Teljes papírmentesség a HR-en, költséghatékonyság HR informatikai megoldásokkal

A HR digitalizációja a szakemberek szerint nem torpant meg, esetleg a hangsúlyok helyeződtek át, a home office-t támogató, önkiszolgáló megoldások mellett, a HR adminisztrációt segítő, egyszerűsítő megoldások váltak egyre népszerűbbé, amelyek a HR-esek és a munkavállalók életét egyaránt megkönnyítik, így munkavállalói élmény szempontjából két legyet is lehet ütni egy csapásra. 

Ocskay Szilárd, a NEXON ügyvezető igazgatója szerint olyan cégek is nyitottak a felhőszolgáltatások és a digitális HR irányába, akik korábban hallani sem akartak róla. Ígyegyre nagyobb igény mutatkozott a cég munkaidő-menedzsment rendszerére, ahol dolgozók munkaidejüket, beosztásukat akár okostelefonjukon is megnézhetik, távollétigényüket elküldhetik. A vezetők az igényeket szintén ezen a felületen bírálhatják el. Valamint bérszámfejtést igénybevevő ügyfeleik mindegyike áttért az elektronikus bérjegyzékre. „Idén januárban már több mint harmincötezer munkavállalónak elektronikus aláírással publikáltuk a januári M30 és járulékigazolását az önkiszolgáló portálra” – érzékeltette az arányt Ocskay Szilárd. 

Az e-aláírással elérhető megoldások népszerűségét emelte ki Bakó Krisztina, az L-SOFT kereskedelmi igazgatója, vezérigazgató-helyettese is, mely esetben a hatékonyságnövelés az egyik kiemelkedő szempont. „Elképesztő mértékben csökkenthető például a hamarosan nagyon is aktuális év végi igazolások kiadása idején az emberi és időráfordítás mennyisége. Több száz, több ezer főnél már napokban, hetekben mérhető a kapcsolódó feladatvégzés idejének lerövidülése” – hangsúlyozta Bakó Krisztina. Másik kritikus területnek a munkaidő-kezelést tartja, amire ugyan vannak webes megoldások, a vállalatok azonban gyakran félnek felcserélni a papírt digitális felületekre, mert tartanak attól, hogy a különböző területen dolgozó kollégák esetleg nehezebben kezelik ezeket az önkiszolgáló felületeket. 

Az L-SOFT szakértője szerint azonban elérhető a teljes papírmentesség: „A teljes munkavállalói körhöz eljuttatott önkiszolgáló HR szoftverek és az e-aláírás megvalósíthatja a teljeskörű e-ügyintézést a vállalati HR folyamatokban.”

A hatékonyságot hangsúlyozta Lóránt Enikő, a Digital Natives HR szakembere is a távmunka, a kevesebb irodai jelenlét kapcsán.

Kihívások

Fontos kihívást jelent a területen az információbiztonság és az ESG riportolási szempontok, amelyekhez a cégeknek alkalmazkodniuk kell. Valamint jelen pillanatban akár az energiaellátás biztonsága is megkérdőjeleződhet, ennek érdekében például a NEXON beszerzett egy nagyteljesítményű generátort, hogy szolgáltatásaik esetleges ellátási probléma esetén is zavartalanul működni tudjanak. 

A mesterséges intelligencia térhódításáról megoszlottak a vélemények, a Digital Natives szakértője úgy véli, bár az MI jelen van a HR informatikában, azt hogy milyen mértékben fog területet hódítani még nem lehet világosan látni. Ocskay Szilárd szerint a terület fejlesztéseit két dolog generálja az egyik a munkavállalói HR-élmény biztosítása, a másik pedig maguknak a HR szakembereknek a hiánya, amit automatizációval lehet enyhíteni, valamint a meglévő kollégák terheit csökkenteni. Az ügyvezető igazgató szerint, ahol még szerepe lehet a mesterséges intelligenciának, az a beosztástervezés. „Egy nagyobb létszámú vállalatnál már komoly logisztikai feladatot jelent adott munkára a megfelelő kompetenciával rendelkező munkavállalót betervezni, miközben figyelembe kell venni a munkaidőre vonatkozó törvényi előírásokat és a távolléteket is. Ezt a feladatot az automatikus beosztástervező megoldásunk MI-logikát alkalmazva oldja meg.”

Trendek 2023-ban

A szakemberek egyöntetűen úgy vélik, hogy a recesszió hatással lesz a piacra a jövő évben. Ugyanakkor látnak lehetőségeket is a szférában. Lóránt Enikő szerint a munkavállalói élmény fókuszban marad, hiszen a csapat megtartása elsődleges cél továbbra is. Ezzel Ocskay Szilárd is egyetértett, mert mint mondta „a szakemberhiány miatt nehéz a kilépett munkavállalók pótlása. Emellett sokkal többe kerül egy új munkavállaló megtalálása és betanítása, mint a meglevők megtartása. A megtartás egyik kulcsa a munkavállalói élmény, aminek fontos része a digitalizáció, amihez hozzátartozik a bárhonnan és bármikor intézhető HR-adminisztráció is”. Bakó Krisztina, az önkiszolgáló HR szoftverek további elterjedését, valamint a papírigényes területek teljes digitalizációját várja a könnyen elérhető e-aláírás regisztráció és a kapcsolódó jogszabályi változásoknak köszönhetően. Valamint reményének adott hangot, hogy lesznek olyan vállalatok, mozgósítható tartalékokkal, „akik pont a költséghatékony és válságálló működés miatt tudják folytatni a digitalizációt, és kimutatható pozitív eredményekkel tudják túlélni a recessziót”.

Nyitókép: Headway on Unsplash