A HR-szoftver is hibázhat: Miért elengedhetetlen a folyamatos ellenőrzés a megfelelőséghez?

A vállalatok gyakran vakon bíznak abban, hogy a HR-szoftverek hiba nélkül kezelik a bérszámfejtést és a munkavállalói adatokat. A valóságban azonban a folyamatos frissítések, a konfigurációs módosítások és a változó munkajogi előírások miatt a rendszerek állandó felügyeletet igényelnek. Még a legnevesebb szállítótól vásárolt program sem garantálja önmagában a jogi megfelelőséget, ha a belső folyamatokat nem hangolják össze a technikai fejlesztésekkel.

Amikor a HR-rendszer csődöt mond: Az Asda-eset

A technikai mulasztások súlyos következményeit jól példázza a brit Asda szupermarketlánc esete. 2026 januárjában a vállalatnak nyilvánosan bocsánatot kellett kérnie 53 000 jelenlegi és volt munkavállalójától, miután egy bérszámfejtési hiba miatt jelentős összegekkel tartoztak nekik. Az incidens egy nagyszabású IT-modernizáció során történt, amikor a régi rendszert egy új, korszerű HR-szoftverre cserélték.

Egy apró szoftverhiba miatt a rendszer 15 hónapon keresztül hibásan számolta a szabadságkereteket és a kapcsolódó juttatásokat. A cégnek nemcsak a kieső béreket kellett pótolnia, hanem 12%-os kamatot is fizetnie kellett kártérítésként az érintetteknek. Ez az eset rávilágít arra, hogy a megfelelő tesztelés hiánya nemcsak pénzügyi veszteséget, hanem a munkavállalói bizalom megingását is okozza.

A tesztelés szükségessége a modern munkakörnyezetben

A távmunka és a hibrid modellek terjedésével a HR-vezetőknek biztosítaniuk kell, hogy a technikai csapatok szisztematikusan ellenőrizzék a rendszereket minden frissítéskor. A legfontosabb ellenőrzési pontok közé tartoznak:

• A bérszámfejtési kalkulációk pontossága az aktuális jogszabályok szerint.
• A munkaviszony megszűnésével kapcsolatos adminisztráció kezelése.
• Az új belépők dokumentációjának megfelelő feldolgozása.
• Az adatbiztonsági protokollok rendszeres felülvizsgálata.

A manuális tesztelés helyett ma már elérhetők modern, mesterséges intelligenciával támogatott, kódolást nem igénylő (no-code) automatizált eszközök. Ezek segítségével a technikai és a HR-szakemberek közösen, természetes nyelvi parancsokkal hozhatnak létre tesztfolyamatokat, minimalizálva a hibalehetőséget és biztosítva a folyamatos jogi megfelelést.

Forrás: HR News