Projektmenedzsment

A projekttámogatás kiterjed a projekt teljes ciklusára (tervezési elvek, projektszervezet létrehozása, támogató és ellenőrző eszközök végrehajtása, kockázatkezelési technikák kiválasztása, minőségbiztosítás és minőségellenőrzés, dokumentációs rendszer kidolgozása, audit pontok kialakítása, folyamatos auditálás, projektzárás, egyéb projektszolgáltatások igénybevételének javaslata).
A projektmenedzsment folyamatában több szereplő is részt vesz, akiknek különböző feladataik és felelősségeik vannak. A legfontosabb szereplők a következők:

• A projektgazda: a projektet megbízó és finanszírozó személy vagy szervezet, aki a projekt céljait és elvárásait meghatározza, és a projekt eredményeit elfogadja vagy elutasítja.
• A projektmenedzser: a projektet irányító és koordináló személy, aki a projektterv elkészítéséért, a projektcsapat vezetéséért, a projekt kommunikációjáért, a projekt kockázatkezeléséért, a projekt minőségbiztosításáért és ellenőrzéséért, a projekt költségvetéséért és a projekt zárásáért felelős.
• A projektcsapat: a projektet végrehajtó személyek csoportja, akik a projektmenedzser irányítása alatt dolgoznak, és a projekt tevékenységeit elvégzik. A projektcsapat tagjai lehetnek belső vagy külső erőforrások, akik különböző szakterületekről és szervezeti egységekből érkezhetnek.
• Az érintettek: a projektet befolyásoló vagy befolyásolt személyek vagy szervezetek, akiknek érdekei vagy elvárásai vannak a projekttel kapcsolatban. Az érintettek lehetnek például a projekt végfelhasználói, a projekt partnerei, a projekt beszállítói, a projekt ellenőrei, a projekt versenytársai, a projekt szabályozói, stb.

A projektmenedzsment fázisai: a projektmenedzsment folyamatát általában négy fő fázisra osztják, amelyek a következők:

• A projekt indítása: a projekt létrehozásának és meghatározásának fázisa, amely során a projektgazda és a projektmenedzser egyeztetik a projekt céljait, hatókörét, költségvetését, határidejét, eredményeit, kockázatait, minőségi követelményeit, stb. Ebben a fázisban készül el a projektmegbízás, a projektterv vázlata, a projekt szervezeti struktúrája, a projekt érintettjeinek elemzése, stb.
• A projekt tervezése: a projekt részletes kidolgozásának és előkészítésének fázisa, amely során a projektmenedzser és a projektcsapat meghatározzák a projekt tevékenységeit, erőforrásait, ütemtervét, költségtervét, kockázattervét, minőségtervét, kommunikációs tervét, stb. Ebben a fázisban készül el a részletes projektterv, a munkamegosztási struktúra, a kritikus út analízis, a költség-haszon elemzés, a kockázatmátrix, a minőségi ellenőrzési lista, a kommunikációs mátrix, stb.
• A projekt végrehajtása: a projekt megvalósításának és ellenőrzésének fázisa, amely során a projektcsapat elvégzi a projekt tevékenységeit, és a projektmenedzser irányítja, koordinálja és monitorozza a projekt folyamatát. Ebben a fázisban készülnek el a projekt kimenetei, a projekt jelentések, a projekt változáskezelési dokumentumok, a projekt problémamegoldási dokumentumok, stb.
• A projekt lezárása: a projekt befejezésének és értékelésének fázisa, amely során a projektmenedzser és a projektcsapat átadja a projekt eredményeit a projektgazdának, és lezárja a projekt adminisztratív és pénzügyi ügyeit. Ebben a fázisban készül el a projekt záró jelentés, a projekt leckekönyve, a projekt elégedettségi felmérése, a projekt archiválása, stb.