A projekt gyakran egyszerű, az emberek nem azok - így telik egy projektmenedzser egy napja

Hogyan lesz valakiből projektmenedzser (PM)? 

Nem egyenes és egyértelmű út, hogy valakiből PM legyen. Nekem sem "projekt szentháromság" volt a jelem az óvodában. Ez egy folyamatos változásokkal teli út volt, ami esetemben úgy indult, hogy közgazdasági irányból érkeztem, a Budapesti Corvinus Egyetemen végeztem Piacelemző szakirányon. Az első munkatapasztalatomat egy kereskedelmi bankban szereztem, ahol a kockázatkezelésen majd egyéb területeken is dolgoztam. Megismertem a bank belső működését, folyamatait, így fontos domain tudást (szakmai, iparági tudás – a szerk.) szereztem. 

A következő lépéssel az informatikához kerültem közelebb. Egy olyan informatikai cégnél folytattam a pályafutásom, amely treasury, alap-és letétkezelő szoftvereket fejleszt Magyarországon hazai és külföldi ügyfeleknek egyaránt. Így a banki ismeretekre ráépültek az informatikai ismeretek, a kettő metszetében pedig már bontogatta szárnyait a projektmenedzsment. De még ekkor sem ez volt a munkaköröm, hanem eleinte üzleti elemző voltam, majd sales-es, tesztelő, később csapatvezető, végül a konzulensi üzletág igazgatója. Nemzetközi tapasztalatot szereztem, a projektek döntően a Közel-Keleten és Dél-Kelet Ázsiában futottak.

Miután megszereztem az üzleti és informatikai alaptudást és tapasztalatot, úgy éreztem, ideje specializálódnom és elmélyedni a projektmenedzsment szakmában; így kerültem az EY-hoz, ahol már kifejezetten Senior projektmenedzserként tevékenykedtem. Azóta ebben a szakmában dolgozom, már egy magyar tanácsadó cég zászlója alatt, a banki informatika témakörben. Esetemben ezek a lépések mind szükségesek voltak ahhoz, hogy ma jó projektmenedzser legyek. 

Ha valaki egy területen projektet menedzsel, akkor bármilyen más területen is meg tudja ezt tenni, a megszerzett készségeket bevetheti bárhol, vagy fontos az a háttértudás, amit magával hoz? 

Erre különböző megközelítések vannak, és szerintem nincs is rá egy jó válasz. A projektmenedzsment mára egy szakmává nőtte ki magát, így aki ismeri a módszertanát, lépéseit, a dinamikáját, a dokumentumait az szinte bármilyen területen tevékenykedhet, legyen az bank, telekommunikáció vagy éppen építőipar. Ha átkerülnék egy másik iparágba, nagy valószínűséggel ott is eredményesen, sikerrel tudnék dolgozni, ugyanakkor nekem sokat adott az elejétől kezdve, hogy korábban elmélyedtem egy iparágban. Így könnyebb volt megértenem a szükséges logikákat, kapcsolódási pontokat és átlátni a folyamatokat. 

Két megközelítés létezik, az adminisztratív PM és a szakmai PM, én az utóbbit preferálom, ugyanakkor ebben az esetben a projektmenedzsernek arra oda kell figyelnie, hogy ne akarja átvenni a projektben dolgozó szakemberek helyét, ne mikromenedzseljen. Szerintem az a jó PM, aki ismeri valamennyire a szakmát (domaint), de meghagyja a szakértők szabadságát, akikkel dolgozik, az ő munkájukat fogja össze, őket irányítja. A jó szakember vezeti a csapatát, melynek alapja a kölcsönös bizalom a szakmai és emberi képességekben. „Lead by example” az ide tartozó kedvenc jeligém.

Egy projekt alapvetően nem egy naponta ismétlődő operatív munkavégzésből áll,  a projektmenedzsment sokkal inkább változásmenedzsmentet jelent, azaz valami új létrehozása, és ehhez olyan kollégákra van szükség, akik rendelkeznek az ehhez szükséges „mindset”-tel. (szemléletmóddal, mentalitással).

Minden projektnek van egy célkitűzése/ terjedelme, amit szeretnénk vele elérni, vannak érintettek (stakeholderek), akik lehetnek a haszonélvezői vagy éppen károsultjai is ennek a változásnak, továbbá tartozik hozzá egy költségvetés és határidők. Ez az egymással szoros kölcsönhatásban álló három faktor (terjedelem, határidő, költségvetés) alkotja az ún. projekt szentháromságot. Jellemző helyzet, hogy a háromból valamelyik ujjunkba bele kell harapjunk ahhoz, hogy a másik kettő teljesülni tudjon. A projektmenedzsment az ilyen típusú kompromisszumok művészete.

Én kizárólag informatikai kötődésű projektekben vettem részt, de projekt lehet egy szervezeti struktúraváltás is, amit le kell menedzselni, aminek eredményeként új szervezeti működés indul el. 

Mik egy projektmenedzser legfontosabb készségei?

Olyan soft- interperszonális skillek-re van szükség leginkább, amelyek segítik a projektek életútja során bizonyosan előforduló emberi tényezőt menedzselni.  Ez kulcsfontosságú. Minden projektben előfordul számos humán probléma, egyet nem értés, konfliktushelyzet pusztán a változások természetéből fakadóan, melyet ráadásul általában olyanokon kell végigvinni, akik megszoktak egy működést, és idegenkednek a változástól. Ezen kívül pedig ott van a projekten belüli különböző érdekek ütközése is, tipikus példa egy banki működésben az üzleti és informatikai terület eltérő szemléletéből és prioritásából fakadó érdekellentét Így azt gondolom, hogy a szakmai tudáson túl a legfontosabbak a konfliktuskezelés, a kompromisszumok megtalálásának képessége és a stressztűrés. 

Ezt lehet tanulni? A projektmenedzsment képzéseken tanítanak ilyesmit? 

Ma már van egyetemi PM képzés. Én már gyakorlati tapasztalatok birtokában végeztem el a Projectmanagement Institute (PMI) PMP képzését, ahol az elméleti anyagon túl számos olyan feladatot is kaptunk, amelyek a lehetséges szituációkat gyakoroltatták PM-ként. A vizsgának is része a soft skillek tesztelése is. Így azt gondolom, hogy ezek a készségek, képességek csiszolhatók, de meg kell, hogy legyen a magjuk valakiben ahhoz, hogy ebben a munkakörben igazán jól tudja magát érezni. 

Mit szeret igazán ebben a szakmában és mit tart kihívásnak? 

A legjobb dolog, hogy az elvégzett munkának jó esetben látható eredménye van, létrehozunk, valamit, ami magával hordozza az alkotás örömét, a projekt végén pedig nagyszerű érzés látni a végeredményt.. Például, amivel megnyertem az Év Projektmenedzsere Díjat, a QR-kód alapú fizetési ökoszisztéma kialakítása volt. Ennek a projektnek szabad szemmel is jól látható eredményei lettek. Egy éve működik, több mint egymillió tranzakció történt ezzel a rendszerrel. Így a pozitív szakmai visszaigazolás nagy öröm. 

A másik, amit szeretek benne, hogy sosem unalmas, emberközpontú szakma, ráadásul nagyon különböző kollégákkal, szakemberekkel kell megtalálni a közös hangot a munka során. Másként kell beszélni egy programozóval, mint egy bank vezérigazgatójával, egy belsős kollégával, vagy egy ügyféllel. A komolyabb projekteken unatkozni képtelenség, folyamatos a pörgés.

A legnagyobb kihívást a stressz jelenti. A projektmenedzser egyik legfontosabb feladata a projekt elé gördülő akadályok elsősorban megelőzése, vagy kevésbé szerencsés esetben utólagos eltávolítása, ez pedig intenzív munkával, konfliktusokkal és stresszel jár. A projekt szentháromság közül egyik vagy akár több tényező sérülhet, ezek feloldása, a mindenki számára elfogadható kompromisszum megtalálása tud idegőrlő lenni. Egy projekt munkaterhelése hullámzó, például egy informatikai projekt esetén az élesedés előtti hetek, hónapok akár éjt nappallá tevő munkát jelentenek, míg egy másik szakaszban ennek a töredéke jelentkezik. Ezt azért meg kell szokni. 

Hogyan telik egy napja? Milyen tevékenységek, feladatok vannak?

Ez a projekttől és a projektszakasztól is függ. Az intenzív időszakokban egy gyors – fél órás, 25-30 perces - stand up-pal indul a nap, amin a projketmenedzser vagy a scrum master vezetésével áttekintjük, hogy hol tartanak a csapat tagjai, mi az aznapi terv, van-e bármi probléma, amit meg kell oldani vagy eszkalálni a vezetés felé. Ezt követően a projekt tagok végzik az adott napra kiszabott feladatokat, majd a nap végén intenzív projektszakasz esetén lehet még egy stand up, ahol megnézzük, hogy mit sikerült elérni az aznapi célokból. A legtöbb esetben egy jól kialakított struktúrában az egyes feladatok aktuális állapota „real-time” nyomonkövethető „online ticketing” rendszeren keresztül is.

A projektmenedzser ezen kívül tartja folyamatosan a kapcsolatot a stream-vezetőkkel (csapatvezetők), és szükség esetén beavatkozik, problémákat old meg vagy eszkalál a projekt szponzora felé. A nap során szakmai megbeszéléseken („workshop”-ok, „brainstorming”-ok) vesz rész, melyeken döntéseket kell hozni, feladatokat kiosztani. Ezen kívül hozzá tartozik a sokak számára nem szeretem, de kötelező adminisztrációs feladatok elvégzése, mint például projekt anyagok, státusz jelentések készítése, dokumentálása.

Egy komolyabb banki projekt esetében általában heti egyszer tartanak vezetői státuszt, ún. „steering committee-t mely során a projekt szponzor felé kerül a projekt állapota bemutatásra, továbbá ez a legmagasabb eszkalációs fórum. 

A projektmenedzser legfontosabb eszköze a kommunikáció, melyet az egész nap során aktívan használ a különbőző stakeholderek, projekt tagok és partnerekkel történő kapcsolattartás során.

Az Év Projektmenedzsere Díj átadóján

Hogyan pihen egy ilyen aktív nap vagy hosszabb időszak után?

Aktív pihenő vagyok, ami leginkább ki tud kapcsolni, az a sport és az utazás. Foci, tenisz, futás, kondi, pingpong, síelés, vitorlázás – évszak és időjárás, valamint szabadidőfüggő, hogy melyikre van lehetőség. Minden héten többször mozgok, mely során a felszabaduló hormonoknak  – pl. dopamin – is köszönhetően gyakran támadnak hasznos gondolataim, új ötletek a munka kapcsán is. 

Intenzívebb projektek után pedig általában egy hosszabb  utazás kapcsol ki, szívesen kalandozok pár hétig egy ismeretlen kultúrában. 

Hogyan befolyásolja a szakmát a mesterséges intelligencia és az automatizáció? Hogy látja a szakma jövőjét? 

Az informatikai projektek során is számos területen lehet találkozni az AI segítő kezével, a legkevésbé érintett munkakör azonban épp a projektmenedzsment, mivel a döntő tényező emberi faktort kiváltani nem tudja. Részfeladatokban, például memó írásban, a meetingekről írott összefoglalókkal, jegyzetekkel vagy automatikus státusz anyag készítéssel kvázi PM asszisztensként be tud segíteni, de nem látom annak realitását vagy fenyegetését, hogy belátható időn belül teljes egészében kiválthatná a PM-eket. A stakeholderekkel az AI nem fog elmenni kávézni, hogy elsimítson egy konfliktust vagy beszerezzen egy kulcsinformációt.

Milyen tanácsot adna egy fiatalnak, aki projektmenedzser szeretne lenni?

Én a saját példámból kiindulva azt tudom javasolni, hogy ne azzal kezdje, hogy egyből PM lesz, hanem először tanuljon meg egy üzleti területet, üzleti elemzőként ássa bele magát a folyamatokba, rendszerekbe, és ha megvan pár év tapasztalat, utána érdemes kisebb projekteket irányítani. Ha ez is megvan, ezt követően javaslom elvégezni valamelyik iskola (pl. PMI/PMP) képzését, hogy módszertannal párosítsa a tapasztalatot.  Ez szakmai és reputáció szempontjából is meg tudja dobni a karriert, másrészt networking miatt is hasznos lehet. Sokat dolgoztam külföldön, ahol tapasztaltam, hoyg akkor vesznek igazán komolyan projektmenedzserként, ha az ember neve mellett ott van a nemzetközi képzésnek az a bizonyos három betűje. Viszont mindenképp szükséges előtte a jelentős PM gyakorlat, csak ennek birtokában lehet jelentkezni a tanfolyamra és vizsgázni menni.

Mi az, amit szakmailag még el szeretne érni az ország legjobb projektmenedszere cím után? 

Szeretném elvégezni a PMP/PMO vizsgát, ami projektmenedzsment-irodavezetői képesítést jelent;  ez logikus továbblépést jelent számomra, amihez a QVIK projekten keresztül megszereztem a szükséges tapasztalatot is.. 

További célom, hogy a magyar Év Projektmenedzsere díj győzteseként nevezzek a nemzetközi projektmenedzsment versenyre, ahová 2026 áprilisig kell beadni a pályázatot. Előtte még szükséges elvégezni egy nemzetközi tanfolyamot, valamint sikeres vizsgát tenni. Ez a következő pár hónapra konkrét és komoly kihívást jelentő célokat ad nekem. Jó lenne bekerülni a TOP 5-be. Japánban lesz a díjkiosztó, ami extra motivációként amúgy régi bakancslistás úti célom. 

A munkában pedig a projektiroda-vezető, projektigazgató pozíciók vonzóak számomra a közeljövőben. Úgy érzem, már minden szükséges tapasztalatot és képesítést megszereztem, ami erre predesztinál, képessé tesz. Távolabbi céljaim közé tartozik a doktori cím megszerzése.

Nyitóképen Bándy Ádám