Curriculum) módszer : Elsősorban a képzési igények meghatározásához dolgozták ki. A munkakörelemzés során a legjobban dolgozó munkatársakkal együtt meghatározzuk a feladatcsoportokat, a sikeresen teljesítő dolgozó feladatait a feladatcsoportokon belül, az alapvető ismereteket és készségeket, az elvárt magatartásformákat, a szükséges eszközöket, anyagokat és a munkakör/szakma várható jövőbeli változási trendjeit. A módszer nem ad információkat a munkavégzés időbeli jellemzőire.

Műszeres munkamérés: Videokamera vagy számítógép segítségével történik a munkavégzés megfigyelése, amely nem a megszerzett információk tartalmában, hanem a hozzájutás módjában jelent eltérést a többi megfigyeléses módszerhez képest.

Dr. Nemeskéri Gyula

Munkaköri tevékenység és elemzése (I. rész)

Dolgoznak – de nincs munkájuk: így terjednek a kamuirodák

Kapcsolódó tartalmaink 1 2 3 Bezár

Elég szép vagy az álláshoz? Amikor az esély megvásárolható

Soha nem látott mennyiségű adomány gyűlt össze a Tescóban

Miért nem beszélünk róla? A klimax néma terhe a női vezetőknél

Heti ajánló

HR állások

Állások

Rendezvények

Partnereink hírei

HR Blog oldalak

Diagnózis kódok

Video

Könyvajánló

Kövess minket!

Facebook

Linkedin

Hírlevél

Kulturális ajánló