Orientáció a HR-ben - a beillesztés szerepe a munkaerő megtartásában

A munkafeladatokba történő gyors és intenzív bedolgozás a vállalat teljesítményére és költségeire kedvezően hat. Ebből egyértelműen látszik, mennyire szükséges, hogy az új dolgozókat ne hagyjuk magukra, hanem a vállalatba, illetve egy új munkakörbe célzott bevezető intézkedésekkel integráljuk.

Az Országos HR Benchmark Felmérés (2006) eredményei szerint a megkérdezett magyar szervezetek több mint fele működtet valamilyen orientációs programot az új munkatársak beillesztésére. A kutatás az adatok alapján megállapítja, hogy annál a vállalatnál, amelynél kialakult toborzási folyamat működik, ott a beillesztésre is gondot fordítanak, ahol viszont a kiválasztás nem szabályozott, ott az orientáció sem kulcskérdés. A vizsgálat szerint a beillesztési eljárás során a legtöbb szervezet önmaga megismertetésére, a szervezeti hierarchia bemutatására helyezi a fő hangsúlyt. A fontossági rangsorban ezt követően a szervezeti szabályok megismerése következik, majd a szervezeten belüli helyismeret. Érdekes, hogy a tényleges munkavégzéshez legszorosabban kapcsolódó betanítás csak ezután következik a prioritási sorban. Ez utóbbi a tapasztalatok szerint a fizikai munkakörökben és a műszaki területeken a legjellemzőbb.

Kinek a feladata a beillesztés?
A bevezetés, illetve beillesztés az elsőrendű vezetői feladatok közé tartozik. A jó bevezetés nemcsak a vezetői siker előfeltétele, hanem a vezetői képesség kifejezése is. A személyügyi részleg által történő beillesztés elsősorban információs feladat, ami a vállalatra, annak szervezetére, a munkahelyre és egyéb általános felvilágosításokra vonatkozik. A kulcsfontosságú személy egy dolgozó szakmai és személyi beillesztésével kapcsolatban a közvetlen felettese.

A beillesztés folyamatában a közvetlen felettes feladatai:
1. a munkafelvétel előkészítése
Gondoskodnia kell arról, hogy az új dolgozónak már a vállalathoz történő belépésének első napján álljanak rendelkezésre a megfelelő munkafeltételek, a szükséges munkadokumentumok és munkaeszközök.

2. Információs beszélgetések folytatása
Az ilyen beszélgetések célja a dolgozó megismerése, és a személyes kontaktus megteremtése, valamint a dolgozó tájékoztatása feladatairól, a fölé-és alárendeltségi viszonyokról, valamint a munka menetéről.

3. A munkatársakkal való megismertetés
A munkatársak körében nemcsak a közvetlen munkahelyen belül dolgozó kollegák tartoznak, hanem más részlegek dolgozói is, akikkel munkakapcsolatba kerül. Minden kollégát egyenként kell bemutatni, hogy személyes kapcsolat jöjjön létre.

Szakmai bevezetés és beillesztés a munkahelyen
Ehhez célszerű beillesztési programot készíteni, melynek célja:
-az újonnan belépő munkaerő beilleszkedésének tudatos segítése
- bevezetés a munkaszervezetbe, ismerkedés a munkahely sajátosságaival
-a felelősségteljes, önálló munkavégzés képességének kibontakoztatása
-a főnök munkatársa közötti harmonikus viszony kialakulásának segítése
- felkészítés a külső és belső környezet változásaihoz való alkalmazkodásra,
- a magas színvonalú munkavégzés feltételeinek megteremtése
- a folyamatos képzés, továbbfejlődés lehetőségének biztosítása

A beillesztési programot a személyügyi részlegnek kell kidolgoznia. A program szervezését, lebonyolítását, az egyes programelemek koordinálását pedig a közvetlen munkahelyi felettes végzi.

A beillesztési program tartalma
A beillesztési program egy általános és egy egyéni szakaszra bomlik. Az általános szakasz minden új belépőt érint, az egyéni szakasz a betöltendő munkakörhöz igazodik. A program időtartamát attól függően kell meghatározni, hogy pályakezdő fiatalról van-e szó, vagy olyan munkavállalóról, aki hosszabb-rövidebb szakmai gyakorlattal rendelkezik. Az időtartamot befolyásolja a betöltendő munkakör specifikációja is.

Az általános munkaszakasz részegységei:
-a munkaidő-szabályozás ismertetése, munkaközi szünetek, a munkaidő nyilvántartása, szabadság igénybevétele, betegség bejelentése
- a munkahely áttekintése, a felettesek, kollegák megismerése, munkavédelmi szabályok
- ismerkedés a vállalattal, kialakult szokásokkal
- a munkakörhöz kapcsolódó törvények, jogszabályok, vállalati szabályozások megismerése
-találkozók, megbeszélések a vállalati, munkahelyi vezetőkkel, akik a vállalati stratégiáról, célkitűzésekről adnak tájékoztatást
-munkamegbeszélések a közvetlen munkahelyvezetővel a beillesztési program előrehaladásáról.

Az egyéni program részegységei:
Az egyéni program összeállítását minden esetben a tervezett munkakör sajátosságai határozzák meg. Ebben a programban meghatározó egy, a szervezeti egységen, vagy vállalaton belüli rotációs szakasz is, ahol az új belépő előre meghatározott időt tölt egy-egy részegységnél. Ebben a programszakaszban számára írásbeli feladat elkészítése is előírható. A rotációs szakasz után kell a munkavállaló végleges helyét, munkakörét kijelölni.

A beillesztési program elkészítése különös gondosságot igényel. Minél alaposabban végezzük el, a dolgozó annál gyorsabban nyer biztonságot és sikerélményeket új munkakörében, s ez munka- és teljesítőképességét erősíti. Ugyanakkor csökkennek a betanulási költségek is. Ennek előfeltétele, hogy a dolgozót először olyan munkákkal kell megbízni, amelyekkel nem követelünk tőle túl sokat, de túl keveset sem.

Forrás: Lévai Zoltán-Bauer János: A személyügyi tevékenység gyakorlata
Országos HR Bencmark felmérés, http://www.hrbenchmark.hu