Rendezvénytrendek 2019: élményt a kollégáknak és az ügyfeleknek is

Egy rendezvény kapcsán sok tényezőt át kell gondolni, mielőtt valaki nekilát a szervezésnek. Fontos, hogy milyen jellegű eseményről van szó, hiszen teljesen más típusú helyszín felelhet meg egy konferencia szervezéséhez, mint egy csapatépítő programhoz. Valamint azt is meg kell határozni, a célközönségtől függően, hogy lazább, könnyedebb vagy elegáns, hivatalosabb jellegű rendezvényt szeretnénk. Az tendenciának tűnik a szakemberek szerint, hogy általában kötetlenebb, a formalitásokat nélkülöző rendezvényekre van nagyobb igény, mint a korábbi években, akár munkatársak, akár ügyfelek részére rendezik az eseményt a cégek. Mindenképpen fontos a befogadóképesség, hány főre számíthatunk, milyen a helyszín elérhetősége tömegközlekedéssel vagy megoldott-e a parkolás. Nem mindegy milyen berendezés, technikai felszereltség és catering elégíti ki az igényeket, és persze az ár-érték arányoktól sem tekinthetünk el.

Az élmény, mint kulcsfogalom

Angyal Csaba, a Touché Event ügyvezetője a sok egyéb tényezőből kiemelte: „Az ügyfelek sok esetben keresik az új helyszíneket, mert ez már önmagában is ügyfél, vagy dolgozói élmény és növeli a részvételi hajlandóságot. Egyre fontosabb szempont, hogy a helyszín a vendégátáson felül rendelkezzen olyan hozzáadott szolgáltatással, amely önmagában is érdekes. Az online kommunikáció világában pedig az is egyre fontosabbá válik, hogy mit írnak a helyről a Tripadvisoron, vagy a Bookingon, a vendégek mit fogalmaznak meg, hogyan reagál erre a helyszín. Néhány negatív komment elbizonytalaníthatja az ügyfelet, így érdemes odafigyelni, hogy az esetlegesen felmerülő problémák mindegyike legyen megfelelően kezelve.” Redő Dániel a MagNet Ház ügyvezető igazgatója a speciális célcsoportokat emelte ki: „Vannak speciális célcsoportok, akik fogadása gondosabb előkészületet kíván. Ilyen például, ha gyermek- vagy kutyabarát eseményt tervezünk, vagy épp az akadálymentesség fontos számunkra.” Hozzátette, ha nem is speciális gyermekrendezvényről van szó, akkor is egyre jellemzőbb, hogy a megrendelők igénylik a direkt erre a célra kialakított gyerekszoba használatát, ahová a felügyeletet az esemény látogatóinak gyerekei mellé vagy tőlük rendelik meg vagy saját maguk bonyolítják a cégek, kisérő gyerekprogramokkal egyetemben.

A profi technológia rendelkezésre bocsájtása is egyre inkább alapkövetelmény, amely szintén a minél teljesebb élményhez járul hozzá. „A technológia és az élmény a két legkeresettebb elem a rendezvényeken. Mindenki kényelmes, gyors, látványos technológiai megoldásokat keres - legyen az egy LED fal egy prezentációhoz, vagy pedig egy szupergyors kommunikációs applikáció a helyszín stábjával” - vázolja a helyzetet Parti János, a Budapest Marriott értékeítési és marketing igazgatója. Aki az élmények kapcsán azt is hozzáteszi, hogy ügyfeleik „leginkább azt nézik, hogy milyen hatást vált ki a résztvevőből a rendezvény. Mennyire látványos az esemény? Finom-e az étel? A berendezés és a téma kellően inspiráló-e? Összességében, milyen hatással van az érzékszerveimre? Nem utolsósorban - megosztható-e az élmény a közösségi médiában?”

Élmény tekintetben a munkavállalók és ügyfelek kielégítése nagyjából egy szintre emelkedett, a munkáltatói márkát kifelé és befelé egyformán hitelesen kell építeni és kommunikálni. A színvonalas szolgáltatás mindkét esetben alapvető igény. „Ma már nagyon fontos, hogy a cég dolgozói is hasonló minőségű szolgáltatásokat kapjanak, mint a cég partnerei. Vannak olyan partnereink akik hasonló kötetlen ügyfélpartyt rendeznek az ügyfeleki részére, mint a dolgozóiknak” - mondja Szabó Tímea, a Csillagkert értékesítési vezetője. A rendezvényeket szervező vagy megrendelő vállalatok célja mindkét esetben egyaránt, hogy maradandó emléket jelentsen az esemény. Ezért a paletta, hogy mire van igény, nagyon változatos: „jelenthet különféle turisztikai és kulturális programokon való részvétel. Esetünkben koncertek, filmvetítések, előadások, galéria megnyitók és akár nemzetközi eseményeken való korlátlan részvétel is megvalósulhat” - mondja Szolnoki Lili, az Esernyős kulturális referense. „Néhány éve újra visszatértek a téma partik, de annyit változott a trend, hogy ezeknek már aktív résztvevői a cég dolgozói, sőt egyre gyakrabban az ügyfelei is. Szívesen készülnek az eseményekre, öltöznek jelmezekbe, részt vesznek egyedi produkcióban. Az Oscar gálákat felváltották a James Bond Remake-k, a Superhős partik a csúnyapulcsis karácsonyok. Szabadtéri eseményekben a mini fesztiválok, cserkész és military partik. Egyre nagyobb szerepet kapnak az after work partik, amelyek lényege, hogy viszonylag egyszerűbb aktivitásra lehet szabadon jelentkezni. Ősszel az egyik legnépszerűbb ilyen program a tökfaragás, vagy a karácsonyi ajtódísz készítés. A dolgozói csapatépítő eseményekben egyre nagyobb szerepet kap az érzékenyítés, így egyre több önkéntességre épülő kreatív program közül lehet választani” - sorolja Angyal Csaba. A maradandó élmény pedig időnként maradandó emléket is jelent, ezért is van, hogy foto automatára is igényt tartanak az ügyfelek, egészíti ki Szabó Tímea.

A karácsony alapvetően egy tradicionális ünnep, ez az az alkalom, amikor otthon is elővesszük az ünnepi étkészletet, mondja Angelus Barbara, a Gundel étterem marketing- és kommunikációs igazgatója. "Meggyőződésünk, hogy a céges karácsonyok legfontosabb eredménye, ha a dolgozók, kiszakadva a munkakörnyezetből együtt jól érzik magukat. Ehhez mi olyan helyszínt tudunk adni, ami vegyíti a békebeli karácsonyok meghitt hangulatát, a lenyűgöző enteriőrt, a Zsolnay étkészletet, az elegáns kiszolgálást, gyönyörűen tálalt ételekkel, és amelyek igény esetén keverhetők innovatív megoldásokkal, trendi tálalással, formabontó ételekkel, a megrendelő által elvárt lazulós, „get together” hangulattal.”

Gasztronómiai élmény nélkül elképzelhetetlen

Az élménynek pedig szerves része, sőt egyik döntő tényezője a gasztronómia, mely tekintetében szintén alaposan megváltoztak az elvárások az elmúlt években. Abban a szakemberek egyetértenek, hogy a minőségi vendéglátás itt is döntő, ahogy az is, hogy egy helyszín vagy szervező mennyire tud megfelelni a különböző ételallergiákkal, ételintoleranciával kapcsolatos igényeknek. A Touché Event ügyvezetője elmondta: „a mai rendezvényekben nagyon erősen megjelennek a gasztrotrendek is. Egyedi, néha egymással disszonáns ízvilág kipróbálása, az ételek a szokásostól eltérő megjelenési formái, organikus, minőségi alapanyagok használata. Ezen belül egyre jobban oda kell figyelnünk az ételallergiákra, ételintoleranciára. Volt már olyan eseményünk, ahol a vendégek 40%-a nem tartozott a mainstream-hez.” Ezért szeretik az ügyfelek a gasztronómiai „kiegészítőket” is, mint a fagyis bicikli, smoothie bár, fröccspult, folytatja Szabó Tímea.

A Gundel kommunikációs igazgatója szerint érdemes átgondolni a cég profilját, a meghívott vendégek körét, életkorát, amikor helyszínt és menüt választunk. Nem mindegy, kiket hívunk meg, és ők vajon milyen hangulatot, ételeket várnak el az adott estén. Az esemény színvonalát nagyban meghatározza a helyszín rendezvényszervezőinek, bankett vezetőinek tapasztalata, sokat számít a több évtizedes tudás, több száz protokolláris vacsora nyugodt, sikeres lebonyolítása a referenciák között, emelte ki Angelus Barbara.

A környezettudatosság a gasztronómiába is belopta magát, mondja a Marriott képviseletében Parti János. „A „minél kisebb ökológiai lábnyom” szerves részévé vált a rendezvényszervezésnek. Két trendet emelnénk ki. Egyrészről, egyre népszerűbbek azok az ún. „live station”-ök, ahol a séf a vendég előtt készíti el az ételeket, és csak annyi ételt készítenek, amennyi valóban elfogy és így kevésbé pazarló a konyhai üzemelés - miközben a vendégek személyre szabott szolgáltatásban részesülnek, és a networking is könnyebb. A másik előtérbe került trend pedig a műanyag használatának visszaszorítása, és a lebomló eszközök használata.”

Környezettudatosság egyre fontosabb az ügyfeleknek és a szolgáltatóknak is

„Rendezvények tekintetében gyakori az ehető evőeszközök és tányérok szervizelése is, továbbá vendéglátó egységeinkben csökkentettük a műanyag eszközöket és szeretnénk teljesen meg is szüntetni, az átalakítások már folyamatban vannak”- mondja a tendenciákra vonatkozóan Szolnoki Lili az Esernyős referense. Elmúlt az az idő, amikor ezeket a témákat figyelmen kívül lehetett hagyni, erősíti meg Redő Dániel, a MagNet Ház ügyvezetője: „Szeretném azt gondolni, hogy folyamatosan fejlődünk és fejlődnek a szolgáltatásaink is ezen a téren. Nem csak azért, mert nem trendi, talán már ciki is, manapság nem szelektíven szemetet gyűjteni és pet-palackos üdítőt árulni, vagy kirekesztő kampányú rendezvényeket szervezni.” A legtöbb szolgáltató és rendezvényhelyszín oda is figyel erre, kivonják vagy kivonták a műanyagot működésükből, lebomló szívószálakat, akár újratölthető kulacsokat, tartós öko termékeket használnak.

Amelyik szolgáltató láthatóan hangsúlyt helyez a téma fontosságára azt általában meg is találják ezek a tematikájú rendezvények, amiből jó lenne, ha egyre több lenne, folytatja Redő Dániel. „Örömmel látnánk például egy recycling partit, ahol minden az újrahasznosítás jegyében zajlik. Gyakran megfordulnak nálunk zöld civil szervezetek, így minden olyan esemény, amelyen tőlük tanulhatunk, vagy a befolyt bevétel egy része őket segíti, érték.”

Friss trendek és szezonális rendezvények

A piac szereplői mind hangsúlyozzák, hogy az ünnepi (elsősorban a karácsonyi) rendezvényhelyszíneket érdemes már nagyon idejében befoglalni, mert nagy a telítettség ebben az időszakban. Az ősz a csapatépítők és konferenciák, míg a december az ünnepi és „gőzkiengedő” partik időszaka.

Angyal Csaba a HR-eseknek adott néhány megfontolandó tanácsot a karácsonyi partik szervezésére vonatkozólag:

• Lehetőség szerint csütörtök, vagy péntek estére időzítse az eseményt, mert az évvégi örületben senki sem szívesen áldozza erre a hétvégéjét.
  
• Olyan helyet válasszon, amely tömegközlekedéssel is jól megközelíhető.
  
• Ha tervez díjátadót ne legyen hosszabb, mint 30 perc. Mindezt tegye érdekessé, izgalmassá animációkkal viccesebb fotókkal, igényes grafikával, jó zenével.
  
• Ha lehet olyan teret válasszon, ahol egyben lehet a csapat, vagyis ne osztódjon a tér túl sok oszloppal, beugrókkal.
  
• Szervezzen kreatív előkommunikációt, mert lelkesítőleg hat a munkatársakra. Ehhez kapcsolódva szervezzen évindító partit, amikor néhány falat kíséretében együtt megtekinthetik a legjobb fotókat.
  
• Ne engedje, hogy az ügyvezető köszöntő beszéde 10 percnél tovább tartson, és igyekezzen lebeszélni a prezentációról.
  
• Kezdjen időben neki a szervezésnek, mert szeptemberre már elfogynak a legjobb helyszínek
  
• Mérje fel az igényeket, kérdezze meg a munkavállalókat is. Ehhez kapcsolódik, hogy merjen nemet mondani az ügyvezetőnek, hogyha a dolgozók mást szeretnétek.
  
• Vegye figyelembe, hogy az árak 20-30%-kal magasabbak, mintha évindító partit szervezne januárban.
  
• Ne sajnálja az ételre és az italra és egy jó moderátorra a pénzt: ezáltal egy csomó stressztől mentesíti magát.
  
• Ösztönözze és adjon meg minél több támogatást, hogy minél igényesebb dolgozói produkció álljon össze az eseményre.
  

Ha hosszabb távra tekintünk, a trendek az élményen kívül mindenképpen a társadalmi és környezeti tudatosságot állítják a középpontba. „A fenntarthatóság és az egészség lesz fókuszban. Fontos továbbá a jó értelemben vett egyszerűség, egyértelmű, letisztult üzenetek a terem berendezésében, ételkínálatban és rendezvény-logisztikában egyaránt” - mondja Parti János a várható tendenciák kapcsán. „Vannak akik a környezettudatosság köré, vannak akik karitatív programok köré és vannak olyan is, akik a wow hatást próbálják belecsempészni a rendezvényükbe. Mindenestre egyre inkább az figyelhető meg, hogy valamilyen, a jövőre nézve fontos üzenetet megpróbálnak átadni a résztvevőknek”- fogalmazta meg Szabó Tímea.