Az olcsó szolgáltató választás veszélyei, avagy az olcsó néha a legdrágább!

Engedélyezett képző intézmény és programok

A Felnőttképzési Törvény megváltozásával az akkreditációt felváltotta az engedélyezés fogalma. A képző intézmények a Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Hivataltól kaphatnak felnőttképzési engedélyt, ami a Felnőttképzési Törvény által meghatározott alapszintű minőségi feltételek meglétének garanciája.

Az engedélyezett képző intézmények felnőttképzési szakértők által ellenjegyzett, engedélyezett képzési programokat valósítanak meg, törvényben meghatározott, igen szigorú követelményeknek megfelelve.

Csak és kizárólag engedélyezett képző intézményekkel valósíthatók meg olyan pályázatok, amelyek EU-s vagy állami forrásból támogatottak.

Nem engedélyezett képző intézmények képzéseiket ÁFA-val kötelesek számlázni, míg az engedélyezett képzési programok ÁFA-mentesek. Ez azon cégek részére lehet fontos szempont, amelyek ÁFA levonásra nem jogosultak.

Egy minőségi képzést lebonyolítani szándékozó cég szempontjából összességében azt mondhatjuk, hogy az engedélyezés olyan minőségi garanciát jelent, amely a nem engedélyezett képzővel való szerződést indokolatlanná teszi és felesleges kockázatot jelent.

Fontos megjegyezni ugyanakkor, hogy a cég egyedi igényeit figyelembe vevő egyedi tematikájú és ütemezésű képzések is rendelhetők engedélyezett intézménytől. Az ilyen képzések minőségére még akkor is garanciát jelent az adott nyelv tanítása tekintetében meglévő felnőttképzési engedély, ha nem az engedélyben szereplő tanmenet kerül alkalmazásra.

Minőség-irányítási rendszerek alkalmazása

Az engedélyezett képző intézményeknek kötelező minőségbiztosítási rendszert működtetniük, amelyet kötelezően a Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Hivatal által akkreditált külső auditorral auditáltatniuk kell. Ennek következtében biztosak lehetünk benne, hogy az intézmény oktatásszervezési és képzési folyamatai tervezettek, szabályozottak, működésüket pedig ismétlődő hatósági ellenőrzéseknek vetik alá. További minőségi garanciát jelenthet, ha nemzetközi sztenderdeknek is meg van feleltetve a minőségbiztosítási rendszer (pl: ISO9001)

Stabilitás, referenciák, garancia

Minél stabilabb egy beszállító üzletmenete, annál nagyobb az esély arra, hogy a tervezett képzések ténylegesen befejeződnek és minimális szinten tartható a tanári fluktuáció. A kontaktszeméllyel ellátott, ellenőrizhető referenciák jelzés értékűek lehetnek a jövőbeni teljesítések várható minőségére vonatkozóan. Érdemes a referenciákat volumen szempontjából is vizsgálni. Egy nagy cég neve jól mutat egy listában, de elképzelhető, hogy ez csak egy darab tanfolyam teljesítését jelenti, ami a szolgáltató kapacitásairól nem ad teljes képet. Vállal-e valamilyen garanciát a képző intézmény a teljesítésre? Ha igen, akkor bízik képzései hatékonyságában, ez pedig csökkentett kockázatot jelent a beszerző számára.

Kapacitás, személyzet, tanfolyamszervezés

Ha több, egyidőben induló és akár más-más helyszíneken megvalósuló képzésről van szó, a képző intézmény kapacitása feltétlenül vizsgálandó. Elegendő-e a szállító személyi állománya a képzés megfelelő szintű megvalósításához? Van-e elegendő számú terme a tanfolyamokhoz? Tudja-e biztosítani a képzések elindítását a megfelelő időben?

Egy nagyobb megrendelés esetén a képzések megszervezése jelentős terhet ró a HR osztályra, nem beszélve az új felnőttképzési törvény által megkövetelt adminisztrációs és statisztika készítési kötelezettségekről. A képzések nyomon követése, dokumentálása további, folyamatos feladatokat jelent. Egy beszerző akkor választ jól képző partnert, ha a szolgáltató a lehető legtöbb szervezési feladatot leveszi a HR osztály válláról. A pontos és megfelelő adattartalmú dokumentálás kiemelten fontos az elszámolhatóság szempontjából, ha EU támogatás terhére valósultak meg a képzések. Ezért célszerű olyan partnerrel megállapodni, amely külön osztályt működtet a vállalati tanfolyamok szervezésére, valamint egyedi kapcsolattartót jelöl ki az ügyfélhez.

Szakmai felkészültség

A megfelelő szakmai vezetés és ellenőrzés elengedhetetlen a képzés minőségének garantálásához. Az ideális esetben képzésenként kijelölt szakmai vezetők folyamatosan a tanárok rendelkezésére állnak, nyomon követik az oktatók munkáját, az óratervek bekérésével, a naplók átvizsgálásával és óralátogatásokkal ellenőrzik a minőséget. Megfelelő iránymutatás és ellenőrzés hiányában a tanárok magukra hagyva végzik a munkájukat, szinte ad hoc módon, mely esetben aligha várható el egységes színvonalú minőségi szolgáltatás.

A szakmai vezetés felkészültsége azon is lemérhető, hogy egy képzés tartalma mennyire van előre megtervezve. Ha „majd a tanár és a tanulók megbeszélik” a követendő filozófia, akkor a tanfolyamok közötti átjárhatóság, illetve a képzési célok megvalósulásának ellenőrzése bajosan kivitelezhető. Ezzel szemben, ha a szolgáltató az engedélyezett programokhoz illeszkedő, sztenderdizált tanmeneteket alkalmaz, a résztvevők dokumentált képzési igényeit figyelembe véve egészíti ki a törzsanyagot az átjárhatóság megtartását szem előtt tartva, akkor a tanfolyamok eredményei nem csak számon kérhetők, ellenőrizhetők lesznek, hanem az EU támogatás terhére való elszámolást is elősegítik.

Oktatók

A képzés sikerének legfontosabb láncszeme a tanár. A nem megfelelő oktató alkalmazása jelentősen csökkenti a képzés sikerének esélyét. Fontos tehát, hogy a képző intézmény rendelkezzen megfelelő számú, diplomás, szakmai gyakorlattal bíró oktatóval. Minél nagyobb a tanári kar, annál nagyobb az esélye annak is, hogy a szolgáltató képes egyedi képzési igényeket is lefedni.

A tanári fluktuáció a lehető legkisebb mértékre csökkentése a tanfolyamok sikerének egyik záloga. Ha a tanárral írásos szerződést köt a képző intézmény az elvállalt munkára, ha az óradíj megfelel az elvárásoknak vagy esetleg még meg is haladja az iparági sztenderdet, akkor a képzés folyamatossága nagy valószínűséggel biztosított. A munkaadójukkal rendezett kapcsolatban álló, megfelelően motivált tanárok sikeresebbek a munkájukban. A szerződés hiánya, a „zsebbe fizetés”, az alacsony óradíj mind-mind növeli a fluktuációs és számon kérhetőségi kockázatokat.

Egy elrettentő példa

Egy nagy magyarországi multi példáján keresztül érzékeltetjük, hogy egy rossz szolgáltató-választás milyen következményekkel járhat. A cég húsz éve működtetett jól egy képzési rendszert, de kiírtak egy új pályázatot. Végül a legolcsóbb, referenciákkal is alig rendelkező képzőt választották ki, akik nem rendelkeztek tapasztalattal egy ilyen szintű cégnél megvalósítandó képzésre. A képzésen diplomás tanárok helyett egyetemisták oktattak, a minőséghez szokott tanulók fellázadtak, végül odáig fajult a helyzet, hogy a képzés teljesen megszűnt.

Javaslatok, tippek

Az építőiparban alkalmazott beszerzési gyakorlat a megfelelő képző kiválasztásánál is megvalósítható: a beérkező ajánlatok közül a legolcsóbb és a legdrágább ajánlatot egyből ki kell zárni és az így bent maradó ajánlatokat versenyeztetni.

Ha túl drágának találják egy minőségi képző ajánlatát, ami így nem fér bele az oktatásra szánt büdzsébe, akkor érdemesebb a képzettek számát csökkenteni és csak azokat a munkatársakat benntartani a projektben, akiknek kulcsfontosságú a képzéssel megszerezhető tudás. Ezáltal a magasabb áron is hatékony lehet a képzés.

Egy képző intézményről akkor kaphatjuk a legpontosabb benyomást, ha megnézzük, hogy hogyan szolgáltat a valóságban. A pályázókat kérjük fel egy bemutató óra megtartására, ahol gyakorlati tapasztalatot lehet szerezni az oktatási módszerről.

A weboldal sokszor csalóka képet ad az iskoláról, érdemes személyesen is elmenni az ajánlattevőhöz és meggyőződni arról, hogy az iskola által képviselt minőség megfelelhet az elvárásnak. Egy ilyen látogatás azonnal választ ad azokra a kérdésekre, hogy valóban rendelkezésre állnak / állhatnak-e a szükséges személyi és tárgyi erőforrások, hogy az iskola valóban képes lesz-e teljesíteni az elvárásokat.

Összefoglalva, az olcsóbb nem feltétlenül jelent megfelelő minőséget és sok esetben valójában inkább drágábbnak bizonyul hosszabb távon, mert:

a hallgatók nem szerzik meg a megfelelő ismereteket az elvárt szinten, kidobott pénz volt a képzésre fordított látszólag kisebb összeg

a HR osztálynak jelentős többletfeladatot okoz a tanfolyamok megszervezése, az osztály fő funkciójából adódó tevékenységektől veszi el a drága időt

extrém esetben munkatársakat kell felvenni a belső szervezésre, amely jelentős többletköltséget is jelenthet

Egy beszállítói audit elvégzése után az ár már csak az egyik tényező lesz a kiválasztás feltételei közül és nem csak az egyetlen faktor, amire hagyatkozni lehet a döntésnél. A fenti tényezők figyelembe vételével már kialakítható egy jóval teljesebb kép a vizsgált képző intézményről és jóval nagyobb az esélye egy olyan szerződés megkötésének, ami hosszú távra biztosítja képzés zavartalan lebonyolítását.

Nagy Zoltán, ügyvezető igazgató, Katedra Nyelviskola